Jaarverslag 2009 - CBF

Oxfam Novib laat regelmatig haar werk evalueren door
deskundigen van buiten. Dat gebeurt per kernland, per
rechtenprogramma, per grensoverschrijdend cluster of
per thema. Deze evaluaties komen op de website.
Partnerorganisaties schakelen externe deskundigen in
voor de evaluatie van grote projecten (meer dan 250.000
euro in één jaar of meer dan 500.000 euro voor een
project afkomstig van Oxfam Novib).
ISO 9001
Voor de hele organisatie (inclusief de veldkantoren) is
een systeem van procedures en werkinstructies van
toepassing op basis van de kwaliteitsnormen van ISO
9001:2000. Oxfam Novib controleert zelf op de naleving
(interne audit) en laat dat periodiek doen door het bureau
SGS (externe audits). Dit bureau heeft het ISO-certificaat
verleend. In de periodieke audits toetst SGS of aan de
voorwaarden van certificering wordt voldaan. De interne
en externe audits zorgen dat Oxfam Novib zich
doorlopend verbetert.
Strategic Portfolio Management (SPM)
Voor elk kernland heeft Oxfam Novib een strategienotitie
gemaakt, het Strategic Portfolio Management (SPM). De
notities zijn gebaseerd op een analyse van de armoede,
het krachtenveld van staat en bedrijfsleven en civil
society, de mogelijkheden van Oxfam Novib en
partnerorganisaties om een rol te spelen in dat
krachtenveld, en kansen en risico’s om resultaten te
boeken. Ook voor grensoverschrijdende clusters, het
wereldwijde werk van Oxfam Novib en het werk in
Nederland zelf is nu een SPM in de maak.
beoogde doelen. Aan de hand van de toolboxhandleiding
hebben een programmamedewerker, de financiële
medewerker en de partnerorganisatie onderling een
kritische dialoog. Op basis van het projectvoorstel en het
profiel van de partnerorganisatie schatten ze de kansen
dat de beoogde resultaten kunnen worden gehaald. Ook
bepalen ze welke risico’s er zijn die de doelen in de weg
kunnen staan. Ze wegen kansen en risico’s af. Tevens
wordt de organisatie van de partner getoetst op haar
bestuurlijke structuur en financiële capaciteit.
Vervolgens maakt de programmamedewerker een
verslag van het toolboxoverleg en doet zijn of haar team
een voorstel tot financiering aan het bureauhoofd.
Voor grotere projecten vraagt Oxfam Novib vooraf advies
aan de Programma Advies Commissie (PAC), waarin
externe deskundigen zitting hebben.
Als het besluit positief is, maken Oxfam Novib en de
partnerorganisatie afspraken over de rapportage, zowel
inhoudelijk als financieel. Voor grotere projecten is
jaarlijks een verklaring van een externe, geregistreerde
accountant nodig. Deze verklaring moet de hele
organisatie beslaan. De inhoudelijke rapportages van de
partner worden beoordeeld door de
programmamedewerker, de financiële rapportages door
de financieel medewerker.
Onze partners laten grotere projecten bij afloop
evalueren door een externe onafhankelijke deskundige.
Deze evaluatie zelf wordt weer beoordeeld door de
project- en de financiële medewerkers van Oxfam Novib.
De SPM’s bevatten de doelen die bedrijfsplan en
jaarplan stellen, uitgewerkt voor het betreffende land of
gebied. De SPM’s worden jaarlijks bijgewerkt, mede aan
de hand van ervaringen en evaluaties.
Mochten partners hun verplichtingen, bijvoorbeeld het
tijdig zenden van rapportages, niet nakomen dan
blokkeert bij Oxfam Novib automatisch de volgende
betaling aan deze partner.
KIC
Oxfam Novib maakt veel werk van uitwisseling van
ervaringen en kennis tussen partnerorganisaties en met
eigen medewerkers. Daarvoor is een digitale ‘Knowledge
Infrastructure with and between Counterparts’ (KIC)
opgezet. De KIC-portal is toegankelijk voor partners en
medewerkers. Ook anderen kunnen terecht op deze
kennisbank.
Toolbox
‘Toolbox’ is bij Oxfam Novib de naam voor de methode
waarmee partnerorganisaties worden geselecteerd en
hun financieringsaanvragen beoordeeld op basis van
analyses van kansen en risico’s voor het halen van de
Omgang met belanghebbenden
Oxfam Novib heeft in haar werk te maken met
verschillende belanghebbenden bij haar werk
(stakeholders):
• Partnerorganisaties: lokale organisaties die projecten
uitvoeren en door Oxfam Novib worden gesteund met
geld, kennis, netwerken, enzovoort
• Doelgroepen van lobby: politici, ambtenaren in
Nederland en bij de Europese Unie, en dergelijke
• Bedrijven waarmee Oxfam Novib relaties heeft over
maatschappelijk verantwoord ondernemen
• Leveranciers van Oxfam Novib
Bijlagen
121