Förstudie om e-arkiv och e-diarium, Bilagor - Riksarkivet

More documents

Recommendations

Info

Dokumenttyp Underlagsmaterial Identitet/Dnr RA 230-2010/3161 Status Slutlig Version 1.0 Sid 27 (80) Versionsdatum 2010-12-13 tagit sig uttryck i informations-, process- och referensmodeller. Både Statskontoret och Verva publicerade t.ex. rapporter med analyser om potentialer för effektivisering genom automatiserad ärendehantering 24 . Begreppsbildningen inom området är diffus. Statskontoret har konstaterat att begreppet diarium kan avse ”allt från ett mycket enkelt register till ett omfattande ärendehanteringssystem” 25. Begreppet diarium används inte i lagstiftningen, utan reglerna om registreringen av allmänna handlingar är generella och inte avgränsade till de handlingar som hanteras i ett s.k. diarium. Engelskans begreppspar ”document management” respektive ”records management” ges sällan någon åtskillnad på svenska. Records management har i den svenska översättningen av ISOstandarden getts benämningen dokumenthantering 26. Ett på svenska mer adekvat begrepp är ärendehantering. Följande ärendeprocessmodell kan ses som ett exempel på en generell modell för ärendeprocessen 27. Den generella ärendehanteringsmodellen Fig. 3 Den generella ärendehanteringsmodellen Denna process och de aktiviteter den inbegriper behöver ha stöd i ett ärendehanteringssystem. Av processbilden framgår inte behoven av dokumenthantering tydligt. De kan t.ex. avse att i ärendehanteringssystemet kunna välja mallar för olika dokument inom ramen för ett specifikt ärende 24 Potential för inre effektivisering av offentlig förvaltning genom automatiserad elektronisk ärendehantering, Statskontoret 2004:30; Effektivisera genom att automatisera ärendehanteringen, Verva 2006:03 25 Diarier på Internet, Vägledning för myndigheter, Statskontoret, odat., s. 4 26 SS-ISO 15489-1 Dokumentation – Dokumenthantering (Records Management), Del1: Allmänt, SIS 2002 27 Potential för inre effektivisering av offentlig förvaltning genom automatiserad elektronisk ärendehantering, Statskontoret 2004:30; Effektivisera genom att automatisera ärendehanteringen, Verva 2006:03
Dokumenttyp Underlagsmaterial Identitet/Dnr RA 230-2010/3161 Status Slutlig Version 1.0 Sid 28 (80) Versionsdatum 2010-12-13 som innebär att dokumentet automatiskt ges registreringsnummer, versionsnummer, datum och handläggare. Först när dokumentet är klart för att upprättas blir det allmän handling och ingår då i ärendehanteringssystemet. Gallring, som inte ingår som en aktivitet i processbilden, är en viktig funktion i hanteringen av etjänster eftersom den håller kostnader för arkivering nere och för att det finns regler om gallring som måste följas. Den senaste beräkningen av gallringseffektiviteten som genomfördes i Sverige var i mitten av 1980-talet. Då uppskattades gallringseffektiviteten till 80 %. Vid senare års överläggningar med de nordiska riksarkiven i denna fråga förefaller den relationen fortfarande vara ett rimligt antagande, dvs. ca 20 % av arkivbildningen bevaras för att uppfylla de olika ländernas arkivlagars ändamål. 4.2.2 Publicering på webben I förstudien har framkommit att många myndigheter, framför allt kommunala, presenterar sina diarier på sina webbplatser. Det har även genom informationsutbyte med det norska riksarkivet framkommit att det i Norge finns en för ett femtiotal myndigheter gemensam ärendeportal på webben. En sådan lösning för svenskt vidkommande avvisade Statskontoret i sin rapport om diarier på internet motiverad av integritetsskäl. Denna ståndpunkt delas även av Datainspektionen 28 . I förstudien har det även framförts ett varnande exempel från Estland där man började med att presentera sina register på webben utan att ha förberett detta med krav för ärendehanteringen, vilket skapade en hel del förvirring och merarbete. 4.2.3 Upphandling av ärendehanteringssystem Avrop och upphandling av dokument- och ärendehanteringssystem synes inte tidigare ha styrts av kravspecifikationer, i vilka lämpliga krav på funktioner och metadataelementtyper där legala krav samt verksamhets- och arkivbehov har integrerats, för att genomföra en sådan automatiserad ärendehantering som har påtalats av flera. Att implementering av funktioner för ärendehantering ofta har överlåtits till leverantören av sådana system är en synpunkt som delas i förstudien. Och att i en sådan implementering ta hänsyn till bl.a. arkiv- och verksamhetsbehov fordrar som regel fördyrande tillägg i form av funktionaliteter och möjligheter till metadatamärkning har omvittnats i behovsinventeringen som har genomförts. Kammarkollegiet har nyligen avslutat en ramavtalsupphandling avseende e-förvaltningsstödjande tjänster grupperade i kontaktstödjande, verksamhetsstödjande och infrastrukturella tjänster. Av de normativa specifikationerna för upphandlingen framgår de styrande specifikationerna SHS 1.2 och OSIF 2.0. Vidare anges att författningar inom området ska följas och särskilt nämns OSL, PuL, Säkerhetsskyddslagen, Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps föreskrifter om statliga myndigheters informationssäkerhet, Förordningen om statliga myndigheters riskhantering och RA-FS 2009:2. Rekommenderade specifikationer är ett antal standarder om ledningssystem för tjänster och informationssäkerhet, ergonomi och Open Archival Information System reference model 29. De etjänster som ingår i verksamhetsstödjande tjänsteprofil är de följande: 1. Publicering/portal 2. Mottagning och utskick, integration 28 Personregistrering i Sverige, Datainspektionen informerar, Reviderad i februari 2009, s. 5 f. 29 Kammarkollegiet, Dnr 93-69-09, FFU:205, E-förvaltningsstödjande tjänster 2010, Bilaga A4 Normativa specifikationer
Page 1 and 2: Förstudie om e-arkiv och e-diarium
Page 3 and 4: Innehållsförteckning Dokumenttyp
Page 5 and 6: Dokumenttyp Underlagsmaterial Ident
Page 7 and 8: 2. LAGAR OCH FÖRORDNINGAR Dokument
Page 27: 4. E-DIARIUM - E-REGISTRERING 4.1 U
Page 75 and 76: 9.1.3 Aktuellt tjänsteutbud Dokume
Page 79 and 80:
Dokumenttyp Underlagsmaterial Ident
Page 81 and 82:
Dokumenttyp Underlagsmaterial Ident
show all

Förstudie om e-arkiv och e-diarium, Bilagor - Riksarkivet

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?