Förstudie om e-arkiv och e-diarium, Bilagor - Riksarkivet

More documents

Recommendations

Info

Dokumenttyp Underlagsmaterial Identitet/Dnr RA 230-2010/3161 Status Slutlig Version 1.0 Sid 69 (80) Versionsdatum 2010-12-13 • Personer som i sitt privatliv har kontakt med offentlig sektor och som använder offentliga tjänster och därigenom själva skapar eller behöver ta del av offentlig information • Personer som i sitt privatliv har kontakt med myndigheter och som påverkas av myndighetsbeslut gällande egna personliga förhållanden • Personer som i andra roller önskar ta del av eller använda verksamhetsinformation i form av allmänna handlingar eller data tillkommen i offentlig verksamhet 8.3.4 Nyttovärdering Nyttokalkyl och penganalys bör göras under projektet vid två tillfällen. Dels under den inledande fasen i syfte att stödja projektet i att säkra att systemen för e-diarium och e-arkiv utformas så att förväntade nyttoeffekter uppstår. Dels under den avslutande fasen i syfte att motivera och stärka viljan att ansluta, dvs. att användas för att påvisa nytta och effektiviseringspotential för anslutande verksamhetsprocesser när ansvariga för e-arkiv och e-diarium arbetar med anslutningar. 8.3.5 Övriga faktorer För ett genomförande av idén talar flera faktorer • Det finns en stark politisk vilja att realisera e-förvaltning i praktisk tillämpning med interaktiva e-tjänster över hela offentlig sektor • Den digitala miljön medger att information kan göras tillgänglig och användbar på ett sätt som inte är möjligt på annat sätt • Det finns förväntan att den offentliga sektorn ska vara enkelt tillgänglig genom e-tjänster och det gäller i hög grad tillgång till tillförlitlig information • Brist på samordning, såväl teknisk som organisatorisk skapar idag problem både inom offentlig sektor och i kontakterna med privatpersoner och näringsliv • Det finns krav från EU att näringslivet ska ha tillgång till offentlig information för vidareförädling och affärsnytta 8.3.6 Nollalternativ Konsekvenser av att inte genomföra projektet kan bli • Varje verksamhet inom offentlig sektor kommer att söka lösa problem på egen hand, genom att skapa egna e-diarier, dokument- och ärendehanteringssystem och e-arkiv till höga kostnader • Informationskvaliteten kommer att bli varierande då många kommer att ha informationen kvar i verksamhetssystemen, vilket medför osäker informationskvalitet och högre kostnader • Problemen med brist på teknisk och organisatorisk samordning kvarstår med konsekvenser i form av att både handläggare och privatpersoner/näringsliv lägger mer tid på varje ärende av, osäker eller sämre beslutskvalitet pga. brist på enkel tillgång till tillförlitlig informations inför beslut
Dokumenttyp Underlagsmaterial Identitet/Dnr RA 230-2010/3161 8.4 OMFATTNING OCH ANDRA EXEMPEL 8.4.1 Omfattning Status Slutlig Version 1.0 Sid 70 (80) Versionsdatum 2010-12-13 Ett genomförande är komplext med ett omfång om hela offentlig sektor. Det kräver att verksamhetsprocesser utvecklas och anpassas (standardiseras) till de krav som e-diarium och e-arkiv ställer, det gäller varje process som ansluts till systemet. I arbetet ingår därför att utarbeta stöd för verksamheters processutveckling. Det kräver också standardisering av beskrivningar och begrepp. Det är sannolikt minst lika omfattande som den som rör teknik och system. 8.4.2 Benchmarking Liknande projekt har genomförts exempelvis i Stockholms stad och Stockholms läns landsting, men skalan är inte jämförbar. Likheten består i att det inom Stockholms stad finns en varietet av organisationsformer och verksamheter. Inom staden finns också verksamhetsprocesser som är anknutna till varandra över organisationsgränser. Andra exempel finns på e-arkiv som är i drift, vanligen har de ett mer avgränsat omfång, t.ex. att man enbart tar emot handlingar för långtidsbevarande, dvs. att gallring inte görs i e-arkivsystemet, och först efter ett bestämt antal år eller att verksamheten är avgränsad inom ett eller några få områden. 8.5 FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR ATT NÅ FRAMGÅNG OCH AVSEDD NYTTA Resultatet bör säkras genom • en fördjupad studie av anknutna verksamhetsprocesser • en fördjupad studie av hur den presenterade konceptuella lösningen fungerar i de här presenterade sambanden över organisationsgränser över hela offentliga sektorn • att låta utgångspunkten för de fördjupade studierna ovan vara användarnas och informationens användning och användbarhet idag, i morgon och i framtiden. • En fördjupad studie av projektets omfattning och etappuppdelning • Kontinuerlig fokus på tid, resultat och kostnad under hela projektet • Oberoende kvalitetsgranskning av såväl projektgenomförande som projektresultat under pågående projekt Projektresultatets användning bör säkras genom att • Involvera flera piloter som representerar olika behov/möjligheter inom e-diarium och earkivsystemen, de ger både goda exempel efter implementering och ger möjlighet att justera lösningar under projektets gång • Genom öppen kommunikation under hela projektet skapa beredskap för e-diarium och earkivtjänsterna, och nyfikenhet och vilja att ansluta • Genom tydligt uttalat politiskt stöd och erforderliga politiska beslut
Page 1 and 2:
Förstudie om e-arkiv och e-diarium
Page 3 and 4:
Innehållsförteckning Dokumenttyp
Page 5 and 6:
Dokumenttyp Underlagsmaterial Ident
Page 7 and 8:
2. LAGAR OCH FÖRORDNINGAR Dokument
Page 9 and 10:
Page 11 and 12:
Page 13 and 14:
Page 15 and 16:
Page 17 and 18:
Page 19 and 20: Dokumenttyp Underlagsmaterial Ident
Page 27 and 28: 4. E-DIARIUM - E-REGISTRERING 4.1 U
Page 69: Dokumenttyp Underlagsmaterial Ident
Page 75 and 76: 9.1.3 Aktuellt tjänsteutbud Dokume
show all

Förstudie om e-arkiv och e-diarium, Bilagor - Riksarkivet

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?