jaarverslag 2008

(het belang van) de interne beheersing. Daarnaast omvat
het generieke afspraken die de basis vormen voor de
interne beheersing. Voorbeelden van elementen uit het
beheersingskader zijn:
• de bestuursstructuur;
• de gedragscode;
• de corporate guidelines;
• de business principles;
• het directiereglement;
• de klokkenluiderregeling;
• het human resource-beleid;
• de regeling tegen handelen met voorkennis.
In landen waar USG People met meerdere merken actief
is, voert een shared service center de administratieve
activiteiten uit. Deze structuur creëert schaalvoordelen
en maakt het mogelijk controle-technische functiescheidingen
en interne controlemaatregelen efficiënt en
effectief door te voeren.
In 2008 is het beheersingskader verder geactualiseerd.
Tevens is dit kader aangevuld door versterking van de
IT-Governance en door een meer centrale aansturing en
besluitvorming.
2. Risicobeoordeling. Risicobeoordeling wordt binnen
USG People opgevat als het identificeren en analyseren
van risico’s die een bedreiging vormen voor het behalen
van doelstellingen. Elke manager besteedt in zijn of haar
functioneren aandacht aan risicobeoordeling. Aanvullend
daarop hanteert USG People risicoworkshops. Daarin
voert het management, buiten de dagelijkse setting om,
risicoanalyses uit waarmee belangrijke risico’s worden
geïdentificeerd en acties worden gedefinieerd. In 2008 is
hieraan een structurele maatregel toegevoegd door het
houden van risk reviews op de interne ‘Letter of Representation’
(LOR) welke per kwartaal wordt opgesteld.
Daarnaast hebben in 2008 een aantal specifieke analyses
plaatsgevonden. Zo is in de regio Zuid-West Europa bij
de werkmaatschappijen een portfolio- en margeanalyse
uitgevoerd. In Duitsland en Italië zijn risk assessments
gehouden met de managementteams met als doel om de
grootste risico’s voor de (lokale) strategie te identificeren.
3. Beheersingsmaatregelen. De beheersingsmaatregelen
zijn de richtlijnen en procedures die door het (lokale)
management worden gehanteerd voor de beheersing van
processen en systemen. Als voorbeelden van dergelijke
maatregelen kunnen de onderstaande worden genoemd:
• Het vaststellen van margebeleid per merk en per
segment.
• Het vaststellen van beleid ter voorkoming van leegloop.
• Voor de continuïteit, betrouwbaarheid en integriteit
van de informatievoorziening en hun invloed op de
operationele en financiële processen valt te denken aan
IT-beheer, waaronder operationeel en tactisch systeembeheer,
backup- en recovery-systemen, redundantie in
netwerken en systemen, het beschikken over uitwijkmogelijkheden
en het aanwezig zijn van beveiligingssystemen
(onder andere firewalls en intrusion detection).
• Met betrekking tot financiële aspecten kunnen de
volgende maatregelen worden genoemd:
- Adequate bewaking van de convenanten met de
banken door de centrale treasury functie.
- Beschikken over een kredietverzekeringscontract,
waardoor het incassorisico wordt beperkt.
- Het hanteren van financiële derivaten om een deel
van het renterisico af te dekken.
• Voor de kritieke processen en systemen beschikt
USG People over meerdere procesbrede beheersingsmaatregelen
om de interne beheersing te waarborgen.
Hierbij valt te denken aan verbandscontroles en
controletechnische functiescheiding en autorisatiematrices.
In 2008 zijn onder andere de volgende verbeteringen
doorgevoerd:
• Het aanscherpen van het kostenbeheer door invoering
van een USG People breed contract-managementsysteem,
waardoor meer grip ontstaat op inkoopcontracten.
• De effectuering van een ketenstructuur in Nederland,
waardoor activiteiten in front- en backoffice beter op
elkaar zijn afgestemd.
7
6