Förstudie om e-arkiv och e-diarium, Bilagor - Riksarkivet

Dokumenttyp
Underlagsmaterial
Identitet/Dnr
RA 230-2010/3161
Status
Slutlig
Version
1.0
Sid
37 (80)
Versionsdatum
2010-12-13
SB. Detsamma gäller för system som avropas inom ramen för Kammarkollegiets nyligen
upphandlade ramavtal ”E-förvaltningsstödjande tjänster” – de krav på SB som legat till grund för
upphandlingen underlättar men kommer inte i sig att medföra en standardisering inom området.
Syftet med införandet av system för bevarande har i samtliga fall haft en verksamhetsnytta i fokus,
där tillgång till information som återsöks mindre frekvent och försök till reducering av
pappershandlingar betonas. Noterbart är att system för bevarande inte ses som en säker slutförvaring
med död information utan som en del av som en del av myndigheternas informationsförsörjning.
Informationen återanvänds även om den inte uppdateras. Informationen kan dessutom behöva
användas av andra intressenter än den egna verksamheten. Villkor kan ändras även för information
som inte längre är aktiv – t.ex. när en person med uppgifter i systemet ges skyddad identitet.
De flesta myndigheter som har infört system för bevarande har också kravställt dem med perspektivet
att de elektroniska handlingar som förvaras i dem ska vara tillförlitliga, autentiska, åtkomliga och
läsbara också efter det att de inte längre behöver finnas i produktionssystemen. Detta innebär bl.a. att
de har format och filstrukturer som är acceptabla ur ett bevarandeperspektiv, samt att ingående
uppgiftsmängder och handlingar är försedda med metadata som främjar åtkomst och autenticitet.
Typiskt sett har systemen funktioner som möjliggör återsökning, tillhandahållande och kontroll av
autenticitet m.m.
Mellanlagringslösningar
De erfarenhetsutbyten som genomförts har visat att flera myndigheter också har valt att införa
lösningar för e-lager, mellanlagring, kopplade till system för bevarande. Syftet har ofta varit att
avlasta verksamhetssystem och säkra informationen. Behovet kan antas vara kopplat till storlek på
myndighet och informationsmängd men handlar till stor del om val av arkitekturell lösning.
Förstudiens erfarenhet är att dessa mellanlagerlösningar” kan ha ett stort värde så länge
informationen behöver vara åtkomliga med de filformat och strukturer som gör dem hanterbara i
verksamhetssystemen. Efter diskussioner är det dock vår bedömning att behovet av generella
lösningar och specifikationer för e-lagerlösningar är litet. Behoven är olika hos olika myndigheter
och de lösningar som införts är alltför kopplade till verksamhetssystemen för att underlätta senare
införanden av system för bevarande.
5.1.4 Överväganden om standardisering av system för bevarande som tjänst
I statskontorets rapport 2003:107 pekades alltså sju områden ut som borde prioriteras beträffande
myndigheternas arbete med e-arkivering. I Riksarkivets rapport från 2008-12-11 behandlades
områdena normering och vägledning. Nu bör tiden vara mogen att också behandla områdena teknisk
normering, standardisering och pilotprojekt. Som framgår av tidigare avsnitt är de SB som utvecklats
mycket likartade vad gäller grundläggande funktioner. Det bör därmed vara möjligt att föra arbetet
med SB vidare genom att inte bara fastställa allmänna principer utan också ta steget till att fastställa
en standard eller förvaltningsgemensam specifikation för SB som gör att ett SB kan erbjudas som
tjänst och som gör olika SB inbördes kompatibla. Det som krävs är standardisering på följande
områden:
- Det måste definieras ett standardiserat tjänstebaserat gränssnitt för SB. Tjänster i detta
sammanhang kan förstås som webservices definierade enligt riktlinjerna från
tjänstekatalogprojektet.
- Det måste definieras vilka kommunikationssätt som ska vara möjliga. Även detta bör ske i
samarbete med tjänstekatalogprojektet.