Collectieve Arbeidsovereenkomst Kinderopvang 2007-2008

16. SECRETARESSE B
- 115 -
Algemene kenmerken
De zwaarte van de functie is afhankelijk van de complexiteit van de werkzaamheden en de mate van
zelfstandigheid die benodigd is om de werkzaamheden te verrichten.
Doel van de functie
Het verrichten van secretariële activiteiten en het verstrekken van informatie aan belanghebbenden met
betrekking tot secretariële/organisatorische activiteiten.
Organisatorische positie
De secretaresse B ressorteert hiërarchisch onder de leidinggevende van de afdeling waarbinnen de
functie is gepositioneerd. De secretaresse B geeft, in voorkomende gevallen, functionele aanwijzingen
aan één of enkele medewerker(s).
Resultaatgebieden
Correspondentie en stukken opstellen en verwerken
• Verricht typewerkzaamheden aan de hand van een onvolledig concept, waarin globale verwijzingen
naar bij te zoeken gegevens voorkomen.
• Concipieert en verwerkt zelfstandig correspondentie en andere bescheiden aan de hand van
aanwijzingen met betrekking tot de inhoud (mededelingen, verzoeken om informatie e.d.).
• Handelt de correspondentie (kopiëren, registreren, distribueren en/of verzenden) en documenten
(bijvoorbeeld het grafisch vormgeven met behulp van daarvoor bestemde software) af.
• Notuleert bijeenkomsten, maakt verslagen en/of samenvattingen.
Resultaat:
Correspondentie en stukken opgesteld en verwerkt, zodanig dat deze na fiat van de
leidinggevende/betreffende opdrachtgever correct en op tijd naar de juiste bestemming kunnen.
Overlegmomenten realiseren
• Organiseert op verzoek van betrokkene(n) in- en externe bijeenkomsten en vergaderingen.
• Bereidt bijeenkomsten/vergaderingen voor door het concipiëren van de agenda en maakt
vergaderstukken gereed en distribueert deze.
• Maakt afspraken ten behoeve van de leidinggevende en (eventueel) de medewerkers, bewaakt de
agenda en attendeert op gemaakte afspraken.
• Bewaakt de afhandeling van besluiten en stelt planningen op.
• Neemt gebruikelijk deel aan werkoverleg.
Resultaat:
Overlegmomenten gerealiseerd, zodanig dat de juiste mensen op tijd op goed voorbereide bijeenkomsten
komen en de juiste stukken beschikbaar zijn.
Informatie verstrekken
• Neemt inkomende telefoongesprekken aan voor de afdeling en handelt deze gesprekken zoveel
mogelijk zelfstandig af (informatie verstrekken, doorverbinden).
Resultaat:
Informatie verstrekt, zodanig dat betrokkenen goed geïnformeerd worden en de leidinggevende/afdeling
zo min mogelijk belast wordt, of de leidinggevende/ afdeling zo goed mogelijk de betrokkene te woord
kan staan.
Werkprocessen faciliteren
• Selecteert de inkomende post naar prioriteit, zoekt eventueel dossiers/stukken erbij en legt de
stukken ter afhandeling voor aan de betreffende medewerker.
• Verricht archiefwerkzaamheden, waaronder het opbergen/opzoeken van (vertrouwelijke) stukken en
het toekennen van ingangen of codes conform de daarvoor geldende (centrale) richtlijnen.
• Verricht diverse ondersteunende werkzaamheden, zoals het bijhouden van de afdelingsvoorraad
kantoorbenodigdheden, het samenstellen van documentatie- en circulatiemappen, het bijhouden van
losbladige handboeken e.d..