jaarverslag 2008

verslag van de Executive Board
4. Informatie en communicatie. De informatie- en communicatiesystemen
ondersteunen bij het vastleggen en
uitwisselen van informatie, zodat iedereen zijn of haar
werk goed kan vormgegeven. De hieronder genoemde
systemen zijn daarvan voorbeelden:
• De centrale c.q. geïntegreerde personeels-, loon-,
omzet- en financiële administraties in alle landen.
• Een corporate consolidatiesysteem waarmee de
externe verslaglegging wordt voorbereid en wordt
toegepast door alle werkmaatschappijen.
• Eén commercieel informatiesysteem per land dat
inzicht geeft in de activiteitenplanning.
• Trainingen en informatiebijeenkomsten gericht op
wet- en regelgeving en interne procedures die zijn
toegespitst op de specifieke landen en werkmaatschappijen.
Een aanvullende activiteit in 2008 is een reeks sessies
geweest welke werden geleid door de Executive Board
en werden gehouden met het management in de diverse
landen met als doel de kritieke succesfactoren en de
waarden en normen (business principles) van USG People
te borgen.
5. Monitoring. Er is op continue en periodieke basis in
2008 beoordeeld of de risicobeheersings- en controlesystemen
nog steeds goed zijn ontworpen en of ze
adequaat functioneren. Monitoring geven wij onder
andere vorm door:
• Het business planning- en controleproces voor financiële
en niet-financiële prestaties.
• De Letter of Representation (LOR), een verklaring over
onder meer de juistheid en volledigheid van de gepresenteerde
financiële rapportages en de correcte
toepassing van de gedragsregels van USG People.
Het management van de werkmaatschappijen geeft
periodiek een LOR af.
• De Internal Audit-functie richt zich op het evalueren
van het beheerssysteem.
• De auditcommissie is onder andere verantwoordelijk
voor het toezicht houden op de controle en beoordeling
van het financiële verslaggevingproces en de beoordeling
van de interne risicobeheersing- en controle-omgeving.
Onze houding ten opzichte van risico’s in 2009 en
de gevolgen daarvan. Het management legt in 2009
de nadruk op het managen van risico’s, waarbij specifiek
aandacht wordt besteed aan financieel management en
cashmanagement. Dit mede als reactie op de verslechterde
marktomstandigheden. Om dit gestalte te geven
zijn een reeks aanvullingen en verbeteringen gepland
voor 2009. Enkele voorbeelden daarvan zijn:
• Het meer expliciteren van het risicomanagement in de
Monthly Business Reviews. Het verder uitbouwen van
een risk review-procedure en risk assessments.
• Het verder in lijn brengen van de commerciële en
operationele processen met de strategie.
• Het verbeteren van de balans in de producten/diensten
portfolio met een focus op het midden- en kleinbedrijf.
• Meer focus op werkkapitaalbeheer door: (1) het intensiveren
van periodieke analyses, (2) de aanscherping
van het klantvrijgave-proces en de verscherping van de
kredietcontrole en (3) de implementatie van de portfoliomanager,
waarmee nog meer inzicht ontstaat rondom
debiteurenbeheer.
Verklaring betreffende de beoordeling van
risicomanagement en interne beheersing en
transparantierichtlijn. Naar de mening van de
Executive Board van USG People geven de risicobeheersings-
en controlesystemen als hiervoor beschreven een
redelijke mate van zekerheid dat de financiële verslaggeving
van het lopende jaar geen onjuistheden van
materieel belang bevat. De Executive Board is tevens van
mening dat de risicobeheersings-en controlesystemen
ten aanzien van de financiële verslaggevingrisico’s in het
verslagjaar naar behoren hebben gewerkt en dat er geen
indicaties zijn dat deze in het lopende boekjaar niet naar
behoren zullen werken.
De Raad van Commissarissen en de auditcommissie
worden als toezichthouders van de onderneming periodiek
geïnformeerd over de mate waarin USG People de
interne risicobeheersing- en controlesystemen beheerst.
De Executive Board is zich ervan bewust dat risicobeheersing-
en controlesystemen, hoe uitgebreid ook, geen
7
7