jaarverslag 2008

verslag van de Raad van Commissarissen
• de strategie;
• de financiering;
• acquisities en desinvesteringen;
• het vestigingennetwerk;
• de jaarrekening en het jaarverslag;
• het accountantsverslag;
• het aandelenplan voor de interne medewerkers;
• de begroting en de resultaten;
• het IT-landschap;
• herinrichting van de backoffice Nederland;
• de budgetten;
• impairment;
• beschermingsmaatregelen en de Stichting Preferente
Aandelen USG People N.V.;
• de remuneratie van de Executive Board en van de leden
van de Executive Committee;
• het functioneren van de Executive Board en de Raad
van Commissarissen;
• de dividendbetaling;
• de bestuursstructuur;
• de contacten met de Centrale Ondernemingsraad.
In deze roerige tijden is er bijzondere aandacht geweest
voor de winstgevendheid en de marges, nu en door de
cyclus heen.
Binnen de Raad van Commissarissen zijn twee interne
commissies ingesteld: de auditcommissie en de remuneratie-
en benoemingscommissie. De commissies hebben
ieder een eigen intern reglement, waarin taken, verantwoordelijkheden
en de werkwijze zijn omschreven.
De reglementen zijn – evenals het reglement van de Raad
van Commissarissen – te raadplegen via de website.
Verslag van de auditcommissie. De taak van de auditcommissie
is onder meer om toezicht op de Executive
Board te houden wat de werking van de interne risicobeheersings-
en controlesystemen betreft. Hieronder valt
uiteraard de naleving van de relevante wet- en regelgeving
en het toezicht op de werking van gedragscodes.
Ook het beleid inzake de belastingplanning, de controle
en beoordeling van het financiële verslaggevingsproces
en de toepassing van informatie- en communicatie-
technologie behoren tot de taken van de commissie.
In de auditcommissie hebben zitting Christian Dumolin
(voorzitter), Marike van Lier Lels en Alex Mulder. De auditcommissie
kwam in 2008 driemaal bijeen. Naast de drie
leden van de auditcommissie waren bij alle vergaderingen
de CFO en de Corporate Director Internal Audit aanwezig.
De CEO is bij één vergadering aanwezig geweest.
Ook was PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. bij
de vergaderingen aanwezig. De voorzitter van de commissie
brengt van de belangrijkste bevindingen verslag
uit aan de Raad van Commissarissen.
De auditcommissie heeft een belangrijke bijdrage geleverd
aan het hoofdstuk ‘risicoparagraaf’ op pagina 74
van dit jaarverslag. Voor een beschrijving van de belangrijkste
risico’s wordt verwezen naar dat hoofdstuk.
Tijdens een van de vergaderingen heeft de commissie
kritisch gekeken naar haar eigen functioneren en het
functioneren van de individuele leden van de auditcommissie.
Ook het functioneren van de externe accountant
is beoordeeld. Zij is tot de conclusie gekomen dat zij een
nuttige en positieve rol vervult ten aanzien van de haar
opgedragen taken. De commissie meent dat de contacten
met de afdeling Internal Audit, de Executive Board en
de externe accountants van PricewaterhouseCoopers
Accountants N.V. op een plezierige, professionele en
constructieve wijze verlopen.
Verslag van de remuneratie- en benoemingscommissie.
De taak van de remuneratie- en benoemingscommissie
betreft onder andere de bezoldigingsstructuur,
de invulling van de remuneratie van de individuele
leden van de Executive Board, het functioneren van de
individuele leden van de Raad van Commissarissen en
de Executive Board en het beoordelen van de omvang
en de samenstelling van de Raad van Commissarissen.
De commissie is voorts verantwoordelijk voor het opstellen
van de profielschets voor de leden van de Raad van
Commissarissen en de voordracht van de leden van de
Executive Board.
5
5