Veileder for sikkerhet Ved store arrangementer - Direktoratet for ...

More documents

Recommendations

Info

Noen viktige eksterne samarbeidspartnere: ◦◦ Nødetatene (politi, brannvesen, helse) ◦◦ Offentlige myndigheter (for eksempel kommunen eller samferdselsmyndighetene) ◦◦ Grunneiere Med tanke på arrangementets sikkerhet bør det tidlig i planleggingsfasen etableres et nært samarbeid mellom arrangør og nødetater. Planarbeidet og gjennomføringen fra arrangørens side må gjøres åpent og lett tilgjengelig, for å sikre at informasjon og beslutninger kommuniseres mellom arrangementsorganisasjonen og de eksterne aktørene i makroorganisasjonen. Om mulig bør arrangementsorganisasjonen etableres med de samme nivåer som myndighetenes beredskapsorganisasjon. Les mer om beredskap ved alvorlige hendelser i kapitel 20. Dette innebærer blant annet at samarbeidet bør strekke seg over tre nivåer som nå er definert som strategisk, operativt og taktisk nivå: ◦◦ Strategisk nivå innebærer overordnet planlegging av arrangementet. ◦◦ Operativt nivå innebærer planlegging av selve gjennomføringen, det vil si for eksempel grovfordeling og posisjonering av personell og andre ressurser. Den operative planleggingen baserer seg på de overgripende (strategiske) planene. ◦ ◦ Taktisk nivå innebærer ledelse av den praktiske gjennomføringen. En god dialog og godt samarbeid i makroorganisasjonen har mange fordeler: ◦◦ Det forenkler melde-/søknadsprosessen overfor myndighetene ◦◦ Det fremmer kommunikasjonen både i plan- og gjennomføringsfasen ◦◦ Det fremmer arbeidet i akutte situasjoner under gjennomføringen av arrangementet Det er viktig at samarbeidet testes ved gjennomgang og øvelser før arrangementet starter. Både arbeidet og sikkerheten forbedres dersom arrangør og myndigheter samarbeider om å få til et vellykket og sikkert arrangement. 1.3.2 Kriterier for en velfungerende organisasjon Uavhengig av arrangementsorganisasjonens størrelse og form kan det være nyttig å kjenne til følgende kriterier for en velfungerende organisasjon. Ikke minst er dette viktig for de som skal etablere midlertidige organisasjoner som arrangementsorganisasjoner. Delegering Sikkerhet er hele organisasjonens ansvar, og ikke et ansvar kun pålagt organisasjonens øverste leder (selv om det juridiske ansvaret ofte ligger her). Organisasjonens øverste leder må derfor sørge for at systematisk sikkerhetsarbeid (HMS/internkontroll) innføres og utøves i forbindelse med hele arrangementet. Ofte tilknytter arrangementssjefen seg en dedikert sikkerhetssjef for å ivareta denne oppgaven. Utover dette kan ansvar, oppgaver og beslutningsmyndighet delegeres til flere ledernivåer. Uansett hvilken modell som velges, bør det etableres en oversikt over organisasjonen og dens funksjoner samt over hvem som har hvilket ansvar, beslutningsmyndighet og oppgaver. Les mer om organisasjonen for øvrig i kapitel 4. En hierarkisk oppbygging av organisasjonsstrukturen innebærer at beslutningsmandatet konsentreres på toppen av pyramiden og avtar nedover i organisasjonen – ofte en god løsning for midlertidige organisasjoner. Imidlertid bør man være bevisst på at det alltid vil være utfordrende å få en organisasjon til å fungere optimalt, hvis de ”ansatte” ikke kjenner hverandre eller er vant til å jobbe sammen. Det er derfor viktig å dimensjonere organisasjonen best mulig og ellers følge de øvrige kriteriene for en velfungerende organisasjon som nevnes her. Forsøk å få til en god balanse mellom en bred og smal form når organisasjonen skal dimensjoneres. En bred organisasjon har få ledernivåer med mange underordnede per leder, mens smale organisasjoner heller har flere ledernivåer. De to formene har i sine ytterligheter ulike utfordringer: ◦◦ En bred organisering kan være tung å styre, da den vanskeliggjør oversikt og rask informasjonsflyt. ◦◦ I en smal organisering kan det være risiko for at de øverste lederne mister kontakten med de som jobber lenger ned i organisasjonen. Beslutninger knyttet til akutte situasjoner bør derfor delegeres så langt som mulig nedover i organisasjonen. Uansett hvilken form man