Veileder for sikkerhet Ved store arrangementer - Direktoratet for ...

• Tempoendring. Sikkerhetsorganisasjonen bør være
forberedt på å måtte høyne eller senke nivået på innsats og
beredskap avhengig av hva som inntreffer. Både planlagte
innslag så vel som uforutsette hendelser kan lede til økt
beredskap. Forkunnskap i form av artistprofiler, publikumsprofil,
risikovurderinger og innhentet informasjon om den
umiddelbare situasjonen kan ligge til grunn for hvilket
nivå som gjelder for innsatser og beredskap. Les mer om
sikkerhetsarbeidet under gjennomføringen i kapitel 19.
I denne fasen bør det løpende føres loggbok for å dokumentere
hendelser som inntreffer og avgjørelser som fattes underveis.
En slik logg er også et godt utgangspunkt for oppsummeringen
og evalueringen av arrangementet.
Utlasting
Dette er en fase hvor det også kan være stor aktivitet da de
fleste er slitne og ønsket om å bli ferdige er stort. Derfor må
man sørge for en god trafikkavvikling med fokus på de samme
tingene som under innlastingsfasen i forhold til hvilke kjøretøyer
som skal ha tilgang til området.
Nedbygging
Nedbyggingen kan i blant være preget av hastverk og utålmodighet
etter å fullføre jobben. Det er viktig ikke å glemme
denne fasen i sikkerhetsplanleggingen. Blant annet kan det
være nødvendig å passe på utstyr, også når arrangementet
rigges ned. Bruk av tunge kjøretøy kan innebære risiko for
påkjøring. Nedrigging av midlertidige konstruksjoner og
utstyr må også gjennomføres på en forsvarlig og sikker måte.
Les mer om midlertidige konstruksjoner i kapitel 11.
Husk at arrangementet ikke er over før alt etterarbeid er avsluttet,
for eksempel ved sluttbefaring med grunneier.
Følgende gjøres i nedbyggingsfasen:
• Selve avslutningen. Alt som monteres i oppbyggingsfasen
må demonteres og ryddes bort. Lag en sjekkliste.
I praksis kan man følge sjekklistene fra oppbyggingen.
Noter det som er interessant ut fra et sikkerhetsperspektiv.
• Inventar/utstyrsregistrering. Utstyr skades og forsvinner.
Inventarliste gir informasjon om hva som kan brukes
på nytt, hva arrangementet må beregne erstatning for
til leverandøren, og hva som må kjøpes før neste gang.
Noter hva som fungerer bra og dårlig til bruk ved neste
arrangement.
• Forlat arrangementsområdet i henhold til avtale med
grunneier. Et arrangement kommer antakelig til å påføre
slitasje på arrangementsområdet eller lokalet. Arrangøren
skal, om ikke annet står i leieavtalen, etterlate området
eller lokalet i samme stand som forut for arrangementet.
1.1.6 Etterarbeid
Etterarbeidet består av tre deler:
• Oppsummering av loggen fra arrangementet.
• Evalueringssamtaler med interne og eksterne parter (for
eksempel ansatte, myndigheter og naboer). Her er det
spesielt viktig å ha dialog med myndighetene (for eksempel
politi, brannvesen og mattilsyn). Bruk gjerne et ferdig
skjema som støtte, men få også med spontane synspunkter.
• Tiltak på bakgrunn av inntrufne hendelser. Hva må gjøres
umiddelbart og hva kan vente til neste arrangement?
1.2 Grunnprinsipper for
sikkerhetsplanlegging
God planlegging skaper forutsigbarhet. Dermed øker forutsetningene
for å gjennomføre et sikkert arrangement. I
planleggingsfasen tilegner man seg, gjennom en grundig risikovurdering,
kunnskap om hvilke farer og trusler som finnes.
Videre vurderer man hva som skal til for at publikum, ansatte,
utøvere og leverandører skal få en trygg og sikker opplevelse.
Les mer om risikovurdering i avsnitt 2.1.
Det kan være vanskelig å avgjøre om noe er usikkert eller
forsvarlig, spesielt om den som skal ta avgjørelsen er uerfaren.
Når man har ansvar for sikkerhet knyttet til et arrangement,
har man ikke råd til å ta sjanser. En god tommelfingerregel
er: Jo større usikkerhet, desto større sikkerhetsmargin. I dette
avsnittet presenteres i tillegg fire grunnleggende prinsipper for
planleggingen som bør bidra til å redusere risiko underveis:
◦◦
Føre var
◦◦
Handlingsberedskap
◦◦
Robusthet
◦◦
Forsiktighet
1.2.1 Føre var
Føre var er å komme hendelsene i forkjøpet. Med hendelser
menes små eller store, mer eller mindre alvorlige, episoder
som oppstår underveis og som kan utgjøre en sikkerhetsrisiko
for arrangementet dersom organisasjonen ikke håndterer dem
tidsnok eller riktig. Hvor alvorlig en hendelse er, avhenger av
om den er forutsett eller uforutsett, og i hvilken grad den er
uønsket og har potensielt alvorlige konsekvenser. Ved å være
føre var forbereder man organisasjonen på å håndtere slike
hendelser – enten de kan klassifiseres som uønskede, ulykker
eller i verste fall kriser. Les mer om risikovurdering i avsnitt 2.1
Føre var-prinsippet kan ivaretas ved at man på et tidlig tidspunkt
i planleggingen stiller seg spørsmål som: Kan dette inntreffe?
Hvilke konsekvenser vil det få? Hvordan unngår vi dette
14