Rapport d'activité - WWW Ircam

COMMUNICATIONFESTIVAL AGORA 8ÈME ÉDITIONRAPPORT DÉTAILLÉ5.6.2.5. Gestion des invitationsLa gestion des invitations s’est faite selon plusieurs axes : communication auprès de laprofession grâce à des envois de cartons, réactivité face au remplissage des spectacles, objetde partenariats avec d’autres structures. Elle représente pendant la durée du festival unecharge importante : envois et mises à jours des listes, traitement du volume d’appels et demails.2 cartons d’invitations ont été réalisés par l’agence Belleville :• pour le spectacle d’inauguration du festival Avis de tempête de Georges Aperghis auxAteliers Berthier, le 2 juin 2005 ;• pour la soirée de clôture Hommage à Pierre Boulez aux Bouffes du Nord, le 11 juin 2005.150 cartons ont été envoyés à chaque fois au fichier VIP de la communication, de la rechercheet des Relations extérieures (institutionnels, structures culturelles, partenaires, etc.), auxquelsse sont rajoutés les contacts presse (environ 60 contacts Opus et Eliotrope confondus). Lesenvois ont été effectués 15 jours avant la date du concert.Les invités étaient conviés à assister aux spectacles et au cocktail offert à l’issue des concerts.Par ailleurs, pour les séances de cinéma muet en concert Paris qui dort, l’Auditorium duLouvre a réalisé un carton d’invitation sur lequel était mentionnée la collaboration avecl’Ircam ; le logo de l’institut y figurait également.200 cartons ont été envoyés à notre fichier VIP ainsi qu’aux compositeurs en recherche àl’Ircam. La confirmation s’est faite auprès du Louvre, l’Ircam n’a pas géré directement cesretours de cartons.Les quotasLes quotas d’invitations ont été définis avec le service de la production. Dans la mesure dupossible, nous avons tenté de respecter la règle suivante : le pourcentage des invitations ne doitpas dépasser 15 % de la jauge globale. Sur l’ensemble du festival, ce principe a plutôt étérespecté. En moyenne, les billets exonérés (933 au total et non 742 comme indiqué dans ledocument des Relations extérieures) ont représenté un peu plus de 18 % de la jauge globale ;en 2004 ils représentaient 24 %, soit une baisse de 6 %. Néanmoins, nous avons délibérémentfait preuve de souplesse pour pouvoir gérer le remplissage de la salle.Une grande vigilance a été adoptée en matière d’attribution d’invitations, et systématiquement,sauf consigne particulière, des détaxes (12 euros) ont été proposées aux professionnelsaccompagnés d’une personne, ce qui a permis de maîtriser le nombre d’invitations offertes. Enmoyenne, une quinzaine de places à tarif professionnel ont été vendues par spectacle.Tableau récapitulatif invitations/détaxes Agora 2005 2Date Lieu Spectacle JaugeNbe totalspectaclesInvités%invit.jaugeQuotainvit.prévu2-juin Ateliers Berthier Avis de tempête 378 364 95 25 100 193-juin Ateliers Berthier Avis de tempête 378 360 52 14 57 184-juin Ircam Quatuor Arditti 294 227 66 22 44 64-juin Centre Pompidou EIC 394 394 79 20 59 204-juin Centre Pompidou Klangforum Wien 394 187 70 18 59 95-juin Marais/Ircam Concerts promenades 480 310 82 17 36 0Détaxes2 Ce tableau ne prend pas en compte les invitations pour les séances de Cinéma muet en concert - lagestion des invitations étant assurée directement par l’Auditorium du Louvre - ni les chiffres des atelierspédagogiques et parcours sensoriels, pas significatifs pour ce tableau.270 IRCAMRAPPORT D'ACTIVITÉ 2005