Veileder for sikkerhet Ved store arrangementer - Direktoratet for ...

• Annen praktisk informasjon (arbeidstider, bespisning, .
pauser osv.)
• Rom og tid for spørsmål
Uansett hvor mye informasjon som er gitt i forkant, bør det
settes av god tid til en siste gjennomgang for de som skal jobbe
den dagen de skal jobbe. Denne gjennomgangen bør ikke
være preget av stress. En slik daglig briefing kan for eksempel
inneholde:
• Repetisjon av viktig informasjon
• Gjennomgang av eventuelle endringer
• Rask innføring for personell som av en eller annen grunn
ikke har mottatt informasjon i forkant
• Tid for spørsmål
• Gjennomgang av de mest sentrale delene av arrangementsområdet,
slik at personellet får se dette når det står
ferdig
• En siste gjennomgang av den enkeltes arbeidsoppgaver
ute på det stedet hvor jobben skal gjøres - hver enkelt kan
gjerne følges til sitt arbeidssted
Det kan være noen som kommer for sent til et slikt møte.
Derfor bør det være rutiner for hvor disse skal henvende seg,
og hvordan ansvarlige ledere får møtt, informert og vist dem
hvor de skal jobbe og hva de skal gjøre.
Jo nærmere arrangementstart, desto større press vil det være
på sentrale nøkkelpersoner. Unngå for eksempel at sikkerhetssjefen
holder et lengre informasjonsmøte rett i forkant av
arrangementsstart og dermed er utilgjengelig.
Ved all kommunikasjon må det tas høyde for at alt som er
formidlet ikke er lest, hørt eller forstått. Legg derfor opp til
toveis kommunikasjon, hvor sender av budskapet også får en
tilbakemelding på om informasjonen er mottatt og forstått.
Still gjerne kontrollspørsmål for å sørge for at informasjonen
er forstått og la det være rom og tid for spørsmål. Dette kan for
eksempel gjøres ved å be personer om å gjengi hovedinnholdet
i beskjeder de har fått.
Opplæring
I tillegg til å dele informasjon, kan det være nødvendig
med opplæring av personell. Slik opplæring kan deles i to
hovedgrupper:
• Generell opplæring. Gis til alle på arrangementet eller
alle i én avdeling, for eksempel førstehjelpskurs eller
konflikthåndteringskurs.
• Spesiell opplæring. Gis til de som har roller som krever
opplæring utover den erfaring og kompetanse den
enkelte allerede har, for eksempel scenegravkurs eller
brannvernkurs.
Opplæring er en fin måte å bli kjent med personell og bygge
relasjoner. Jo mer opplæring den enkelte får, desto bedre er
den enkelte i stand til å følge planer og ivareta arrangementets
visjon og mål. Les mer om opplæring av sikkerhetspersonell
og frivillige i avsnitt 4.2.3 og 5.2.
19.1.2 Kvalitetssikring
Kun få av de som jobber på store arrangementers er involvert
i arrangementet året rundt. Jo nærmere arrangementet du kommer,
desto flere personer blir involvert. Under selve arrangementet
kan det være svært mange personer i arbeid og da skal
alt fungere perfekt. Dermed er det en stor utfordring at planer
blir forstått og fulgt som de var tenkt. Organisasjonen får ikke
”gått seg til” i samme grad som en organisasjon med daglig
drift. Lite eller ingenting er rutinepreget, og mange har aldri
jobbet med arrangementet før.
Det er derfor helt nødvendig med et godt opplegg for kvalitetssikring
av arbeidet som skal gjøres. Følges planen? Virker
planen? Dette må fanges opp så tidlig som mulig og før små
avvik blir til store problemer. For å håndtere dette bør ledere
ha få eller ingen konkrete arbeidsoppgaver, men ha fokus på å
lede sitt personell i å gjennomføre jobben på best mulig måte.
Kort sagt bør ledere ha oversikt til å fange opp de feil og mangler
som oppstår.
En god holdning under planlegging og i gjennomføringsfasen
er aldri å anta at noen annen har ansvaret eller at noen andre
har gjort en oppgave. Er man usikker bør det følges opp videre.
Det er bedre å spørre ti ganger for mye enn én gang for lite!
19.2 Oppbygningsfasen
Infrastrukturen må være på plass før et arrangement kan avvikles.
Scener må bygges, telt må settes opp, barer og alle andre
konstruksjoner må på plass som det første som skjer. Dersom
denne fasen er godt planlagt, er den ofte noe roligere og mer
oversiktlig enn innlastningsfasen. Det er gjerne få aktører som
bygger de forskjellige konstruksjonene og ikke de store mengdene
med leverandører og andre aktører som kommer senere.
Det som preger denne fasen er ofte:
• Arbeid i stor høyde, for eksempel oppsett av midlertidige
konstruksjoner som scener
• Arbeid med tunge gjenstander
• Mange tunge kjøretøy som trailere og lastebiler
• Kjøring med maskiner som truck, personløftere og
lignende
117