den 3 - Boligselskabernes Landsforening

Fysisk sikkerhed
side 157
Interne (programmerede) kontroller i edb-systemer er ofte udformet som en
kombination af kontrol af transaktioner mod stamdata og tilknytning af stamdata
til transaktionen.
Det fuldstændige kontrolspor omfatter derfor, ud over beskrivelse af kontrollen,
dokumentation for indholdet af stamdata i den krævede opbevaringsperiode.
Stamdata omfatter data om forskellige ting i systemerne. De mest almindelige
er:
* Overordnet data, der er gældende i al anvendelse af systemet, f.eks. firmanavn,
adresse, momskoder, adgangskontroller etc.
* Data om de enkelte konti (kontoplandata). Disse kan f.eks. være drift- eller
statuskonto, automatisk momsberegning, samlekonto for andre moduler
etc.
* Debitorstamdata
* Kreditorstamdata
* Data om varer oprettet i lagermodul
* Medarbejderstamdata i lønmoduler
* Data om enkeltprojekter i projektstyringsmodul
* Etc.
Det forekommer ofte, at systemerne ikke automatisk danner dette dokumentationsmateriale.
Det bør derfor indbygges i forretningsgangene for ændring af
stamdata, at disse dokumenteres, jf. forretningsgangen for lønninger 9.1.4.
I større installationer anvendes som regel de såkaldte client/server programmer,
hvor regnskabsprogrammet ligger på en central maskine med forbindelse
til brugernes arbejdsstationer.
Disse centrale maskiner, der også kan omfatte kommunikationsudstyr, tapestation
m.v., bør fysisk sikres for at imødegå uheld. Sikringen kan f.eks. bestå i
køling af rummet, overvågning af temperatur og fugtighed, brand- og tyverialarmer
samt brandslukningsudstyr.
Strømtilførelsen til de centrale maskiner kan sikres ved anvendelse af UPS
(Uninterruptible Power Supplies), der i tilfælde af strømafbrydelse ved hjælp af
batterier sikrer nødstrøm nok til, at maskinerne kan lukkes korrekt ned. En UPS
sikrer desuden en jævn strømtilførsel til udstyret.
De centrale maskiner bør placeres i et aflåst rum, hvor kun medarbejdere med
arbejdsmæssigt behov har adgang.
Sikkerhedskopier af datamedier skal opbevares betryggende og helst fysisk adskilt
fra de originale data. Se efterfølgende afsnit om sikkerhedskopiering.
Sikkerhedskopiering
Sikkerhedskopiering er en af de væsentligste foranstaltninger mod uheld.
EDB-anvendelse 9.3 side
7
Der bør derfor fastlægges en skriftlig procedure for sikkerhedskopiering med
angivelse af ansvarlige medarbejdere, beskrivelse af kopieringens udførelse og
mærkning og opbevaring af bånd.
Det skal nøje overvejes hvad sikkerhedskopierne skal omfatte og hvornår og
hvor tit de skal tages. Gamle sikkerhedskopier må ikke slettes, før det er sikkert,
at der er taget nye, og opbevaring af kopierne skal være betryggende,
helst fysisk adskilt fra de lagringsmedier, de er kopier af.