Veileder for sikkerhet Ved store arrangementer - Direktoratet for ...

Informasjonen som skal formidles bør prioriteres ulikt: Hva er
nødvendig å vite om (f.eks. hvordan man oppfører seg hvis det
begynner å brenne), og hva er greit å vite om (f.eks. hvor man
kan kjøpe t-skjorter under arrangementet)?.
.
Som en del av informasjonsplanleggingen bør man også tenke
gjennom hvilken informasjon som skal kommuniseres i en
eventuell nødssituasjon og hvordan denne informasjonen
skal formidles. Det kan være nyttig å se dette i relasjon med
utarbeidelsen av eventuelle beredskapsplaner. Les mer om
beredskapsplaner og kriseinformasjon i kapitel 20.
2.2.2 Beredskapsplanlegging
Beredskapsplanverket beskriver arrangementets beredskap i
forhold til ulykker, alvorlige hendelser og krisesituasjoner. Her
nedtegnes arrangementets sikkerhetsforberedelser i form av for
eksempel medisinsk beredskap, personellressurser og brannvernutstyr.
I tillegg skal man her kunne lese hvordan arrangementet
skal fungere ved en alvorlig ulykke, for eksempel
samarbeid med myndigheter. Les mer om beredskapsplan i
avsnitt 20.2.
2.3 Å iverksette en plan
Det kan være krevende å iverksette en plan. Derfor bør de som
planlegger i størst mulig grad prøve å gjøre planen både robust
og godt kjent i organisasjonen.
2.3.1 Å gjøre en plan gjennomførbar
Gjør planen robust
En robust plan dekker opp for én enkelt persons feilhandling
eller at det ikke alltid går som planlagt. En plan kan gjøres
robust på ulike måter:
• Gjennom reservekapasitet. Det bør finnes et overskudd
av ressurser og informasjonsmuligheter som kan tas i bruk
om nødvendig. I praksis innebærer reservekapasitet at
viktige oppgaver (f.eks. å aktivere planen, kontakte AMK,
åpne rømningsveier eller bemanne nøkkelposisjoner) aldri
henger på ett enkelt individ, men på flere personer.
• Gjennom tydelighet. Målet er at alle skal forstå planen
likt. Ettersom personen som leser planen kan være
stresset, er det viktig å prøve å være så tydelig som
mulig. Unngå fagspråk, slang eller utydelige forkortninger.
Tydeliggjør alltid det som kan føre til misforståelser.
En annen måte å gjøre planen tydelig på, kan være bruk
kodeord.
• Gjennom forenkling. En plan bør aldri gjøres mer
komplisert enn nødvendig. Still alltid spørsmålet: Hvordan
kan vi gjøre dette enklere? Å feilsikre gjennom forenkling
innebærer ikke at man tar bort viktige funksjoner, bare at
man søker etter å ta bort så mange potensielle feilkilder
som mulig.
Gjør planen kjent
For at en plan skal kunne omsettes til virkelighet, må den være
kjent i organisasjonen. En plan i form av et tykt dokument med
mye tekst risikerer ikke å bli lest, forstått eller øvd på i praksis.
Når den hendelsen som planen er utformet for inntreffer, har
man ofte ikke tid til å lese eller forklare planen. For å gjøre en
plan kjent bør man derfor:
• Formidle innholdet i planen til alle involverte i
organisasjonen
• Tydeliggjøre planen gjennom personlige arbeidsbeskrivelser
og instrukser
• Øve på planen
Nøkkelpersoner og annet personell med nøkkeloppgaver kan
få et eget, kortfattet, men tydelig dokument med bare sine
arbeidsoppgaver nedskrevet på en laminert ark. Dermed trenger
man bare å lese på laminatet når planen skal aktiveres.
2.3.2 Prosedyrer og instrukser
Prosedyrer og instrukser er verktøy for iverksetting av planer.
Mens en plan utformes for å forberede håndteringen av hendelser
som kan inntreffe (for eksempel en evakuering), utformes
instrukser for å håndtere forhold som med sikkerhet kommer
til å inntreffe, i blant flere ganger (for eksempel et overfylt
inngangsparti eller forflytninger av større menneskemasser).
Formålet med prosedyrer og instrukser er å avvikle arrangementet
på en mest mulig strømlinjeformet måte, og eventuelt
gjøre en potensiell dramatisk hendelse så udramatisk som
mulig. Dramatiske hendelser innebærer ofte at personer blir
stresset og får nedsatt dømmekraft og handlekraft. Prosedyrer
og instrukser sørger for at organisasjonen og andre berørte
personer på forhånd vet hvordan de bør handle i en gitt situasjon,
og at de arbeider ut fra en forutbestemt metode i slike
situasjoner.
Noen eksempler på prosedyrer og instrukser er følgende:
--
Prosedyre for å stoppe en konsert. Les mer i avsnitt
19.6.2.
--
Instruks for publikumshåndtering. Les mer i avsnitt 16.2.
--
Nødprosedyrer. Les mer i kapitel 20.
Trappe opp en prosedyre
En fornuftig måte å iverksette en prosedyre på er å ” trappe
opp”, det vil si trinnvis mobilisering av organisasjonen for å
igangsette, som er det siste trinnet i beredskapstrappen. Skulle
den gitte situasjonen løse seg, kan man alltids gå tilbake til
tidligere trinn. Det er bedre å handle tidlig, for siden å trappe
ned beredskapen, enn ”vente og se”, og handle for sent.
26