den 3 - Boligselskabernes Landsforening

Procedure 1.1 side 1
Pkt. 1.1. Forslag til procedure for indførelse af skriftlige forretningsgange
Indledning:
De fleste eksempler på skriftlige forretningsgange forudsætter tilpasning til den enkelte
boligorganisation. Det kan være en omfattende procedure at gennemarbejde
alt materiale for at få etableret et komplet sæt forretningsgange i egen organisation.
Derfor foreslås her en rækkefølge, som kan indgå i boligorganisationens prioritering.
Det er vigtigt, at processen startes og følges op, selv om der kan være tale
om et længerevarende forløb.
1. Krav, der følger af lovgivning:
Enkelte dokumenter er nødvendige for overholdelse af gældende lovgivning eller for
at kunne dokumentere, at formelle krav er opfyldt:
a. Ansættelsesbreve:
Enhver medarbejder har krav på en skriftlig bekræftelse på ansættelsesforholdet
inklusive de vilkår, der er aftalt. For alle ansættelser siden 01.07.1993 er det ved
lov fastsat, at der skal udarbejdes en skriftlig aftale om ansættelsesvilkårene.
Specielt er det af stor betydning, at de aftalte vilkår for forretningsførere er formuleret
skriftligt og bekræftet af såvel bestyrelsen som forretningsføreren. Dette bør
sikres, uanset hvornår ansættelsesforholdet er indgået.
Boligorganisationer, der bliver administreret af en anden boligorganisation, af et
forretningsførerselskab, et andelsselskab, en advokat eller revisor eller lignende,
skal også sikre sig, at der foreligger skriftlig dokumentation for de aftalte vilkår. I
de udarbejdede eksempler på skriftlige forretningsgange indgår endnu ikke eksempler
på administrationsaftale mellem en boligorganisation og et forretningsførerselskab
eller lignende.
For alle øvrige medarbejdere bør det ligeledes sikres, at der foreligger gensidigt bekræftet
skriftlig dokumentation for de aftalte vilkår. Der henvises til afsnit 5 og 6,
hvor der er vist eksempler på ansættelseskontrakter for henholdsvis forretningsfører,
ejendomsfunktionærer og øvrigt personale.
b. Erklæringer om mulig inhabilitet:
Lov om almene boliger stiller særlige krav til indberetning til kommunalbestyrelsen i
tilfælde, hvor ansatte eller valgte kan være i en dobbeltrolle. Boligorganisationen
kan kun sikre sig den fornødne viden om mulig inhabilitet ved at forlange af ledende
ansatte og alle valgte medlemmer af afdelingsbestyrelse og organisationsbestyrelse,
at de udfylder en 'tro-og-love' erklæring som vist i afsnit 9.2.3.