Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
Úttektarferlið<br />
• Úttektaráætlun<br />
• Undirbúningur úttektar<br />
− skrifborðsúttekt og gátlisti<br />
• Framkvæmd úttektar<br />
• Samantekt úttektar<br />
− úttektarskýrsla og lokafundur<br />
• Úrbætur (á verksviði viðkomandi stjórnanda)<br />
• Eftirfylgni við úrbætur<br />
Undirbúningur - úttektaráætlun<br />
• Áætlun gerð fyrir ákveðið tímabil í senn, oft miðað við ár<br />
− Að auki má búast við að gera þurfi sérstakar úttektir, t.d. vegna<br />
breytinga á starfsemi eða vegna vandamála<br />
• Í áætlun þarf að koma fram<br />
− Hvaða starfssvið verða tekin út<br />
− Hvaða kröfur (staðall / verklagsreglur) er verið að taka út<br />
− Tímabil úttektar<br />
− Hver tekur út<br />
• Tveir mögulegir útgangspunktar við gerð áætlunar<br />
− Að miða við verklagsreglu / kafla í staðli<br />
− Að miða við flæði/ferli innan fyrirtækisins<br />
HÞI - gæðastjórnun haustið <strong>2007</strong><br />
HÞI - gæðastjórnun haustið <strong>2007</strong><br />
Undirbúningur - skrifborðsúttekt<br />
• Aðstæður eru breytilegar, svo og þarfir fyrirtækisins<br />
− Þess vegna er sífellt verið að að laga stjórnkerfið<br />
− Þess vegna er hugsanlegt að stjórnkerfið fjarlægist þær kröfur sem til<br />
þess eru gerðar<br />
• Þegar nýtt kerfi er tekið í notkun er etv. ekki búið að staðfesta að<br />
verklagsreglur þess uppfylli kröfur viðkomandi staðals<br />
• Af þessum sökum er fyrsta skrefið í úttektinni að fara yfir<br />
viðkomandi verklagsreglu og önnur skjöl henni tengd<br />
• Þetta kallast skrifborðsúttekt því hún fer fram við skrifborð<br />
úttektarmanns og hann er oft einn að verki<br />
− Uppfyllir verklagsreglan kröfur viðkomandi staðals – oftar en ekki ISO<br />
9001:2000 ?<br />
− Snúa má texta staðalsins upp í spurningar<br />
HÞI - gæðastjórnun haustið <strong>2007</strong><br />
Undirbúningur - gátlisti<br />
• Eitt mikilvægasta hjálpartæki úttektarmannsins<br />
• Minnislisti yfir þau atriði sem á að taka fyrir<br />
− einnig til að skrá hjá sér athugasemdir<br />
• Þarf að innihalda nauðsynlegar upplýsingar til auðkenningar<br />
− dagsetn., nöfn úttektarmanna, tilvísunarnúmer, deild, kröfur, ....<br />
• Má notast við staðlaðan lista með mörgum atriðum<br />
− úttektarmaður strokar út það sem ekki á við<br />
• Í skrifborðsúttekt koma fram álitamál og atriði sem fara inn á listann<br />
• Skipulag<br />
− Hvar hefst úttektin?<br />
− Rökrétt röð atriða<br />
− Hve langan tíma er áætlað að hvert einstakt atriði taki?<br />
HÞI - gæðastjórnun haustið <strong>2007</strong><br />
Undirbúningur - tilkynning<br />
• Nauðsynlegt að láta alla hlutaðeigandi vita tímanlega<br />
• Úttektarstjóri (tímasetning úttektar)<br />
• Úttektarmenn (tímasetning úttektar)<br />
− ekki endilega víst að þurfi sérstaka úttektarmenn til viðbótar við<br />
úttektarstjóra<br />
• Viðkomandi ábyrgðarmenn (tímasetning / hver tilkynnir?)<br />
• Aðrir hlutaðeigandi starfsmenn (tímasetning / hver tilkynnir?)<br />
• Sjálfsagt að hliðra til ef aðstæður eru þannig<br />
− Álagstímar<br />
• En eru ekki allir tímar álagstímar?<br />
− Ástæðulaust að vera um of eftirgefanlegur<br />
Framkvæmd – almenn atriði<br />
• Munum eftirfarandi:<br />
− Í skrifborðsúttekt könnum við hvort verklagsreglan uppfylli kröfur<br />
− Í úttektinni könnum við hvort verklagið samræmist verklagsreglunni<br />
• Lykilatriðið er að gera tímaáætlun og fylgja henni<br />
− Varast að víkja meira en ± 10% frá tímaáætlun<br />
• Hvers vegna er erfitt að fylgja áætlun?<br />
− Úttektarmaður gleymir sér í hita leiksins, fer í smáatriði<br />
− Úttektarmaður fer að ræða lausnir á frávikum<br />
− Úttektarmaður lætur sér nægja það sem fyrir augu ber, reynir ekki að<br />
skyggnast undir yfirborðið<br />
• Eftir að úttekt hefur verið tilkynnt þurfa allir þátttakendur að láta<br />
hana njóta forgangs<br />
HÞI - gæðastjórnun haustið <strong>2007</strong><br />
HÞI - gæðastjórnun haustið <strong>2007</strong><br />
62
Change language