velger, stilles det krav til kompetanse i alle ledd av organisasjonen – enten det dreier seg om koordinering og planlegging eller utføring av enkeltoppgaver under gjennomføringen av arrangementet. Organisering forankret i arbeidsoppgaver Virksomheten må være fleksibel i forhold til endringer i situasjonen, målsettinger, oppgaver og ressurser. Om et etablert arrangement vokser i omfang for eksempel i forhold til publikum, antall artister eller antall dager, må organisasjonen tilpasses endringene. Dette bør det tas høyde for allerede på planleggingsstadiet, slik at endringer ikke går utover organisasjonens effektivitet og tydelighet. 16
Når alle forhold er avklart og før selve oppbyggingsfasen, i overgangen mellom planfasen og gjennomføringsfasen, bør man benytte anledningen til å gjennomføre en evaluering og foreta nødvendige endringer, tilpasninger og eventuell ny fordeling av oppgaver i organisasjonen. Kommandolinje I organisasjoner som arbeider under stort press, for eksempel på akuttmottak, i politiet eller Forsvaret, snakker man om at kommandolinjen eller linjen ikke må brytes. Dette gjelder også for sikkerhetsarbeidet tilknyttet et arrangement. En ordre fra øverste leder skal raskt følge linjen nedover i organisasjonen til den når den enkelte berørte medarbeider. Hver leder skal handle på sitt nivå, men for å være effektiv er det viktig at han eller hun vet hvilke ressurser som er tilgjengelig. Lederen bør ikke hoppe over et nivå for å styre medarbeidere lenger ned i organisasjonen. Dette medfører fare for at lederen på nivået under faller utenfor kommandolinjen og mister kontrollen over sine egne ressurser. Tydelighet Organisasjonen må være tydelig for de som arbeider i den. . En leder bør enkelt kunne illustrere og forklare organiseringen. Dette innebærer blant annet at: ◦◦ Alle som arbeider for organisasjonen må vite hvem som er deres ansvarlige leder. ◦◦ En ansatt bør få sine oppgaver fra én og samme leder, ingen skal behøve å ha flere ledere. ◦◦ Alle som arbeider for organisasjonen må kjenne sin rolle og hva den innebærer. ◦◦ Antall ansatte under én leder må aldri bli så stort at kommunikasjon og koordinering blir problematisk. Stabilitet En organisasjon må utvikles for mer enn normal drift, ettersom den også skal fungere i pressede situasjoner og krisesituasjoner. Dette innebærer blant annet: ◦◦ Det må alltid være én med beslutningsmyndighet til stede. Nøkkelpersoner, helst alle ledere i organisasjonen, bør derfor ha en stedfortreder som både kan brukes som sparringspartner og som stedfortredende leder hvis nødvendig. Organisasjonens effektivitet bør aldri være avhengig av kun én person. ◦◦ Hastebeslutninger, for eksempel å avbryte en konsert eller tilkalle ambulanse, må være forankret i arrangementets beredskapsplan. ◦◦ Også ledere på mellomnivåer må ha tilfredsstillende sikkerhetskompetanse. En hel organisasjon kan ikke støtte seg alene til øverste leders kompetanse. Tilstrekkelighet En organisasjon må være dimensjonert for sine oppgaver. Dette innebærer at: ◦◦ Én person kan ikke ta alle avgjørelser. Overordnet ledelse bør delegere beslutningsmyndighet til underordnede ledernivåer. ◦◦ Ansvar og beslutningsmandat er sammenfallende. . Er man tildelt ansvar, må man også ha myndighet til å kunne handle innen ansvarsområdet. ◦◦ Organisasjonen må få de ressurser (tid, penger, personell, materiell etc.) som er nødvendig for å løse tildelte oppgaver. Kommunikasjon Viktigheten av å dele informasjon i arrangementsorganisasjonen kan ikke understrekes tydelig nok. I et sikkerhetsperspektiv er dette uvurderlig fordi ”Den som ikke har informasjon, kan ikke ta ansvar. Den som har informasjon, kan ikke unnlate å ta ansvar.” Formålet med kommunikasjon er å overføre informasjon slik at den tas imot, forstås og leder til ønsket handling. I arrangementssammenheng er god kommunikasjon ikke bare viktig overfor publikum og samarbeidspartnere. Det er også et kraftfullt verktøy for ledelsen – helt nødvendig for organisasjonens fleksibilitet og effektivitet. Organisasjonen må benytte seg av egnede kommunikasjonsverktøy for å sørge for at