Jaarverslag 2006, Politieacademie

Boardletter accountant : aanpak uitvoering aanbevelingen
De Boardletter van de accountant (november 2006) benoemde ook andere aandachtspunten.
Het CvB heeft eind 2006 vastgesteld hoe die aan te pakken. Het inhoudelijke accent zal liggen bij de
volledigheid van opbrengsten (ofwel het in beeld hebben van de verkopen), bij de inkoop - inclusief
Europees aanbesteden - bij de vaste activa en in geringere mate bij personeelsinformatie en beheer
van voorraden (met name van munitie). Voor ieder van de benoemde deelprocessen heeft het CvB
een directeur als eigenaar (en dus verantwoordelijke ten opzichte van het CvB) aangewezen, die met
een plan van aanpak inclusief een tijdsplanning komt. Iedere verantwoordelijke beantwoordt daarin de
vraag wat in dat proces precies moet worden verbeterd, hoe dat moet worden gedaan en wie daar
dan verantwoordelijk voor is. Achterliggende gedachte is al met al een andere, directere sturing van
de verbeteringen, door het rechtsreeks beleggen van verantwoordelijkheden bij individuele
proceseigenaren.
In 2005 / 2006 heeft de Politieacademie voor het eerst zelf de interne controle, voorafgaand aan de
jaarrekening 2005, uitgevoerd. Dit heeft dit keer in een vroeg stadium onvolkomenheden aan het licht
gebracht. In 2006 heeft de Politieacademie, in de aanloop naar de jaarrekening 2006, de afspraken
met de accountant over de eisen aan de informatie voor de controlewerkzaamheden nog verder
uitgewerkt en heeft de acties die uit de interne controle voortkomen nog meer dan voorheen
uitgevoerd vóór aanvang van de controle door de accountant.
VIP-project
Het VIP-project is ontstaan uit de behoefte om informatie over onder andere de studenten te
‘schonen’. Dit leek in eerste instantie een operationele ‘technische’ klus. Tijdens de uitvoering ervan is
vooral in 2006 is gebleken dat de oorzaak van de vervuiling deels gelegen is in gebrekkige uitvoering
(onvolledige procedures, gebrekkige afstemming tussen afdelingen, te laag functieniveau van
MICROS-gebruikers). Dit deel kon verholpen worden, waardoor de betrouwbaarheid van gegevens
sterk is verbeterd.
Een groter gedeelte van de data-vervuiling heeft organisatorische oorzaken, met name het ontbreken
van op het zogeheten “informatiedomein”. Om de tot nu bereikte resultaten ook te borgen, zullen er,
zo is de conclusie eind 2006, organisatorische aanpassingen nodig zijn.
Een ander organisatie-aspect is dat de tot nu toe uitgevoerde werkzaamheden een incidenteel
karakter hadden, zoals het inhalen van achterstanden, het wegwerken van onvolkomenheden in
gegevensbeheer, etc. Geleidelijk worden er onder het vaandel van het VIP-project steeds meer
werkzaamheden uitgevoerd die een structureel en blijvend karakter hebben: procesontwikkeling en –
beheer, gebruikersondersteuning- en opleiding, etc. Dit heeft geleid tot het inzicht dat langzamerhand
de tijd is aangebroken om de VIP-activiteiten in de staande organisatie te verankeren en te beleggen.
2. de hoofdlijnen van de jaarrekening 2006 (zie deel II van de jaarstukken)
Het boekjaar 2006 wordt afgesloten met een negatief resultaat van € 5,6 miljoen. Dit is € 6,0 miljoen
lager dan was begroot. In deze paragraaf wordt nader ingegaan op de oorzaken van dit verschil.
Overigens was in de managementrapportage 2 al een negatief resultaat van € 3,9 miljoen geraamd.
Voorziening extra cohort 2007
De Politieacademie heeft van het Ministerie van Binnenlandse zaken en Koninkrijkrelaties de
(taak)opdracht gekregen om een extra cohort van 557 bovenop de regulier bekostigde instroom van
2000 initiële studenten te verzorgen. Het ministerie heeft bepaald dat 50% van deze kosten zal
worden vergoed in de komende vier jaar. Voor de overige 50% is een voorziening gevormd ter hoogte
van € 8,1 miljoen. Deze voorziening is als buitengewone last in het jaarresultaat opgenomen.
Personele inzet
Het jaar 2006 stond in het teken van een toenemende vraag naar producten van de Politieacademie.
Daar waar in 2005 nog gekozen is om zoveel mogelijk uitvoering te geven aan de activiteiten met de
bestaande bezetting, is er in 2006 gekozen om fors te gaan werven. De formatie eigen personeel is
met 187,9 fte gegroeid van 1.315,5 fte aan het begin van 2006 tot 1.503,4 fte per 31-12-2006. Voor
een groot gedeelte was dit ook begroot. De kosten voor inhuur zijn met + 30% hoger uitgevallen dan
de begroting. Enerzijds werd een deel van het extra onderwijs verzorgd door gastdocenten en
29