Veileder for sikkerhet Ved store arrangementer - Direktoratet for ...

Kap. 5
5.1 Å være avhengig
av frivillige
5.2 Opplæring
av frivillige
5.3 Arrangørens
arbeidsgiveransvar
5.1 Å være avhengig av frivillige
Å knytte til seg nok frivillige er en viktig suksessfaktor for
mange arrangementer. Som arrangør er det viktig å ta de
frivillige på alvor hele veien – i rekrutteringsfasen, gjennomføringen,
og gjennom etterarbeidet. I dette kapitlet gis en kort
beskrivelse av hvordan man håndterer de frivillige gjennom
arrangementets ulike faser (rekruttering, opplæring,
oppfølging):
5.1.1 Rekruttering av frivillige
Dersom arrangementet i stor grad er avhengig av fri.villige, .
bør man vurdere å utnevne en frivilligansvarlig .
i arrangementsorganisasjonen.
Her følger noen tips når det gjelder rekruttering av frivillige:
• Bestem ønskede målgrupper og kommuniser målrettet mot
disse.
• Vær tidlig ute. Sørg for at noen tar seg av og registrerer
frivillige som melder seg tidlig.
• Synliggjør arrangementet i ulike kanaler – arrangementets
nettside, trykksaker, nettsamfunn, lokalsamfunnet, osv.
• Lag et system for hvor og hvordan man kan registrere seg
som frivillig. Etabler et system for registrering, enten det
er i Excel eller et eget databasesystem. Systemet bør ta
høyde for å registrere navn, kjønn, alder, adresse, e-post
og mobil, ønsket arbeidsområde, kompetanse og tidligere
erfaring, samt størrelse på t-skjorte- eller uniform.
• Gi tydelig informasjon om arbeidsforhold og betingelser.
• Forsøk å gi interesserte frivillige en oversikt over de ulike
arbeidsoppgavene så tidlig som mulig.
5.1.2 De frivilliges motivasjon og motivering
av frivillige
Frivillige har ulike motiver for å melde seg til tjeneste. Noen
er opptatt av belønning, noen er ute etter såkalt CV-fyll, mens
andre igjen er opptatt av fellesskapets beste. Det er viktig å
huske på dette når man fordeler arbeidsoppgaver og setter opp
vaktplan. Man bør etterstrebe fleksibilitet i frivillig-strukturen,
slik at det er rom for tilpasning etter den enkeltes behov og
motivasjon. Dersom man eksempelvis melder seg som frivillig
for å være sosial og få nye venner, vil det virke demotiverende
å bli satt til en kontorjobb dagen lang.
Følgende kan være lurt å ta med i betraktningen når det gjelder
motivering av frivillige:
• Kartlegg den frivilliges motiv for å delta. .
Spør gjerne om dette i registreringsfasen, og forsøk å
plassere vedkommende i henhold til motiv, enten motivet
er variasjon i hverdagen, nye bekjentskaper, eller det å få
med seg en spesiell opptreden.
• Kartlegg den frivilliges ønskede arbeidsområde .
og kompetanse. Spør gjerne om dette i registreringsfasen.
Forsøk så langt som mulig å etterkomme ønskene, men
ikke skap for store forventninger på forhånd.
• Behandle den frivillige som kollega eller partner, .
ikke som underordnet eller ansatt. .
Legg vekt på at man skal trekke lasset sammen, fremfor
å gi ordre. Forsøk å holde språket i en jovial og familiær
tone. Frivillige gir av sin fritid, og motiveres ofte dårlig av
at omgivelsene minner for mye om arbeidslivet.
• Sørg for et trygt, komfortabelt og vennlig arbeidsmiljø..
Sørg for at frivillige har riktig arbeidsutstyr, slik at de
lettere kan gjøre en god jobb. Eksempelvis bør man kunne
tilby ørepropper, regnponcho, solhatt, gnagsårplaster,
arbeidshansker eller en stol å sitte på til frivillige som
trenger det.
• Planlegg nøye..
Sørg for at vaktlistene er grundig gjennomtenkt. Ikke
legg opp til for lange vakter, forsøk å sørge for variasjon i
arbeidsøkten, og legg inn tid til pauser. Vis respekt for den
frivilliges tid ved å forhindre uvirksomhet og dødtid.
• Gi de frivillige tydelige arbeidsoppgaver..
Enkle, forståelige arbeidsoppgaver som skal utføres innen
en viss tidsfrist kan motivere til innsats. Husk at urealistiske
tidsfrister kan virke demotiverende.
• Sørg for at de frivillige har tilgang til nok mat og drikke. .
Informer om hvordan du som arrangør løser dette.
• Kompetanseheving. .
Mange frivillige trekker selv frem hva de har lært gjennom
å jobbe som frivillig. Ikke undervurder den frivilliges vilje
til å lære.
44