Jaarverslag 2010 Annual Report 2010 - docdata nv

30 Verbonden partijen
Identiteit van verbonden partijen
Er is sprake van een relatie tussen verbonden partijen tussen de Groep
en haar dochterondernemingen, geassocieerde deelnemingen en haar
Directie en Raad van Commissarissen.
Transacties met managers op sleutelposities
De Directie van de vennootschap heeft op dit moment zeggenschap
over 97.000 (1,43%) van de stemgerechtigde aandelen in de
vennootschap (6.767.018 aandelen).
De Groep verstrekt aan de Directie naast salaris, een bonus, overige
uitkeringen en draagt bij aan een beschikbare premie pensioenregeling
voor de Chief Executive Officer (CEO) en de Chief Financial Officer
(CFO). De Raad van Commissarissen heeft eind 2009 besloten om
het ‘Optieplan DOCDATA N.V. 2006’ met onmiddellijke ingang te
beëindigen. De onder dit optieplan toegekende opties die nog uitstaan,
blijven overeenkomstig de bepalingen van dit optieplan geldig tot de
expiratiedatum van deze opties. Ter vervanging van het beëindigde
optieplan is onder goedkeuring van de Algemene Vergadering van
Aandeelhouders op 12 mei 2010, een ‘Performance Share Plan’ (PSP)
ingevoerd. De Raad van Commissarissen kan aandelen aan de Directie
toekennen bij het behalen van lange-termijn doelstellingen op basis
van ‘Total Shareholder Return’ (TSR). De waarde van de jaarlijkse
toekenning aan de Directie is gemaximeerd op 25% van het vaste bruto
jaarsalaris voor de Chief Executive Officer (CEO) en op 15% van het
vaste bruto jaarsalaris voor de Chief Financial Officer (CFO). Het exacte
aantal toe te kennen aandelen onder het PSP wordt jaarlijks bepaald
door de beschikbare waarde, die door de Raad van Commissarissen
is toegekend, te delen door de reële waarde van het aandeel op het
moment van toekenning, dat ligt na vaststelling van de jaarrekening
door de Algemene Vergadering van Aandeelhouders.
In 2010 is onder goedkeuring van de Algemene Vergadering van
Aandeelhouders op 12 mei 2010 een regeling ingevoerd waarmee aan de
Directie rechten op aandelen kunnen worden toegekend bij het behalen
van een door de Raad van Commissarissen te definiëren ‘incremental
performance’.
De bonus die is toegekend door de Raad van Commissarissen aan
de Directie is gebaseerd op de voor het jaar 2010 overeengekomen
bonusregeling. Hierin is bepaald dat de bonus voor de CEO maximaal
100% en voor de CFO maximaal 75% van het bruto basisjaarsalaris zal
bedragen. De Raad van Commissarissen heeft besloten om de CEO
voor het jaar 2010 een bonus van 62,9% toe te kennen en de CFO
voor het jaar 2010 een bonus van 49,6% toe te kennen, voor beiden
op basis van het vaste jaarsalaris. Deze bonus bestaat uit de volgende
componenten:
• een korte-termijn toekenning van een bonus in contanten van
35%-punt voor de CEO en 25%-punt voor de CFO, gerelateerd aan
het bereiken van de maximale bonusstaffel, welke is gerelateerd
aan het realiseren van het door de Raad van Commissarissen
30 Related parties
Identity of related parties
The Group has a related party relationship with its subsidiaries,
associates and with its Management Board and Supervisory Board.
Transactions with key management personnel
At this moment, the Management Board of the Company controls
97,000 (1.43%) of the voting shares of the Company (6,767,018 shares).
In addition to salary, the Group also provides the Management Board
a bonus and other items and contributes to a post-employment
defined contribution plan for the Chief Executive Officer (CEO) and
the Chief Financial Officer (CFO). At the end of 2009, the Supervisory
Board decided to terminate the ‘Option Plan DOCDATA N.V. 2006’,
effective immediately. The outstanding options granted under this
option plan remain valid till their expiration date, in accordance
with the stipulations of this option plan. The General Meeting of
Shareholders approved on 12 May 2010 a ‘Performance Share Plan’
(PSP) as a replacement of the terminated share option program. The
Supervisory Board is authorised to grant shares to the Management
Board upon realisation of long-term goals based on ‘Total Shareholder
Return’ (TSR). The value of the annual grant to the Management
Board is maximised at 25% of the fixed gross annual salary for the Chief
Executive Officer (CEO) and at 15% of the fixed gross annual salary for
the Chief Financial Officer (CFO). The exact number of shares under
the PSP to be granted will be calculated yearley by dividing the available
value, as granted by the Supervisory Board, by the fair value of the share
at the moment of the grant, which is after the adoption of the financial
statements by the General Meeting of Shareholders.
In 2010, approved by the General Meeting of Shareholders on
12 May 2010, a plan has been introduced, with which rights to shares
can be granted to the Management Board upon the realisation of an
incremental performance to be defined by the Supervisory Board.
The bonus granted by the Supervisory Board to the Management Board
is based on the bonus agreement for the year 2010. This agreement
states that that the bonus for the CEO will not exceed 100% and for
the CFO 75% of the gross annual basis salary. The Supervisory Board
decided to award the CEO a bonus of 62.9% and award the CFO a
bonus of 49.6%, for both based on the fixed annual basis salary. This
bonus consists of the following components:
• a short-term grant of a cash bonus of 35% point for the CEO and
25% point for the CFO, related to achieving the maximum bonus
scale linked to the realisation of the (consolidated) EBIT-budget for
2010 and approved by the Supervisory Board and related to 11.25%
point for both the CEO and CFO for the partly achievement (75%) of
personal targets;
DOCDATA N.V. Jaarverslag / Annual Report 2010 117