den 3 - Boligselskabernes Landsforening
den 3 - Boligselskabernes Landsforening
den 3 - Boligselskabernes Landsforening
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
Varekøb mm. 9.1.3<br />
side 2<br />
Udnyttelse af rabatter og bonus<br />
Der bør endvidere indføres procedurer, der kan medvirke til en optimal udnyttelse<br />
af rabatter og bonus, til gavn for lejerne. Dette kan blandt andet opnås<br />
ved fællesindkøb, eventuelt med andre boligorganisationer. Det skal påses, at<br />
de modtagne rabatter og bonus tilgår de respektive afdelinger.<br />
Fakturakontrol<br />
Betaling<br />
side 122<br />
Boligorganisationen bør have en procedure for fakturakontrol. Det skal undersøges,<br />
om der er overensstemmelse mellem <strong>den</strong> modtagne vare/tjenesteydelse<br />
ved en sammenholdelse af det modtagne med fakturaen og ordreseddel eller<br />
rekvisition. Der bør herudover foretages priskontrol, efterregning og undersøgelse<br />
af andre formelle mangler og fejl på fakturaen. Attest for kontrol af leverandørfakturaen<br />
bør anføres herpå, eventuelt i dertil indrettede rubrikker fra et<br />
stempel.<br />
Anvisning til betaling og bogføring af fakturaen bør ikke kunne foretages af <strong>den</strong><br />
person, der har rekvireret varen/tjenesteydelsen. Anvisning i mindre boligorganisationer<br />
kan derfor forestås af bogholderen eller af ledelsen.<br />
Kontering af leverandørfakturaer bør foretages af <strong>den</strong> person, der har rekvireret<br />
udgiften, me<strong>den</strong>s konteringens rigtighed skal kontrolleres af bogholderiet in<strong>den</strong><br />
bogføringen finder sted.<br />
Budgetkontrol m.v.<br />
Et væsentligt kontrolinstrument ved omkostninger/investeringer er budgetkontrollen.<br />
Boligorganisationen bør på måneds- eller kvartalsbasis udføre budgetkontrol<br />
og årsagsforklare væsentlige afvigelser.<br />
Kreditorbogholderiet bør jævnligt gennemgås med henblik på at foretage opfølgning<br />
af ældre saldi. Endvidere bør de enkelte kreditorsaldi afstemmes med<br />
de kontoudskrifter, der modtages fra leverandørerne. Kontoudtog og afstemninger<br />
skal arkiveres.<br />
Forskudsbetalinger<br />
Boligorganisationen bør kun i ganske særlige tilfælde foretage forskudsbetalinger<br />
på grund af risikoen for leverandørens manglende leveringsevne, betalingsstandsning,<br />
konkurs eller lignende. Såfremt forskuds- eller ratebetaling undtagelsesvis<br />
foretages, bør boligorganisationen sikre sig garanti for restleverancen<br />
eventuelt ved en bankgaranti.<br />
Fakturabelåning/transport<br />
Såfremt leverandøren har indgået fakturabelåningsordning med et pengeinstitut,<br />
factoringselskab eller lignende, og boligorganisationen har modtaget meddelelse<br />
om, at betaling med frigørende virkning kun kan foretages til <strong>den</strong> fakturabelånende<br />
virksomhed, skal boligorganisationen være opmærksom på, at betaling<br />
ikke sker til leverandøren men til <strong>den</strong> fakturabelånende virksomhed. Såfremt<br />
betaling alligevel foretages til leverandøren, risikerer boligorganisationen<br />
at miste det indbetalte beløb.
Change language