Qualité Références n° 76

BPM/GED au service du responsable Qualité
DOSSIER
Q.R. : Quelles sont les répercussions de
l’utilisation des solutions de GED sur les
organisations ?
G.K. : Les organisations utilisant
cette solution «full web» de GED, se
promènent en permanence avec leur
base de données documentaire accessible
24h/24h grâce à leur smartphone.
Mais attention, en cas d’audit… Plus
aucune excuse ne justifie la non application
d’une procédure… ici aussi, nul
n’est censé ignorer la «loi»... du client !
Q.R. : Quels sont les bénéfices des
solutions de GED ?
G.K. : Les solutions GED proposées par
Qualios assurent la pleine conformité de
Qualios est un outil full web.
« Les solutions GED
proposées par Qualios
assurent la pleine
conformité de l’organisation
vis-à-vis des exigences
de gestion documentaire
de l’ISO9001 et des autres
normes ISO qui y sont liées.
» Gildas de Kersabiec
l’organisation vis-à-vis des exigences de
gestion documentaire de l’ISO9001 et des
autres normes ISO qui y sont liées.
La facilité d’enregistrement des documents
dans la GED Qualios permet de
déléguer aux chefs de services la diffusion
de leurs documents et l’accès en full web
permet son utilisation au bureau comme
en déplacement ou en télétravail.
Q.R. : Quels sont les freins et les points de
vigilance dans l’utilisation des solutions
de GED ?
G.K. : Une bonne formation des «rédacteurs»
est nécessaire afin de garder une
homogénéité de format des procédures
publiées sur la GED, si vous déléguez
cette tâche aux chefs de services.
La solution Full Web de Qualios permet
des accès aux documents à vos collaborateurs,
fournisseurs, clients… mais
si vous optez pour cette option, pensez
à cocher l’option «accès par identification
préalable de l’utilisateur», sinon un
simple mail transféré à une personne
mal intentionnée lui ouvre l’accès à votre
document et aux pièces jointes qui s’y
rapportent !!!
Si cette option d’identification est cochée,
alors vos documents ne sont accessibles
qu’aux personnes désirées.
Q.R. : Quelles sont les conséquences
de l’emploi de GED sur le travail du
professionnel de la qualité ?
G.K. : Pour le responsable Qualité, l’emploi
d’une GED telle que celle proposée
par Qualios lui assure une sérénité quant
au suivi documentaire (suivi des signatures,
relance des signataires, rappel de
«relecture» des documents, diffusion
immédiate ou différé, control de la diffusion
et des AR, archivage automatique ou
manuel…), et lui permet de se consacrer
au contenu des documents et procédures
et non à la corvée de leur gestion.
Q.R. : Quelle est votre dernière version de
solution de GED ?
QUALITÉ RÉFÉRENCES • N°76 • Février-Mars 2018 I47