Qualité Références n° 76

BPM/GED au service du responsable Qualité
DOSSIER
« Amélioration individuelle ou collective : la GED
s’inscrit dans une démarche de performance et de
collaboration tout en contribuant à la constitution
d’une culture d’entreprise plus forte. » Gilles
Batteux
Logiciel Intraqual Doc.
liter le travail collaboratif ou les échanges en interne
entre les différents services et les interlocuteurs. Cela
permet aussi d’améliorer la performance opérationnelle
des collaborateurs et d’optimiser les tâches récurrentes
à faible valeur ajoutée en augmentant la productivité.
Le responsable qualité s’intéresse aussi à la traçabilité
et la conformité. Par exemple, des workflows peuvent
être paramétrés pour automatiser les différents processus
: validation des documents… Par ailleurs, en l’absence
d’un des managers, le paramétrage des tâches peut
être réalisé en amont et les tâches de validation peuvent
être confiées à une autre personne déléguée. Enfin, cela
permet d’accélérer le temps de traitement en automatisant
les tâches.
Olivier Le Pape : L’enjeu commun à tous les projets GED
est de garantir aux utilisateurs l’accès à une information
fiable. A l’heure où les canaux de communication
se multiplient, la simplicité et la rapidité d’accès à cette
information sont également des enjeux forts.
Q.R. : Pourquoi les organisations font-elles appel à des
solutions de GED ?
P.E. : L’amélioration de la traçabilité et de la fluidité de
circulation des documents permet en soi des gains de
productivité. Il y aussi la réduction des coûts liés aux
documents papiers : coûts du papier et de l’impression,
coûts liés au temps de recherche et d’archivage d’un document
papier, coûts postaux vs envoi par email.
G.B : Productivité : réduire le temps d’accès aux documents
primaires en éliminant les temps de recherche.
Qualitatif : disposer, à tout moment, de toutes données
d’un sujet. Pérennité : conserver les documents aussi
longtemps qu’ils peuvent présenter une quelconque
utilité.
I.F. : La plupart des grandes entreprises sont déjà équipées
des outils de GED. Avant, les sociétés prenaient
les solutions de GED afin de stocker et centraliser les
documents numériques ou numérisés. Aujourd’hui, des
nouvelles fonctionnalités riches sont apparues : capture,
indexation, workflow et automatisation des tâches. Mais
il y a encore des TPE et des PME qui ne sont pas équipés
de GED.
Autre incitation forte : la transformation digitale et l’impulsion
de l’Etat. La législation est, en effet, favorable
pour le développement des solutions de dématérialisation
: la loi Macron avec la dématérialisation des factures
et la loi El Khomri avec la dématérialisation des bulletins
de paie. Les entreprises sont donc fortement incitées
de franchir le pas. De plus, la digitalisation des modes
et des postes de travail permet de travailler en mobilité.
Devant le volume croissant de données électroniques,
les entreprises se demandent comment les gérer efficacement
les données et en toute conformité.
O.L.P. : Plus que jamais, l’information est une ressource
stratégique pour une organisation. Une solution de GED
est un outil opérationnel indispensable pour gérer ce
capital informationnel.
« L’amélioration de la traçabilité et de la fluidité
de circulation des documents permet en soi des
gains de productivité. » Patrick Emin
QUALITÉ RÉFÉRENCES • N°76 • Février-Mars 2018 I41