Bygherrevejledning - Overblik

9 Initiativfase og programoplæg
Dette kapitel handler om, hvordan en myndigheds lokalebehov undersøges
og fastlægges og hvordan dette behov kan søges dækket. Kapitlet
beskriver de væsentligste forhold vedrørende behov, funktion, økonomi,
tid og lokalisering.
Resultaterne af myndighedens undersøgelser indgår i en samlet afvejning.
Er resultatet af initiativfasen, at der skal bygges, udarbejdes et programoplæg.
9.1 Vurdering af lokalebehov
Myndighederne bør i deres langsigtede planlægning medtage fremtidige
lokalebehov ved en samlet plan, som belyser behovet for lokaler af bestemte
typer – fx antal arbejdspladser eller antal kvadratmeter lager. Visse
lokalebehov kan være af begrænset varighed.
Planerne skal desuden redegøre for, hvordan det forventede lokalebehov
søges dækket. Planerne bør normalt ikke omfatte byggegrund, lokalernes
placering samt udformning af konkrete byggerier.
Planerne bør udarbejdes med en tidshorisont på 5-10 år og løbende
ajourføres. Det giver mulighed for, at processen med afklaring af bevillinger
samt planlægning og gennemførelse af et byggeri kan forløbe mest
hensigtsmæssigt.
Normalt bør en myndighed ikke komme ud for et pludseligt lokalebehov,
med mindre der er tale om brand eller anden ødelæggelse af hidtidige lokaler.
Politiske beslutninger fx om organisationsændringer kan også ændre
lokalebehovet.
Viser der sig at være et lokalebehov, gennemfører myndigheden indledende
undersøgelser, der omfatter:
• behovs- og funktionsundersøgelse, herunder vurdering af arbejdsgange
og samarbejdsrutiner
• lokaliseringsmuligheder
• husningsmuligheder
• de økonomiske konsekvenser, herunder totaløkonomiske vurderinger.
Ved de indledende undersøgelser kan der være behov for bistand til at
vurdere mulighederne for at dække lokalebehovet ved leje af lokaler, køb
af bestående ejendom eller ved byggeri.
Bygherrevejledning 2003 Initiativfase og programoplæg 83