Förstudie om e-arkiv och e-diarium, Bilagor - Riksarkivet

Dokumenttyp
Underlagsmaterial
Identitet/Dnr
RA 230-2010/3161
Status
Slutlig
Version
1.0
Sid
9 (80)
Versionsdatum
2010-12-13
Allmänna handlingar som inte tillhör ett ärende ska arkiveras så snart de har justerats av myndigheten
eller på annat sätt färdigställts. Handlingar som inte tillhör ett ärende ska arkiveras så snart de har
justerats av myndigheten eller på annat sätt färdigställts. När det gäller diarier och journaler samt
register och förteckningar som förs fortlöpande anses varje införd anteckning bli arkiverad i och med
att den har gjorts.
Regleringen i arkivlagen och arkivförordning är medieoberoende. De avser således även
upptagningar för automatiserad behandling (e-handlingar). Det betyder att uppgifter som tillförs en
databas av registerkaraktär (t.ex. ett system för ärendehantering) anses arkiverade i och med att de
förs in i registret. Handlingar av dokumenttyp som läggs in i ett system anses däremot arkiverade när
det ärende som de tillhör avslutas.
2.1.4 Handlingsbegreppet
2 kap. 3 § TF är genom anknytningen till begreppet allmän handling i arkivlagen utgångspunkt för
den offentliga arkivbildningen. I första stycket framgår att en handling är allmän om den förvaras hos
myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndigheten. I det andra stycket
framgår att en upptagning anses förvarad hos myndighet om den är tillgänglig för myndigheten med
tekniskt hjälpmedel som myndigheten själv utnyttjar för överföring i sådan form så att den kan läsas,
avlyssnas eller på annat sätt uppfattas.
Regeringen och riksdagen tog i samband med ändringar i 2 kap. 3 § TF (2003) ställning till att
begreppet handling fortfarande bör behållas som det centrala grundbegreppet. I förarbetena anförs att
det nu ter sig fullt naturligt att tala om elektroniska handlingar. Det sägs att den elektroniska
informationen i allt större utsträckning har blivit handlingsbaserad genom att traditionella handlingar
som är avsedda att ha ett bestämt fixerat innehåll skapas på elektronisk väg och lagras elektroniskt.
Handlingsbegreppet ansågs därför kunna användas på vilken ny teknik som helst som innehåller
funktioner för att lagra och bevara uppgifter.
Genom att insynen är kopplad till handlingar betonas att insynen omfattar uppgifter i en viss form
fixerade på ett visst medium. I förarbetena förekommer även uttrycket färdig handling i elektronisk
form och färdig elektronisk handling, varmed avses sådana elektroniska handlingar där utställaren
har gett dem ett bestämt, fixerat, innehåll som går att återskapa gång på gång. Färdiga elektroniska
handlingar som getts ett bestämt fixerat innehåll som går att återskapa gång på gång, t.ex. brev,
promemorior, protokoll och beslut i elektronisk form, ska därmed alltid kunna tillgängliggöras av
myndigheten. Exempel på vad som inte kan hänföras till kategorin färdig elektronisk handling anges
vara stora datoriserad myndighetsregister där uppgifterna skiftar och där viss information avses bli
sammanställd efter önskemål i enskilda fall.
De exempel på färdig handling som ges i propositionen ger intryck av att begreppet avgränsas till ett
dokumentbegrepp. Det kan därför vara lämpligt att påpeka att handlingsbegreppet är komplext och att
det som behandlas – om man ser till förarbetena som helhet - avser upptagningar av flera slag.
Regeringen uttrycker också medvetenhet om att det inte alltid går att dra en skarp gräns mellan
färdiga elektroniska handlingar och sammanställningar. Det har emellertid inte ansetts lämpligt att i
grundlagstext förtydliga var gränsen går. Ledning får istället, enligt propositionen, hämtas i
detaljerade arkivregler om hur allmänna handlingar i elektronisk form skall bevaras.
Det bör påpekas att det är Riksarkivets mening att typer av sammanställningar som görs regelmässigt
i en databas - med en enkel knapptryckning eller som sker automatiserat – bör bevaras så att de kan