Förstudie om e-arkiv och e-diarium, Bilagor - Riksarkivet

More documents

Recommendations

Info

Dokumenttyp Underlagsmaterial Identitet/Dnr RA 230-2010/3161 Status Slutlig Version 1.0 Sid 49 (80) Versionsdatum 2010-12-13 Med juridiska beroende avses påverkan i form av regelverk i lagar, förordningar, föreskrifter och allmänna råd. Det borde inte finnas några juridiska hinder för ett gemensamt ramverk för metadata. Däremot finns regler och allmänna råd om uppgifter som ska finnas om diarieförda handlingar och andra allmänna handlingar och som skulle kunna omsättas till metadata i ett ramverk. Här sammanfattas dessa: - Enligt 4 kap 1 § i Offentlighets- och sekretesslagen bör det framgå när uppgifter har tillförts en allmän handling och, om de har ändrats eller gallrats, vid vilken tidpunkt detta har skett. - Enligt 5 kap 1- 4 § i Offentlighets- och sekretesslagen ska allmänna handlingar registreras. Detta gäller för handlingar som innehåller sekretess och där undantag från registreringsskyldigheten inte finns. Även handlingar som inte innehåller sekretess registreras i myndigheternas diarier. Uppgifter som ska finnas på registrerade handlingar är datum när handlingen inkommit eller upprättats, diarienummer eller annan beteckning som handlingen fått vid registreringen, i förekommande fall uppgifter om handlingens avsändare eller mottagare samt i korthet vad handlingen rör. - Enligt 5 § första punkten i Arkivlagen ska myndigheterna vid registrering av allmänna handlingar ta hänsyn till registreringens betydelse för en ändamålsenlig arkivvård. - Enligt 6 kap. 3§ och 7 § Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1 ändrade RA-FS 2008:4) om arkiv hos statliga myndigheter, framgår att myndigheterna ska upprätta en klassificeringsstruktur och att denna bör användas som utgångspunkt vid registrering enligt Offentlighets- och sekretesslagen. Enligt 6 kap 16 § i samma föreskrift ska i arkivförteckningen finnas uppgifter om beteckning på handlingsslaget, namn på handlingsslaget, namn på ingående handlingstyper, handlingsslagets och de ingående handlingstypernas organisation, gallring, och sekretess. - I Riksarkivets allmänna råd (RA-FS 1997:5) om registrering lämnas grundläggande regler om hur registreringen kan organiseras genom beteckningar i registret, planer som stöd för registreringen och om ändringar i registret. 6.3 VAD SKA VÅRA SLUTSATSER LEDA TILL? Rekommendera att ett e-ramverk tas fram utifrån de standarder som redan finns med nationella anpassningar. Detta är inget som måste utredas från grunden utan snarare värderas och beslutas eftersom standarder finns, jmf exempelvis metadata kring vårdinformation inom landstingsområdet. Sedan utgår man från det utarbetade ramverk och tar fram tillämpningsanvisningar för myndigheterna. Jämför med Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) arbete med Ledningssystem för informationssäkerhet (LIS), ISO 27 000, och tillämpningsanvisningarna Basnivå för informationssäkerhet (BITS) 37. Ett ramverk kommer behöva uppdateras och uppgraderas med tillägg och för detta behövs en förvaltning, se ovan. Man bör göra en test i form av pilot genom att ta in dokument från flera myndigheter och se om det fungerar i en liten skala. Validering och konvertering av dokument bör kunna tillhandahållas som en tjänst och inkluderas i edelegationens tjänstekatalog. Jämför W3C:s öppna validering av HTML-kod som anger om denna 37 Se vidare Myndigheten för samhällsskydd och beredskap på www.msb.se (20101202)
Dokumenttyp Underlagsmaterial Identitet/Dnr RA 230-2010/3161 Status Slutlig Version 1.0 uppfyller regelverket och ger varningar av olika tyngd. Även migrering kan komma att tillhandahållas som tjänst Sid 50 (80) Versionsdatum 2010-12-13 Rent konkret kan ramverket definieras som en uppsättning funktionella krav som kan valideras mot utarbetade XML-scheman, vilka kan laddas ner av dem som ska använda den. E-ramverket ska inte vara bindande men det ska finnas ekonomiska incitament att implementera ramverket. Om handlingarna ”taggats” enligt ramverket blir det billigare att leverera till och hanteras av arkivmyndighet, vilket bör avspeglas i priset för att utnyttja arkivläggningstjänsten. Detta kan jämföras med handlingar som inkommer ordnade och förtecknade och handlingar som kommer in oordnade när det gäller pappershandlingar. E-ramverkets efterlevnad kontrolleras bäst vid Arkivmyndighetens tillsyn i samråd med Riksrevisionen och inte genom certifiering av system. Certifiering av programvaror skulle dock kunna vara en fördel, även om processen inte får bli för komplicerad. En certifierad programvara innebär i sig dock inte att standarden följs inom verksamheten. För detta krävs även implementering och utbildning av personal. 6.4 GENOMFÖRANDEPLAN Genomförandet av samtliga delarna av e-arkiv och e-diarium bör delas upp. E-arkiv kommer att ta fram en arkitektur och det arbetet bör ske samtidigt som framtagandet av e-ramverket eftersom byggandet av själva e-arkivet behöver e-ramverket för att kunna fullföljas. Steg -1 Utse projektledare. Verksamhetsplanering. Steg 0 Ta fram termer och begrepp. Använd befintliga informationsmodeller och begreppsmodeller och ensa dem. Steg 1 Identifiera relevanta standarder och ta fram nationella anpassningar av en grunduppsättning av dataelement, varvid juridiska aspekter och relevans behöver beaktas. En förankring hos myndigheterna måste ske. Relevanta testdata i mindre omfattning; fem dokument, fem registratorsärenden och fem verksamhetsärenden behöver tas fram så att modell, ramverk och resultat kan testas. Konkordans måste tas fram för samtliga använda system. Denna uppgift gör att man kan konstatera vilka element som behöver myndighetsanpassning. Man behöver i denna del blanda in olika kompetenser men det är i första hand inte en teknisk uppgift utan handlar mer om informationsinnehållet. Steg 2 Pilotprojekt på en eller flera (fåtal) myndigheter genomförs. Där kontroll av e-ramverkets bas och kärna genomförs och eventuella förändringar kan ske. Steg 3 Publicering och implementering, förvaltare utses, marknadsföring och utbildning. Genomförs i projektform.
Page 1 and 2: Förstudie om e-arkiv och e-diarium
Page 3 and 4: Innehållsförteckning Dokumenttyp
Page 5 and 6: Dokumenttyp Underlagsmaterial Ident
Page 7 and 8: 2. LAGAR OCH FÖRORDNINGAR Dokument
Page 27 and 28: 4. E-DIARIUM - E-REGISTRERING 4.1 U
Page 49: Dokumenttyp Underlagsmaterial Ident
Page 75 and 76: 9.1.3 Aktuellt tjänsteutbud Dokume

Förstudie om e-arkiv och e-diarium, Bilagor - Riksarkivet

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?