Förstudie om e-arkiv och e-diarium, Bilagor - Riksarkivet

More documents

Recommendations

Info

Dokumenttyp Underlagsmaterial Identitet/Dnr RA 230-2010/3161 Status Slutlig Version 1.0 Sid 15 (80) Versionsdatum 2010-12-13 beslut av eller samråd med Riksarkivet. Elva av dessa har avgränsats till att bevarande får ske för historiska, statistiska eller vetenskapliga ändamål. 2.1.10 Överlämnande I 9 § arkivlagen regleras huvudsakligen arkivmyndighets rätt att ta över arkivmaterial från en myndighet och att hela ansvaret för det materialet då övergår till arkivmyndigheten. I propositionen redogjordes även för synen på arkivmyndigheternas depåuppgift, dvs. att ta emot material för slutlig förvaring. När materialet har uppnått en viss ålder och insynsintresset och myndigheternas informationsbehov avklingat ersätts dessa behov av ett historiskt forskningsintresse. (Prop. 1989/90:72 s. 35) I 12 § arkivlagen regleras att en statlig myndighet, vid sidan av verkställande av föreskriven gallring, överlämnande till arkivmyndighet och återställande av lånade handlingar, inte får avhända sig allmänna handlingar utan särskilt författningsstöd eller särskilt beslut av regeringen. Arkivet från en verksamhet som flyttas får som regel föras över till den myndighet som ska svara för verksamheten i fortsättningen. Den nya myndigheten svarar därmed också för det överförda arkivmaterialet. Om en viss verksamhet avvecklas men myndigheten finns kvar blir arkivet efter den avvecklade verksamheten naturligen kvar hos den arkivbildande myndigheten. Det är först i fallet när en myndighet läggs ned och verksamheten upphör att vara offentlig myndighetsuppgift som situationen blir en annan. Då överlämnas arkivet enligt huvudregeln till en arkivmyndighet. (Prop. 1989/90:72 Arkiv m.m. s. 56) En myndighet som övertar handlingar från en annan myndighet får inte blanda samman handlingarna med det egna arkivet. Den övertagande myndigheten kan dock om särskilda skäl finns få införliva vissa handlingar med det egna arkivet. Riksarkivet föreskriver om överlämnande och beslutar även i vissa fall om införlivande av handlingar. I 9 kap. 1 § RA-FS 1991:1 har en del förfaranderegler utfärdats. Av 7 kap. Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2009:1) om elektroniska handlingar finns bestämmelser om överlämnande till arkivmyndighet eller annan myndighet. Av reglerna framgår att det i god tid innan överlämnandet fordras samråd med arkivmyndigheten. Elektroniska handlingar som överlämnas till arkivmyndighet ska ha en teknisk profil som överensstämmer med de tekniska kraven i RA-FS 2009:2. 2.1.11 Överföring av sekretess Huvudregeln i 8 kap. 1 § OSL är att sekretess gäller mellan myndigheter eller verksamhetsgrenar. Vid ett eventuellt överlämnande av allmänna handlingar till annan myndighet måste sekretessprövning ske. Detsamma gäller vid utlån eller kopiering av allmänna handlingar. Någon generell bestämmelse om överföring av sekretess finns inte i sekretesslagen. En förutsättning för att sekretessen ska följa uppgifter är om en särskild regel kan åberopas. En sådan regel avser regeringen, riksdagen, JO och JK och i domstolarnas rättskipande verksamhet. I 11 kap. OSL regleras överföring av sekretess vid tillsyn och revision, disciplinansvar m.m., för forskningsverksamhet och arkivmyndigheter och vid avtalsförhandlingar m.m. Överföringen av sekretess till arkivmyndigheter omfattar även förvaring av allmänna handlingar hos enskilda organ. Det har påpekats att det ibland är ett problem att det inte alltid är möjligt att lämna uppgifter från en arkivmyndighet tillbaka till den myndighet som har levererat in arkivmaterial, t.ex. om sekretessen är
Dokumenttyp Underlagsmaterial Identitet/Dnr RA 230-2010/3161 Status Slutlig Version 1.0 Sid 16 (80) Versionsdatum 2010-12-13 absolut och den s.k. generalklausulen inte är tillämplig (SOU 2003:99 del 1. s. 214). Det har även i 11 kap. 4 § OSL om direktåtkomst reglerats att om en myndighet har elektronisk tillgång till en annan myndighets upptagning för automatiserad behandling och om uppgift i denna upptagning är sekretessbelagd hos den andra myndigheten, gäller sekretessen också hos den mottagande myndigheten. Regler om överföring av sekretess finns dock även i andra bestämmelser. Den s.k. generalklausulen återfinns i 10 kap. 27 § OSL. Av första stycket framgår att sekretessbelagd uppgift får lämnas till myndighet om det är uppenbart att intresset av att uppgiften lämnas ut har företräde framför det intresse som sekretessen ska skydda. I det andra stycket har vissa specifika undantag reglerats för uppgifter i vissa verksamheter och register. Därutöver har generella undantag reglerats med innebörden att ett utlämnande inte får strida mot lag eller förordning eller föreskrift som har meddelats med stöd av personuppgiftslagen. Av kommentarer till bestämmelsen dras slutsatsen att den senare innebär ett minskat utrymme för myndigheternas uppgiftslämnande med stöd av generalklausulen. Däremot berörs inte utlämnandet till allmänheten, eftersom förhållandet till offentlighetsprincipen har reglerats särskilt i personuppgiftslagen. Av 40 kap. 5 § OSL framgår att sekretess gäller i verksamhet för enbart teknisk bearbetning eller teknisk lagring för någon annans räkning av personuppgifter som avses i personuppgiftslagen för uppgift om enskild personliga eller ekonomiska förhållanden. Av kommentarer till bestämmelsen framgår att teknisk bearbetning avser t.ex. att myndighet överför text till ett datormedium och teknisk lagring åsyftar t.ex. lagring av information på datormedium. Vidare framgår att personuppgifter som förvaras hos en arkivmyndighet normalt inte kan anses tekniskt lagrade för någon annans räkning.
Page 1 and 2: Förstudie om e-arkiv och e-diarium
Page 3 and 4: Innehållsförteckning Dokumenttyp
Page 5 and 6: Dokumenttyp Underlagsmaterial Ident
Page 7 and 8: 2. LAGAR OCH FÖRORDNINGAR Dokument
Page 15: Dokumenttyp Underlagsmaterial Ident
Page 27 and 28: 4. E-DIARIUM - E-REGISTRERING 4.1 U
Page 67 and 68:
Dokumenttyp Underlagsmaterial Ident
Page 69 and 70:
Page 71 and 72:
Page 73 and 74:
Page 75 and 76:
9.1.3 Aktuellt tjänsteutbud Dokume
Page 77 and 78:
Page 79 and 80:
Page 81 and 82:
show all

Förstudie om e-arkiv och e-diarium, Bilagor - Riksarkivet

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?