den 3 - Boligselskabernes Landsforening

Udover selve udbudsmaterialet bør der vedlægges boligorganisationens vedtægter, diverse væsentlige
reglementer vedtaget af boligorganisationens øverste myndighed, sidste årsregnskab
og sidste revisionsprotokollat vedrørende sidste årsregnskab.
9 HVILKE ADMINISTRATIONSUDGIFTER ER IKKE MED I UDBUDDET
Følgende udgifter vil det være formålstjenligt at holde udenfor udbuddet:
– Bestyrelsesudgifter, bestyrelsesvederlag, mødeudgifter, kursusudgifter, studieture og repræsentation
(konto 501 og 502).
– Revision (konto 521).
10 VURDERING AF TILBUDDENE
Efter tilbudsfristen er udløbet, kan tilbuddene på boligorganisationens vegne åbnes af bestyrelsen
og dennes rådgiverer(e).
Tilbuddene gennemgås, vurderes og sammenlignes ud fra de kriterier, som bestyrelsen har oplyst
over for tilbudsgiverne at man vil anvende ved valg af fremtidig administrator i boligorganisationen.
Såfremt tilbuddene indeholder forbehold, vurderes betydningen heraf for boligorganisationen.
Disse forbehold må evt. prissættes.
Udbudsmateriale 6.1 side 8
11 AFSLUTTENDE FORHANDLING OG KONTRAKT
Efter vurdering af tilbuddene, indledes forhandling med den administrator, som har givet det
bedste tilbud.
Forhandlingen omfatter:
– Eventuelle forbehold.
– Ekstraopgaver – omfang og honorering.
– Kontraktperiode, prøveperiode, opsigelsesvarsler m.v.
– Risikoforhold – ansvar ved overtagelse af administrationen, herunder ansvarsforsikring
– Praktiske forhold ved overtagelse/etablering af fremtidig administration.
– Igangværende bygge- og renoveringssager
Efter forhandlingens afslutning udarbejdes skriftlig aftale med udgangspunkt i udbudsmateriale
og administrators tilbud samt ovenstående endelige forhandlinger.
Det er væsentligt, at der ved indgåelse af kontrakten ikke sker bindinger i strid med boligorganisationens
vedtægter, lovgivning m.v.
Efter kontraktens indgåelse skal der ske skriftlig orientering til de tilbudsgivere, som ikke blev
valgt som administrator.
12 ORIENTERING
Efter at bestyrelsen har indgået kontrakt med en ny administrator, skal der ske en relevant orientering
herom til følgende:
1. Beboere.
2. Personale.
3. Tilsyn.
4. Bank og revisor.
5. Boligorganisationens samarbejdspartnere (leverandører, håndværkere, teknikere etc.).