Veileder for sikkerhet Ved store arrangementer - Direktoratet for ...

5.2 Opplæring av frivillige
Opplæring og briefing av frivillige er viktig.
Opplæringsansvaret kan ligge hos en frivilligansvarlig, hos en
teamleder eller hos andre ansvarspersoner. Mange synes det er
hensiktsmessig å ha en egen opplæringsansvarlig som planlegger
og avvikler opplæringen.
Man bør sørge for at den frivillige får en innføring i organisasjonen
og forstår sin plass og rolle i organisasjonen som helhet. Man
bør også si noe om arrangementets verdigrunnlag og kjerneverdier.
I tillegg må den frivillige få en grundig innføring i sine
arbeidsoppgaver både i forkant av og underveis i arrangementet.
Dette avsnittet tar for seg noen virkemidler som kan tas i bruk i
prosessen med å brife og lære opp de frivillige.
5.2.1 Løpende informasjon frem mot
arrangementet
Det er viktig at den frivillige får respons fra arrangøren så fort
som mulig etter at vedkommende har meldt seg til tjeneste.
Videre er det viktig å opprettholde kontakten fortløpende frem
mot arrangementet. For arrangementer som finner sted én gang
i året, kan det her fort være snakk om en periode på et halvt år.
I løpet av denne tiden bør den frivillige få et par-tre påminnelser
om hva han eller hun har lovet å være med på.
For eksempel kan man opprettholde kontakten gjennom .
følgende type henvendelser:
1. ”Takk for påmeldingen”. Skjer umiddelbart.
2. ”Du er tiltenkt å arbeide med/på følgende område, og
dette er din nærmeste overordnede”.
3. ”Dette er noen av høydepunktene på arrangementet, som
du kan glede deg til”. For å få opp stemningen.
4. Så snart vaktliste og arbeidsoppgaver er klare, bør de
sendes de frivillige på både e-post og SMS.
5. Påminnelse om hvor og når den frivillige kan hente .
akkreditering (adgangspass) og annet frivilligtilbehør,
samt oppmøtetid og -sted en uke før oppstart.
5.2.2 Frivillig-guide
Det kan være hensiktsmessig å samle i en egen trykksak alt
den frivillige har behov for av informasjon underveis. Guiden
kan deles ut på det første informasjonsmøtet, første arbeidsdag
eller i forbindelse med akkreditering av de frivillige.
Forslag til hva en slik frivillig-guide kan inneholde:
• Telefonliste og informasjon om transport til arrangementet
• Kart over området med avmerkninger for toaletter, rømningsveier,
vannposter, info og sanitet
• Program
• Instruks for nødssituasjon
• Informasjon om åpningstider og arbeidstider, samt eventuelt
bosted/overnatting for frivillige
• Oversikt over ”frivilliggoder”
• Tips og råd
• Takk til alle frivillige
5.2.3 Informasjonsmøte
I forkant av arrangementet bør alle som skal jobbe innenfor et
arbeidsområde samles for en grundig gjennomgang av instrukser
og eventuelle spørsmål fra de frivillige. Jo flere problemstillinger
som er gjennomgått på forhånd, desto tryggere vil
den frivillige føle seg.
5.2.4 Instrukser
Før arrangementet starter bør man ha laget instrukser for de
ulike arbeidsområdene. Instrukser kan lages for ulike oppgaver
og nivåer. For eksempel kan hver teamleder ha sin konkrete
instruks, mens alle de frivillige får en mer generell instruks for
sitt arbeidsområde.
I tillegg kan det være fornuftig å ha én instruks som gjelder
for alle frivillige, dersom det er mange overordnede regler
som alle må forholde seg til. Denne kan for eksempel deles
ut sammen med akkrediteringen (adgangspasset), trykkes i en
frivillig-guide og/eller henges opp lett tilgjengelig på relevante
steder innen arrangementsområdet.
5.2.5 Sjekklister
Man bør ha én eller flere sjekklister for de forskjellige arbeidsområdene.
Spesielt er det praktisk å ha én liste til gjennomgang
før publikumsinnslipp og én med rutiner for stenging. En slik
liste kan enten være en intern huskeliste eller være utformet
slik at man krysser av for hver ting som blir gjort. Ved slik
avkrysning er det enkelt å ha kontroll, og man får i tillegg en
logg over hva som blir gjort hver dag.
5.2.6 Personlig oppfølging
Den som har ansvar for opplæring og oppfølging av frivillige,
må huske på at uerfarne frivillige kan ha behov for mye tettere
oppfølging enn erfarne frivillige. Noen må kanskje følges opp
hver time eller oftere, mens andre klarer seg fint gjennom hele
vakten uten nærmere oppfølging. Behov for frekvens på oppfølging
avhenger også av arbeidsoppgavens kompleksitet.
Dersom du ønsker utfyllende informasjon om hvordan du
kan jobbe med frivillige, kan det være nyttig å lese Norsk
Rockeforbunds håndbok for konsertarrangører, There’s gonna
be some rockin, som tar for seg temaet rekruttering og motivasjon
av frivillige.
45