Förstudie om e-arkiv och e-diarium, Bilagor - Riksarkivet

Dokumenttyp
Underlagsmaterial
Identitet/Dnr
RA 230-2010/3161
Status
Slutlig
Version
1.0
Sid
39 (80)
Versionsdatum
2010-12-13
I linje med ovanstående är det vår uppfattning att benämningen System för bevarande ska bytas ut
mot System för långsiktig informationsförsörjning (SLI) och vi använder i följande text detta begrepp
i stället för System för bevarande.
5.2.2 Standardisering och kompabilitet
Förstudien utforskar inte tidigare okänd mark. Som redovisas i avsnitt 5.1.1 så är frågan är grundligt
utredd sedan tidigare och problembilden är känd. Det finns också sedan tidigare en god bild av vilka
krav som bör ställas på ett SLI, se 5.1.2 ovan. Vad som saknas är dock ett samlat grepp vad gäller
implementation av lösningar. En slutsats vi drar är att tiden nu är mogen att också behandla de
områden som Statskontoret pekade ut i sin rapport 2003:107 och som Riksarkivet valde att inte
fokusera på i rapporten från 2008, nämligen teknisk normering, standardisering och pilotprojekt.
I förstudien har en nulägesbild av befintliga implementerade lösningar kunnat göras. Gemensamma
nämnare för dessa system är att merparten av dessa system (åtminstone till stora delar) uppfyller de
krav som ställs på ett SLI och samtliga följer i stora drag OAIS-modellen. En annan gemensam
nämnare är dock att en utmärkande faktor för dessa system är att de är myndighets- eller
leverantörsspecifika. Med andra ord är systemen, trots att utvecklingen av dem har utgått från samma
principer och modeller, inte inbördes kompatibla och uppfyller inte krav på systemoberoende.
Den slutsats som förstudien drar utifrån detta är att en standard eller förvaltningsgemensam
specifikation för SLI bör göras. En sådan specifikation bör innehålla gemensamma modeller för
metadata och gränssnitt och styrning av en ”basnivå” utifrån minsta gemensamma nämnare för SLI.
En standardisering av en basnivå för SLI skapar förutsättningar för kompabilitet mellan olika SLI och
möjliggör därmed också att SLI ska kunna erbjudas som tjänst.
Förstudiens arbetsgrupp har kommit till slutsatsen att det skulle vara möjligt att uppnå en rad fördelar
med en standardisering av SLI som tjänst. De viktigaste fördelarna skulle vara följande:
- En förvaltningsgemensam specifikation för SLI skulle ge bättre möjligheter att återutnyttja
information i förhållande till helt myndighetsspecifika lösningar för långsiktigt bevarande.
Verksamhetssystem skulle också kunna tillgodose flertalet SLI-krav redan från början.
- Möjlighet att migrera data från ett SLI till ett annat. Även SLI kommer att blir föråldrade och
behöva bytas ut. Då måste migrering av data kunna ske. Det kommer också att förekomma att
myndigheter slås samman, eller delas, och då måste data kunna flyttas från ett SLI till ett annat.
- Möjlighet för en myndighet att ansluta sig till en SLI-tjänst som erbjuds av en annan myndighet
eller ett företag. Detta skulle radikalt minska de egna kostnaderna eftersom behovet att utveckla
en egen skräddarsydd lösning bortfaller.
- En etablerad specifikation gör det möjligt för leverantörer av verksamhetssystem att utveckla
exportmoduler för att överföra data till SLI. I dag utgörs en stor andel av kostnaden för att
införa SLI av utveckling av export- och paketeringsfunktioner för de olika verksamhetssystem
som ska anslutas till den valda SLI-lösningen.
- En specifikation skulle också göra det möjligt att utveckla generella paketeringsverktyg som
skulle kunna användas för att paketera data för överföring till SLI. Sådana generella verktyg
kan användas för att paketera sådan information som inte kommer från centrala
verksamhetssystem, som exempelvis ljud- och videofiler mm.
- En specifikation skulle också radikalt förenkla överföring av data till arkivmyndighet.