Qualité Références n° 76

DOSSIER BPM/GED au service du responsable Qualité
Vue d’accès aux documents de travail par le biais de la cartographie des processus de JST.
tés sont énormes. Il faut donc se
focaliser sur l’essentiel en essayant
toujours de se mettre à la place
de l’utilisateur : faire des vues
simples pour accéder aux informations,
créer des workflows le
plus simple possible pour faciliter
la gestion sur le long terme. Il
est également fortement recommandé
d’impliquer les utilisateurs
dans la construction d’une
solution BPM.
Q.R. : Pourquoi avez-vous choisi
la solution de BPM d’Avanteam ?
F.B. : Deux raisons principales :
- un outil assez simple à utiliser
en première approche par
un utilisateur débutant et suffisamment
ouvert et flexible pour
permettre la réalisation d’applications
complexes par des
personnes plus expérimentées ;
- une grande qualité d’écoute
et d’accompagnement par les
personnels d’Avanteam, aussi
bien lors de la mise en place de
la solution d’origine que dans la
durée pour faire évoluer cette
solution.
« Une grande
qualité d’écoute et
d’accompagnement
par les personnels
d’Avanteam, aussi
bien lors de la
mise en place de la
solution d’origine
que dans la durée
pour faire évoluer
cette solution. »
Q.R. : Avez-vous eu besoin d’une
formation ?
F.B. : Oui, une formation initiale
d’une semaine a été nécessaire
pour apprendre à connaître les
principes de bases qui permettent
de réalisation des workflows
simples. J’ai aussi une formation
« de terrain » en regardant
faire un consultant Avanteam
lors de sessions d’accompagnement
à distance (TeamViewer)
planifiées mensuellement dans
la cadre d’un contrat de suivi (je
recommande cette approche).
Q.R. : Comment le personnel de
votre société s’est-il approprié
cette solution ?
F.B. : La mise en œuvre de la
solution Avanteam chez JST a
suivi un planning en 3 phases
destiné à tenir compte des priorités
de JST tout en facilitant l’appropriation
de la solution par le
personnel de l’entreprise :
- Phase 1 : gestion documentaire
et workflows administratifs
(2 ans)
La gestion documentaire était
la priorité n° 1 de JST, ce qui
justifiait donc sa mise en place
rapide. Conscient cependant
qu’un outil BPM constituait un
changement important pour l’entreprise,
JST a décidé la mise en
œuvre en parallèle de workflows
sur des processus administratifs
qui concentraient beaucoup
de mécontentements (accueil
d’un collaborateur, suivi des
demandes de mutation, suivi des
demandes d’investissement, suivi
des demandes de déplacement).
Les améliorations importantes
constatées par le personnel suite
à la mise en œuvre de ces workflows
ont permis l’accélérer l’appropriation
de l’outil.
- Phase 2 : gestion des plans
d’actions (1,5 an)
Mise en place des workflows de
traitement des constats d’audits
QSSE, des non conformités, des
réclamations clients et des accidents
du travail.
- Phase 3 : pilotage des jalons
qualités sur affaire et du retour
d’expérience (1,5 an).
Q.R. : A quels outils la solution de
BPM a-t-elle être couplée ?
F.B. : Couplage à notre
système d’ERP pour récupérer
toutes les données relatives
aux affaires (outil de pilotage
des jalons qualité et du REX) et
toutes les données relatives aux
commandes et factures (workflow
de validation des factures).
Q.R. : Pouvez-vous donner un
exemple d’application ? Quelle
était la problématique ? Quels
sont les résultats ?
F.B. : - Application = Validation
des demandes de déplacement
- Problématique :
Demandes de déplacement au
format papier qui se perdent
entre les différents bâtiments du
site / Durées de validation des
demandes beaucoup trop longues
(jusqu’à 2 semaines).
- Résultats :
Plus de demandes de déplacement
qui se perdent / Des durées de validation
drastiquement diminuées
(inférieures à 4 jours en moyenne)
/ Circuits de validation des
demandes strictement respectés
en fonction des types de demande
/ Liste partagée avec l’ensemble du
personnel de toutes les personnes
en cours de déplacement.
Propos recueillis
par Valérie Brenugat
C
M
J
CM
MJ
CJ
CMJ
N
38 IQUALITÉ RÉFÉRENCES • N°76 • Février-Mars 2018