Qualité Références n° 76

BPM/ GED au service du responsable Qualité
DOSSIER
Tableau de bord de suivi des jalons qualité sur affaire.
- Do :
Mettre en œuvre, c’est « faire ce que l’on
dit » ce qui consiste donc pour tous les
collaborateurs de l’entreprise à appliquer
strictement les procédures et instructions
de travail qui leur sont communiquées.
Mais dans un environnement en perpétuelle
mutation, les entreprises d’aujourd’hui
sont obligées de faire preuve
d’une grande agilité organisationnelle qui
implique des modifications fréquentes
des procédures de travail et une grande
capacité d’adaptation du personnel face
aux modifications répétées. Face à ce
challenge, les logiciels BPM apportent
des solutions très intéressantes grâce aux
Workflow (dématérialisation des processus)
qui permettent la modélisation et
la gestion informatique de l’ensemble
des tâches à accomplir et des différents
acteurs impliqués dans leur réalisation.
Les avantages d’une telle dématérialisation
sont très importants :
• Diffusion instantanée des modifications
faites sur un processus de travail ;
• Assimilation plus rapide par le personnel
des évolutions de processus ;
• Intégration directe des procédures qualité
dans les tâches du quotidien de chaque
collaborateur, ce qui minimise les risques
d’écart par rapport aux règles et donc les
risques d’aléa sur le produit ou le service
vendu.
- Check :
Les contrôles font partie intégrante de la
mise en œuvre d’un système qualité. Ils
permettent de s’assurer que le système
mis en place répond aux attentes et qu’il
est adapté. Très souvent, les logiciels BPM
proposent des aides à la mise en place d’indicateurs
de surveillance ou des modules
de gestion des audits (formalisation des
écarts et workflow de suivi des actions
curatives/correctives associées).
- Act :
Il n’y a pas de système qualité sans actions
d’amélioration. Celles-ci peuvent être
d’origine très diverses : non-conformités,
réclamations client, retour d’expérience
sur projet... Là encore, les logiciels BPM
permettent de mettre en place facilement
des workflows de traitement de toutes ces
actions avec relance automatique en cas de
retard de traitement et tableau de bord de
suivi.
Q.R. : Quels sont vos critères d’acquisition des
solutions de BPM ?
F.B. : Souplesse d’utilisation, facilité de mise
en œuvre par un non informaticien, ergonomie,
prix et capacité d’interfaçage avec d’autres
outils/logiciels.
« Gains de productivité
(transfert d’information
instantané grâce aux workflows
ce qui est appréciable sur un
site de 70000 m2). »
Q.R. : Quelles sont les répercussions de
l’utilisation des solutions de BPM sur votre
société ?
F.B. : - Gains de productivité (transfert
d’information instantané grâce aux workflows
ce qui est appréciable sur un site de
70000 m2) ;
- Coup d’arrêt aux documents papier perdus
(dématérialisation des documents) ;
- Maîtrise documentaire (suivi des versions) ;
- Amélioration de l’exploitation du retour d’expérience
;
- Mise sous contrôle des principaux jalons
qualité sur affaire.
Q.R. : Quels sont les points de vigilance dans
l’utilisation des solutions de BPM ?
F.B. : Rester simple. Comme souvent avec
les solutions informatiques, les possibili-
QUALITÉ RÉFÉRENCES • N°76 • Février-Mars 2018 I37