Qualité Références n° 76

DOSSIER BPM/GED au service du responsable Qualité
Cela permet, en effet, de réduire les
coûts de stockage. De plus, les sociétés
automatisent certaines tâches et gagnent
en productivité.
Autre conséquence : la satisfaction des
collaborateurs qui sont déchargés de
tâches sans valeur ajoutée : (la saisie
manuelle des factures est remplacée par
la scannérisation et l’indexation automatique
des documents par exemple).
O.L.P. : Une solution de GED bouscule
les habitudes de travail. Cette conduite
du changement se traduit par un accompagnement
de nos référents dans leur
démarche de communication et de
transformation. Les utilisateurs finaux,
quant à eux, ne sont pas formés tant le
produit est simple et intuitif.
Une solution de Kentika.
Q.R. : Quelles sont les répercussions de l’utilisation des solutions
de GED sur les organisations ?
P.E. : - Réduction des coûts liés aux documents papiers :
coûts du papier et de l’impression, coûts liés au temps de
recherche et d’archivage d’un document papier, coûts postaux
vs envoi par email
- Accessibilité : la GED est accessible partout grâce à un
accès Full-Web, et plusieurs collaborateurs peuvent y accéder
simultanément
- Productivité : l’amélioration de la traçabilité et de la fluidité
de circulation des documents permet en soi des gains
de productivité
-Développement d’une démarche qualité : le respect des
normes de qualité impose une traçabilité et contraintes
légales en matière d’archivage
- Mise en place d’une démarche RSE (Responsabilité Sociétale
et Environnementale) en limitant la consommation de
papier
G.B : Les documents enregistrés dans une application de GED
sont généralement partagés. Une bonne prise en compte de
la collaboration inter-services est indispensable.
I.F. : La première répercussion est la réduction des coûts
parce que les entreprises numérisent leurs documents papier,
dématérialisent leurs processus et centralisent les données.
Q.R. : Quels sont les bénéfices des solutions
de GED ?
P.E. : Elles permettent la transparence et
la maitrise de l’ensemble des processus
propres au cycle de vie d’un document :
acquisition de la documentation papier
ou numérique, classification et stockage
grâce à un système de gestion performant,
diffusion sous différents formats (via un courrier, un
email ou un extranet) et gestion de l’Archivage électronique.
G.B : Gain de productivité, efficacité, exclusivité, pérennité
: une amélioration globale de fonctionnement. Certaines
organisations ont évalué des gains de productivité pouvant
aller jusqu’à 40%.
I.F. : Le gain de productivité est indéniable. La satisfaction des
clients est un autre bénéfice concret, grâce à la maîtrise des
processus qualité et à un traitement plus rapide et efficace.
O.L.P. : La centralisation des documents dans une application
unique et le gain de temps induit sont les bénéfices les plus
immédiats. Les utilisateurs et le responsable qualité peuvent
se concentrer sur leur cœur de métier. Chez QualNet, nous
sommes convaincus que la gestion documentaire doit être
au service des processus métiers.
Q.R. : Quels sont les freins et les points de vigilance dans
l’utilisation des solutions de GED ?
P.E. : Freins : la résistance au changement des habitudes de
travail et le manque d’implication des responsables fonctionnels.
Vigilance : Le facteur humain se positionne en première
ligne, l’adhésion des utilisateurs est essentielle afin de d’assurer
le succès.
42 IQUALITÉ RÉFÉRENCES • N°76 • Février-Mars 2018