Bygherrevejledning - Overblik

Særlig risikobetonede områder kan synliggøres og få en særlig status gennem
bygherrens organisering af byggesagen. Er der tale om et kritisk problemområde
eller en opgave, der vedrører flere dele af organisationen,
kan der fx nedsættes en særlig tværgående arbejdsgruppe – ”task force” –
der sikrer, at problemområdet bliver fulgt op.
Det kan være relevant at indhente ekspertbistand til at gennemføre en risikovurdering
og til at sikre det nødvendige beredskab.
Bygherren skal i denne forbindelse vurdere, om lejeren, den bevilgende
myndighed og eventuelt Finansudvalget skal orienteres om de særlige risici,
der knytter sig til projektet.
2.5 Bygherrens indsats gennem byggesagen
En byggesag udgør et forløb af faser og aktiviteter fra et lokalebehov er
konstateret, og til et byggeri er færdigt. Bygherren skal i forbindelse med
disse faser og aktiviteter træffe en lang række beslutninger, som danner
grundlag for sagens videreførelse. Beslutningerne skal respekteres i det
fortsatte arbejde med sagen. Sker dette ikke, udsættes byggesagen for forsinkelser
og merudgifter. Bygherrens beslutninger træffes ofte i samråd
med tekniske rådgivere og andre samarbejdspartere eller efter oplæg fra
disse.
Bygherrens vigtigste opgaver i forbindelse med gennemførelse af byggesagen
er summarisk beskrevet i de følgende afsnit. En mere detaljeret beskrivelse
fremgår af vejledningens efterfølgende kapitler.
Generelt skal den statslige bygherre, gennem ensartede og fælles krav til
digitale løsninger, fremme digitaliseringen af informationsstrømmene
gennem alle faserne af den samlede byggeproces.
Initiativfasen Den myndighed, der har brug for lokaler, skal først gøre sig arten og omfanget
af lokalebehovet klart. Myndighedens almindelige planlægning
skal dække så lang en tidshorisont, at et lokalebehov så vidt muligt er forudset
nogle år før, det antages at blive aktuelt.
Inden lokalebehovet søges dækket, skal den pågældende myndighed foretage
en mere detaljeret behovs- og funktionsundersøgelse. Dækning af
behovet ved ændret anvendelse af nuværende lokaler skal også undersøges.
Såfremt myndigheden er underlagt reglerne om betaling af husleje skal
myndigheden eventuelt søge bevillingsmæssig dækning for de øgede lejeudgifter
som følge af lokaleudvidelse. Når der er bevillingsmæssig dækning
for lokaleudvidelsen, skal myndigheden gå på ejendomsmarkedet,
og kan herved få lokaler enten gennem en statslig ejendomsadministrati-
22 Den statslige bygherres opgaver Bygherrevejledning 2003