Qualité Références n° 76

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E x p o s i t i o n - C o n f é r e n c e s - A t e l i e r s 24 ème édition du management de l’information et des processus documentaires DIGITAL WORKPLACE CONFIANCE NUMÉRIQUE GESTION DES CONNAISSANCES BLOCKCHAIN COLLABORATIF GESTION DE CONTENU OPEN DATA RGPD BIG DATA ARCHIVAGE VEILLE DÉMATÉRIALISATION GESTION DOCUMENTAIRE EDITIQUE SIGNATURE ELECTRONIQUE INFORMATION 4.0 GOUVERNANCE RPA 20*-21-22 mars 2018 Paris Expo - Porte de Versailles *à partir de 14h00 Demandez dès maintenant votre badge visiteur gratuit sur www.documation.fr 36 IQUALITÉ RÉFÉRENCES • N°76 • Février-Mars 2018
BPM/ GED au service du responsable Qualité DOSSIER Tableau de bord de suivi des jalons qualité sur affaire. - Do : Mettre en œuvre, c’est « faire ce que l’on dit » ce qui consiste donc pour tous les collaborateurs de l’entreprise à appliquer strictement les procédures et instructions de travail qui leur sont communiquées. Mais dans un environnement en perpétuelle mutation, les entreprises d’aujourd’hui sont obligées de faire preuve d’une grande agilité organisationnelle qui implique des modifications fréquentes des procédures de travail et une grande capacité d’adaptation du personnel face aux modifications répétées. Face à ce challenge, les logiciels BPM apportent des solutions très intéressantes grâce aux Workflow (dématérialisation des processus) qui permettent la modélisation et la gestion informatique de l’ensemble des tâches à accomplir et des différents acteurs impliqués dans leur réalisation. Les avantages d’une telle dématérialisation sont très importants : • Diffusion instantanée des modifications faites sur un processus de travail ; • Assimilation plus rapide par le personnel des évolutions de processus ; • Intégration directe des procédures qualité dans les tâches du quotidien de chaque collaborateur, ce qui minimise les risques d’écart par rapport aux règles et donc les risques d’aléa sur le produit ou le service vendu. - Check : Les contrôles font partie intégrante de la mise en œuvre d’un système qualité. Ils permettent de s’assurer que le système mis en place répond aux attentes et qu’il est adapté. Très souvent, les logiciels BPM proposent des aides à la mise en place d’indicateurs de surveillance ou des modules de gestion des audits (formalisation des écarts et workflow de suivi des actions curatives/correctives associées). - Act : Il n’y a pas de système qualité sans actions d’amélioration. Celles-ci peuvent être d’origine très diverses : non-conformités, réclamations client, retour d’expérience sur projet... Là encore, les logiciels BPM permettent de mettre en place facilement des workflows de traitement de toutes ces actions avec relance automatique en cas de retard de traitement et tableau de bord de suivi. Q.R. : Quels sont vos critères d’acquisition des solutions de BPM ? F.B. : Souplesse d’utilisation, facilité de mise en œuvre par un non informaticien, ergonomie, prix et capacité d’interfaçage avec d’autres outils/logiciels. « Gains de productivité (transfert d’information instantané grâce aux workflows ce qui est appréciable sur un site de 70000 m2). » Q.R. : Quelles sont les répercussions de l’utilisation des solutions de BPM sur votre société ? F.B. : - Gains de productivité (transfert d’information instantané grâce aux workflows ce qui est appréciable sur un site de 70000 m2) ; - Coup d’arrêt aux documents papier perdus (dématérialisation des documents) ; - Maîtrise documentaire (suivi des versions) ; - Amélioration de l’exploitation du retour d’expérience ; - Mise sous contrôle des principaux jalons qualité sur affaire. Q.R. : Quels sont les points de vigilance dans l’utilisation des solutions de BPM ? F.B. : Rester simple. Comme souvent avec les solutions informatiques, les possibili- QUALITÉ RÉFÉRENCES • N°76 • Février-Mars 2018 I37
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