Jaarverslag 2010 Annual Report 2010 - docdata nv

Corporate Governance Code
De Nederlandse Corporate Governance Code is voor de Directie de
basis voor de Corporate Governance structuur van de onderneming en
optimale transparantie. In december 2008 heeft de Commissie Frijns
de Code uit 2003 aangepast en voorzien van gewijzigde en nieuwe
principes en best practice bepalingen. Deze nieuwe Code is in werking
vanaf het boekjaar 2009 en de Directie heeft de Corporate Governance
structuur onder toezicht van de Raad van Commissarissen in lijn
gebracht met de nieuwe Code in 2009.
Op de corporate website zijn de volgende documenten beschikbaar:
• de statuten;
• het reglement voor de Directie;
• het reglement voor de Raad van Commissarissen, inclusief de
profielschets van de omvang en de samenstelling van de Raad van
Commissarissen;
• de gedragscode inclusief klokkenluidersregeling;
• het reglement inzake voorwetenschap;
• de notulen van aandeelhoudersvergaderingen;
• beleid inzake bilaterale contacten.
Zowel voor de Directie als voor de Raad van Commissarissen geldt dat
er geen sprake is van tegenstrijdige belangen met de vennootschap,
waarbij het volgende in beschouwing dient te worden genomen:
• de heer Lindenbergh, commissaris van de vennootschap, heeft een
belang van 10,59% in DOCDATA N.V. en is daarom volgens de
Nederlandse Corporate Governance Code niet onafhankelijk;
• de Directie bezit aandelen en opties op aandelen van de
vennootschap, zoals vermeld in onderdeel 21 ‘Personeelsbeloningen’
en onderdeel 30 ‘Verbonden partijen’ van de toelichting op de
geconsolideerde jaarrekening.
In 2010 zijn er geen transacties met een mogelijk tegenstrijdig belang
geweest met de Directie of de commissarissen. Tevens zijn er geen
transacties met een mogelijk tegenstrijdig belang geweest met houders
met ten minste 10% van de aandelen van de vennootschap.
Er wordt op een beperkt aantal punten afgeweken van de Nederlandse
Corporate Governance Code. De belangrijkste afwijkingen zijn:
• Uit overwegingen van privacy wordt niet voldaan aan de best
practice bepaling (III.6.5) inzake het opstellen van een reglement
voor het effectenbezit en de effectentransacties van commissarissen
en bestuurders van andere effecten dan door DOCDATA
uitgegeven. De Raad van Commissarissen en de Directie hanteren
als vanzelfsprekend het uitgangspunt dat zij elke vorm van
belangenverstrengeling vermijden.
• Best practice bepaling V.3.3 geeft aan dat de Audit Commissie
jaarlijks dient te evalueren of er behoefte bestaat aan een interne
auditfunctie en dient hierover een voorstel richting de Raad van
Commissarissen te doen. Bij de invoering van de Code Tabaksblat
heeft de Raad van Commissarissen besloten dat uit economische
overwegingen het aanstellen van een aparte interne audit
functionaris niet gerechtvaardigd kan worden gezien de beperkte
omvang van de onderneming. De Raad van Commissarissen voert
een jaarlijkse evaluatie uit.
Corporate Governance Code
The Management Board follows the Dutch Corporate Governance
Code as the basis for the Corporate Governance structure of the
company and optimal transparency. In December 2008, the Frijns
Committee adjusted the Corporate Governance Code of 2003 and
provided for new principles en best practice provisions. This new Code
is effective as from financial year 2009 and the Management Board
aligned the Corporate Governance structure with the new Code in
2009, under supervision of the Supervisory Board.
The following documents are available on the company’s corporate
website:
• the Articles of Association;
• the regulations for the Management Board;
• the regulation for the Supervisory Board, including the profile of
size and composition of the Supervisory Board;
• the code of conduct, including the whistleblower’s code;
• the insider trading regulations;
• the minutes of the shareholder meetings;
• policy on bilateral contacts.
Neither the Management Board nor the Supervisory Board has any
conflict of interests with the Company, taking note of the following:
• Mr Lindenbergh, a member of the Supervisory Board of the
company, has a 10.59% interest in DOCDATA N.V., which qualifies
him as ‘not independent’ in terms of the Dutch Corporate
Governance Code;
• the Management Board holds shares and options on shares in the
company, as set out in section 21 ‘Employee benefits’ and section
30 ‘Related parties’ of the notes to the consolidated financial
statements.
There was no transaction with a possible conflict of interest with the
members of the Management Board or the Supervisory Board in 2010.
Also, there were no transactions with a possible conflict of interest with
holders of at least 10% of the shares of the Company.
The Company deviates from the Dutch Corporate Governance Code on
a limited number of items. The main deviations are:
• In consideration of privacy arguments, DOCDATA does not comply
with best-practice provision (III.6.5) that calls for rules to be
drawn up applying to members of the Supervisory Board and the
Management Board for holdings of and transactions in securities
other than those issued by DOCDATA. The Supervisory Board and
the Management Board accept as self-evident the basic principle
that they will avoid any kind of conflict of interest.
• Best-practice provision V.3.3 indicates that the Audit Committee
shall evaluate the need for an internal audit function annually and
submit a proposal about this to the Supervisory Board. At the time
of the implementation of the Tabaksblat Code the Supervisory
Board decided that on economic grounds the appointment of a
separate internal audit officer cannot be justified given the limited
size of the company. The Supervisory Board performs an annual
assessment.
28 DOCDATA N.V. Jaarverslag / Annual Report 2010