Jaarverslag 2009 - CBF

Bijlage 2 – Verantwoordingsverklaring
Scheiden van besturen, uitvoeren en toezicht
houden
Organisaties als Stichting Oxfam Novib hebben
gescheiden organen voor bestuur, uitvoering en toezicht.
Dit is geregeld in statuten, reglementen van directie en
Raad van Toezicht. Het bestuur en de Raad van Toezicht
zijn in de statuten gebonden aan de code ‘goed bestuur
voor goede doelen’, de zogenaamde code Wijffels.
Er zijn drie geledingen. De directie bestuurt de stichting.
De Raad van Toezicht denkt mee in de strategische
ontwikkeling van het beleid en adviseert de directie. De
Raad van Toezicht oefent toezicht uit op het gevoerde
beleid, de inhoudelijke en financiële resultaten van de
organisatie. De raad is verantwoordelijk voor het goed
functioneren van de directie.
vergadert minimaal zes keer per jaar. De reglementen
van directie en Raad van Toezicht regelen de
samenstelling en benoeming van leden van directie en
Raad van Toezicht. Nevenfuncties mogen niet leiden tot
belangenverstrengeling.
Jaarlijks beoordeelt de Raad van Toezicht het
functioneren van de directieleden. De
remuneratiecommissie van de raad bereidt de
beoordeling voor. Daarbij wordt de ‘feedback’-methode
gebruikt die in Oxfam Novib gangbaar is.
De Raad van Toezicht evalueert jaarlijks haar eigen
functioneren. De voorzitter bereidt dit voor, waarbij ook
de directie wordt geraadpleegd. De voorzitter ziet erop
toe dat de afspraken uit de evaluatie worden uitgevoerd.
De directie delegeert een aantal bevoegdheden aan de
middenmanagers. Zij adviseren de directie en zorgen dat
het vastgestelde beleid goed wordt uitgevoerd. Deze
delegatie is vastgelegd in het directiestatuut.
Oxfam Novib heeft vier afdelingen en drie stafbureaus.
De afdelingen zijn: Projecten, Campagnes,
Beleidsbeïnvloeding (voorheen Mondiale Strategieën en
Samenwerking) en Centrale Diensten. De stafbureaus
zijn: Communicatie, Quality & Control en Research &
Development. Er wordt gewerkt in een matrixstructuur
voor een aantal belangrijke thema’s te weten:
• Recht op duurzame middelen van bestaan
(programma 1)
• Recht op sociale basisvoorzieningen (programma 2)
• Recht op leven en veiligheid (programma 3)
• Recht op maatschappelijke en politieke participatie
(programma 4)
• Recht op identiteit (programma 5)
Afdelingen bestaan uit verschillende bureaus. Elke
afdeling heeft een managementteam dat bestaat uit de
hoofden van de bureaus en de directeur die
verantwoordelijk is voor de afdeling. In de
managementteams vallen besluiten, waarbij formeel de
bureauhoofden adviseren en de directeur beslist. De
directeur is verantwoordelijk voor de uitvoering van het
beleid van de afdeling.
De directie vergadert meestal eens per week, maar
minimaal eens per maand. De Raad van Toezicht
Effectiviteit en efficiëntie
‘Plan – do – check – act’ is de centrale gedachte in het
kwaliteitsbeheer. Het bedrijfsplan stelt doelen die na vier
jaar moeten zijn bereikt. Elk jaar worden die uitgewerkt in
het jaarplan. Voor de doelen uit het jaarplan en het
bedrijfsplan worden indicatoren vastgesteld, waaraan
kan worden getoetst hoe ver het staat met de uitvoering.
Hiervan is een ‘monitoringsprotocol’ gemaakt. Per jaar
wordt er per bureau in een contract vastgelegd wat de
indicatoren uit het jaarplan betekenen voor de subdoelen
van het betreffende bureau. Deze meetbare subdoelen
hebben de vorm van een ‘balanced scorecard’. Ook voor
de directie is er een balanced scorecard.
De voortgang op alle indicatoren en subdoelen wordt
bijgehouden in een ‘performance-registratiesysteem’.
Maandelijks komt er een voortgangsverslag wat betreft
de financiële indicatoren, en per kwartaal tevens voor de
inhoudelijke indicatoren. Zo kan er snel, zonodig per
bureau, worden bijgestuurd.
Na afloop van het jaar wordt aan de hand van het
monitoringsprotocol een ‘monitoringsrapportage’
opgesteld. Voor elke indicator staat daarin wat het
beoogde doel uit het bedrijfsplan is, wat in dit jaar bereikt
moet worden volgens het jaarplan, en wat het feitelijke
resultaat aan het eind van het jaar is. Ervaringen en
nieuwe inzichten kunnen leiden tot tussentijdse bijstelling
van de indicatoren en/of de geformuleerde doelstellingen.
120