viktig informasjon blir sendt, mottatt og forstått i alt fra krisesituasjoner til normale omstendigheter. Man bør etterstrebe aktuell, mottakertilpasset og feilfri kommunikasjon: ◦◦ Aktuell kommunikasjon. Relevant, viktig informasjon må raskt kommuniseres til de den berører, noe som fordrer et effektivt kommunikasjonssystem. Les mer om systemer for internkommunikasjon i avsnitt 4.5. ◦◦ Mottakertilpasset kommunikasjon. Informasjon må nå frem til og forstås av rette vedkommende. Den bør derfor utformes og tilpasses mottakeren i form, detalj og innhold. ◦◦ Feilfri informasjon. Utydelig, utilstrekkelig eller motstridende informasjon øker risikoen for at beskjeder ikke kommer frem eller ikke leder til handling. Kommunikasjonen bør etterstrebe tydelighet, pålitelighet og enkelhet. 17
Page 1: TEMA 10 Veileder for sikkerhet ved
Page 5 and 6: innhold Innledning.................
Page 7: 14.2.1 Pyroteknikk.................
Page 10 and 11: av veielederen. Så lenge allmennhe
Page 12 and 13: Kap. 1 1.1 Store arrangementers liv
Page 14 and 15: • Tempoendring. Sikkerhetsorganis
Page 19 and 20: 2 Risikovurdering og sikkerhetsplan
Page 21 and 22: 2.1.1 Fastsette akseptabelt risikon
Page 23 and 24: Etter vektingen blir det klart hvil
Page 25 and 26: Kartet over området bør inneholde
Page 27: En beredskapstrapp kan se slik ut:
Page 30 and 31: Kap. 3 3.1 Politiet 3.2 Kommunen 3.
Page 32 and 33: lokal tilsynsmyndighet (brannvesene
Page 34 and 35: Dersom Arbeidstilsynet kommer over
Page 36 and 37: 3.4.3 Dekning av utgifter til helse
Page 38 and 39: Kap. 4 4.1 Ansvaret for sikkerheten
Page 40 and 41: arrangementet. Husk at for stort al
Page 42 and 43: Personellets informasjonsbehov vil
Page 44 and 45: Kap. 5 5.1 Å være avhengig av fri
Page 46 and 47: 5.3 Arrangørens arbeidsgiveransvar
Page 48 and 49: Kap. 6 6.1 Valg av arrangementsomr
Page 50 and 51: • Asfalt er et godt alternativ i
Page 52 and 53: • Faktisk publikumsareal: Areal h
Page 54 and 55: Når det gjelder beregning av kapas
Page 56 and 57: dokumenteres fra arrangør/eier. De
Page 58 and 59: Ulike faktorer kan påvirke hastigh
Page 60 and 61: Kap. 7 7.1 Systemer for komm un i-
Page 62 and 63: Utførelse av elektriske installasj
Page 64 and 65: 7.4 Vann God tilgang på tilstrekke
Page 66 and 67:
Kap. 8 8.1 Scenen og sceneområdet
Page 68 and 69:
Siktlinjer Publikum bør alltid ha
Page 71 and 72:
9 Innganger og utganger Foto: Colou
Page 73 and 74:
9.3 Dimensjonering og utforming av
Page 75 and 76:
9.5 Skilting og belysning ved passe
Page 77 and 78:
10 Overnatting Foto: Colourbox Ofte
Page 79 and 80:
Mat og drikke på området Det bør
Page 81 and 82:
11 Tilleggsaktiviteter Foto: Colour
Page 83 and 84:
Utover de rent fysiske kravene, er
Page 85:
Tatovering Tatoverings- og hulltaki
Page 88 and 89:
Kap. 12 12.1 Sanitærområdet 12.2
Page 91 and 92:
13 Midlertidige konstruksjoner Foto
Page 93 and 94:
Dokumentasjonen bør inneholde: •
Page 95 and 96:
14 Lyd og spesialeffekter Foto: Col
Page 97 and 98:
Nasjonalt folkehelseinstitutt har s
Page 99 and 100:
15 Tilgjengelighet og universell ut
Page 101 and 102:
Den vanligste løsningen er en opph
Page 103 and 104:
16 Publikum Foto: Colourbox Publiku
Page 105 and 106:
16.1.3 Kjenn ditt publikum Publikum
Page 107 and 108:
17 Artister Foto: Colourbox Ofte st
Page 109 and 110:
17.2 Sikkerhet rundt artister Mange
Page 111 and 112:
18 Massemedier Foto: Colourbox Stor
Page 113 and 114:
Informasjon om medias arbeidsforhol
Page 115 and 116:
19 Sikkerhetsarbeidet under pågåe
Page 117 and 118:
• Annen praktisk informasjon (arb
Page 119 and 120:
kontroll av billett eller armbånd
Page 121 and 122:
19.6.2 Å stoppe en opptreden En op
Page 123 and 124:
20 Beredskap for alvorlige hendelse
Page 125 and 126:
20.2 Beredskapsplanen En beredskaps
Page 127 and 128:
Informasjon til massemediene Massem
Page 129 and 130:
Vedlegg VEDLEGG 1 - Skjema til vekt
Page 131 and 132:
Tabell 4 Anbefalt sanitetsberedskap
Page 133:
VEDLEGG 4 - ARTISTPROFIL Artistprof
show all

Veileder for sikkerhet Ved store arrangementer - Direktoratet for ...

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?