Qualité Références n° 76

BPM/GED au service du responsable Qualité
DOSSIER
G.B : Les organisations des solutions de GED en silos
étanches ne permettent pas une circulation fluide. Le référentiel
d’indexation doit proposer une ouverture telle que
chaque service sera en mesure de collaborer autour de
ressources partagées. De plus, la redondance de documents
est un ennemi de premier ordre : c’est en général la
conséquence de GED trop cloisonnées.
« Beaucoup de sociétés se posent des
questions sur la sécurité et la confidentialité
des documents et données stockés dans le
Cloud, ou face à la complexité des solutions On
premise intégrées en interne. » Irina Faron
I.F. : La culture du papier reste encore assez forte dans
certaines entreprises qui ont des difficultés à passer le cap
de la GED. Il peut aussi y avoir une certaine crainte face au
changement des méthodes de travail de la part des collaborateurs.
Beaucoup de sociétés se posent des questions sur
la sécurité et la confidentialité des documents et données
stockés dans le Cloud, ou face à la complexité des solutions
On premise intégrées en interne.
Par ailleurs, un nombre important d’entreprises travaillent
en silo et n’ont pas de workflow.
O.L.P. : Ils varient selon le profil des personnes qui utilisent
l’outil. Pour les utilisateurs finaux qui consultent les documents,
le GED doit être intuitive. Pour les responsables
qualité, l’administration et le paramétrage doivent être
souples. L’adoption de l’outil est finalement le reflet de l’appropriation
par les collaborateurs du SMQ.
Q.R. : Quelles sont les conséquences de l’emploi de GED sur le
travail du professionnel de la qualité ?
P.E. : Le développement d’une démarche qualité, le respect
des normes et contraintes légales.
G.B : Une rigueur accrue imposée de fait par l’utilisation
d’un référentiel accessible à tous les acteurs concernés. Une
bien meilleure visibilité de ses « productions » et réduction
des risques d’erreurs qui découleraient de ressources
mal utilisées.
I.F. : La GED peut faciliter la mise en place de processus
de conformité. En outre, beaucoup d’entreprises travaillent
sur la mise en application du règlement européen sur la
protection des données personnelles (RGPD) qui entrera en
vigueur le 25 mai 2018. Cela permettra d’aider les responsables
qualité à mettre en place les processus automatisés
de traitement, de validation et de diffusion des documents.
Par exemple l’envoi automatique d’emails, l’envoi d’alertes
rappelant l’échéance d’une tâche à réaliser… Ils peuvent
également fiabiliser le traitement des écarts et non-conformités,
en traçant les enregistrements, et automatisant l’affectation,
le suivi et la relance des actions correctives et
préventives. Dans le cadre d’audits, ils peuvent planifier
l’organisation et le suivi, donner accès aux auditeurs aux
documents, mettre en place des questionnaires en ligne…
Enfin, les tableaux de bord et les interfaces sont, en effet
disponibles via les interfaces de GED.
O.L.P. : Intraqual DOC a été spécialement conçu pour les
professionnels de la qualité : délégation de la rédaction
aux responsables de processus, indicateurs de suivi, automatisation
des diffusions, autant de fonctionnalités qui
permettent d’aborder les audits en toute sérénité. Le responsable
qualité peut se concentrer sur le pilotage et la cohérence
documentaire de l’organisation.
Q.R. : Quel est votre nouveau produit ou votre dernière version
de solution de GED ?
P.E. : Agilium GED, SMQ Doc, Viflow DMS.
G.B : Kentika BOX : une solution générique permettant de
prendre en charge ses besoins de GED. Evolution possible
vers Kentika Entreprise, solution résolument multi-services
pouvant aller jusqu’à la prise en charge de la « gouvernance
de l’information ».
I.F. : Locarchives est un prestataire de services et éditeur
d’une solution de système d’archivage électronique.
Nous distribuons les solutions de GED (Docuware et
OnBase d’Hyland) en les intégrant dans des plateformes
de dématérialisation. Notre expertise porte principalement
sur le document, numérique et physique, et les processus.
A ce titre, nous accompagnons nos clients et prospects
en tant que prestataire de services et proposons les interconnexions
avec notre propre système d’archivage électronique.
O.L.P. : Nous commercialisons actuellement la V9 d’Intraqual
DOC. Nous avons récemment mis en place une
connexion automatique avec une plateforme d’horodatage.
Notre Club utilisateurs est aussi une source précieuse
de remontées d’usage pour faire évoluer régulièrement
notre solution.
Q.R. : Quels sont les atouts de ces nouveaux produits par
rapport à ceux qui existent sur le marché ?
P.E. : Leurs atouts : un pilotage par le moteur de processus
Agilium, Full-web, accès en mode SaaS, prix accessible.
G.B : Nativement décloisonnée, la solution Kentika permet
de bâtir des référentiels d’indexation ouverts et évolutifs.
Un solide modèle de gestion des autorisations d’accès aux
documents permet de prendre en charge tous les cas de
figure, des plus simples aux plus sophistiqués.
QUALITÉ RÉFÉRENCES • N°76 • Février-Mars 2018 I43