Veileder for sikkerhet Ved store arrangementer - Direktoratet for ...

Øvrig personell kan gjerne organiseres i en såkalt personalpool.
Disse kan møte på et forhåndsdefinert sted for tildeling
av andre oppgaver i henhold til beredskapsplanen og den
enkelte hendelse. Husk alltid å ha fokus på personellets egen
sikkerhet. De må ikke utsettes for unødvendig fare.
Innen de profesjonelle nødetatene er på plass og har overtatt
håndteringen av hendelsen, skal arrangementets personell i
nevnte prioritet:
• Redde personer i umiddelbar fare og behandle
personskade
• Avgrense skadeplass og -omfang
• Håndtere hendelsen på best mulig måte og i forhold til de
forutsetninger og krav som er satt
Når det profesjonelle hjelpeapparatet er kommet på plass, må
arrangementets ledelse og personell etter behov bistå under
deres ledelse.
20.4 I en krisesituasjon
Det kan lett oppstå problemer dersom det oppstår en krisesituasjon
som man ikke har forberedt seg på. Nøkkelpersoner
kan bli stresset og handlingslammet. Ved å ha en godt kjent
beredskapsplan er imidlertid forutsetningene mye bedre. Trent
nøkkelpersonell med erfaring fra øvelser kan i større grad
konsen.trere seg om å være beslutningsrettet og rolig, samt å
følge den oppsatte plan. Dermed er man bedre i stand til å .
vurdere fysiske og organisatoriske forhold og sette inn .
eventuelle korrigerende tiltak.
20.4.1 Evakuering
Det er en krevende beslutning å bestemme seg for å evakuere
et stort arrangement. Avhengig av om politiet er til stede på
arrangementet eller ikke, bør derfor en slik beslutning kanskje
treffes av dem. En evakuering kan få mange negative konsekvenser,
og derfor må risiko og følger ved en evakuering nøye
vurderes og gjennomgås i forkant. Evakuering kan noen ganger
skape flere problemer enn det løser. Det må uansett finnes tilfredsstillende
rømningsveier med tilstrekkelig kapasitet til å ta
unna mye publikum, samt at det må være tilstrekkelig antall og
godt merkede sikkerhetsvakter til å kunne veilede. Personellet
må medvirke til ro på stedet, slik at en evakuering kan gå
rolig, bestemt og effektivt for seg. Slike dramatiske beslutninger
er av stor betydning både for arrangementet og for de
som berøres. Det er derfor veldig viktig å ha planlagt for de få
personer som har fullmakt til å treffe slike store beslutninger,
og forsikre seg om at dette og annen viktig planlegging er godt
kjent i organisasjonen
En beredskapsplan bør ha i seg alternativer til fullstendig
evakuering i gitte tilfeller, for eksempel om det går an å tømme
bare deler av arrangementsplassen og i så fall hva slags informasjon
man da gir osv. Det er viktig å ha tenkt igjennom hva
slags informasjon man skal gi til publikum for å unngå misforståelser,
panikk og annen uønsket og ofte ukontrollert adferd.
20.4.2 Krisekommunikasjon
Et stresset menneske har lett for å misforstå informasjon.
Likedan kan stressede mennesker ha vanskelig for å formidle
informasjon til andre på en tilfredsstillende måte. For å unngå
dette, bør derfor all kommunikasjon i en krisesituasjon følge
bestemte regler, uavhengig om det er interninformasjon eller
informasjon rettet ut til publikum.
Gode prinsipper for kommunikasjon i en krise kan være:
• Informasjonen skal være kort, klar og tydelig.
• Tilpass informasjonen arrangementets størrelse og art. Bør
det informeres på engelsk?
• Unngå formuleringer eller ordvalg som kan misforstås.
• Gjenta viktig informasjon flere ganger, gjerne gjennom
ulike kanaler.
• Informasjon til egen organisasjon, som for eksempel
informasjon om å iverksette beredskapsplanen, bør gjentas
flere ganger.
• Gi klare ordre. Mennesker i en krisesituasjon behøver
struktur. Ordrelignende informasjon, for eksempel ”Gå
mot utgang B ved siden av scenen!” har større effekt enn
om man bare ber publikum om å forlate området.
• Også stresset sikkerhetspersonell trenger klare direktiver.
”Åpne nødutgang A!” gir antageligvis bedre resultat enn
en generell ordre om ”Åpne nødutgangene!”.
Informasjon til publikum
Ved en krisesituasjon må også publikum informeres, og da
etter de samme prinsipper som ved all kriseinformasjon;
tydelig, korrekt og ordreaktig. Informasjonen kan gis på flere
måter. Jo flere kanaler som benyttes, desto større er sjansen for
at publikum oppfatter informasjonen slik de skal. Det kan for
eksempel være lurt at konsertens konferansier har et forhåndsplanlagt
talemanus for denne type situasjon. På store arrangementer
kan tekst på storskjerm være effektivt.
Interninformasjon.
Ved en krisesituasjon må selvsagt også arrangementets egen
organisasjon og arrangementets informasjonstjeneste får
nødvendig informasjon. Også her gjelder prinsippene for krisekommunikasjon;
tydelig, korrekt og ordreaktig. Den første
interninformasjon som sendes ut bør være at beredskapsplanen
skal iverksettes.
126