Förstudie om e-arkiv och e-diarium, Bilagor - Riksarkivet
Förstudie om e-arkiv och e-diarium, Bilagor - Riksarkivet
Förstudie om e-arkiv och e-diarium, Bilagor - Riksarkivet
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
Dokumenttyp<br />
Underlagsmaterial<br />
Identitet/Dnr<br />
RA 230-2010/3161<br />
Status<br />
Slutlig<br />
Version<br />
1.0<br />
Sid<br />
35 (80)<br />
Versionsdatum<br />
2010-12-13<br />
SB ska ha en integrerad loggningsfunktion s<strong>om</strong> registrerar sådana händelser s<strong>om</strong> är av betydelse för<br />
elektroniska handlingarnas autenticitet <strong>och</strong> bevarande, till exempel kontroller s<strong>om</strong> görs. I anslutning<br />
till loggningsfunktionen bör det också finnas en statistikfunktion.<br />
Administration<br />
SB ska ha en integrerad administrationsfunktion s<strong>om</strong> möjliggör kontinuerliga kontroller av de<br />
elektroniska handlingarna med tillhörande dokumentation. Det ska även finnas rutiner för att ändra<br />
konfigurationen av systemet <strong>och</strong> behörighetsvillkor för uppgifter i det.<br />
Export <strong>och</strong> migrering<br />
SB ska ha en integrerad export/migreringsfunktion s<strong>om</strong> möjliggör att elektroniska handlingar s<strong>om</strong><br />
bevaras kontinuerligt kan överföras till nya SB samt överlämnas till <strong>arkiv</strong>myndighet. Någon<br />
oreglerad gallring får inte ske vid denna överföring. Vidare ska kopplingar till dokumentation<br />
bibehållas. De uppgifter i SB s<strong>om</strong> registreras i samband med till exempel loggning ska kunna<br />
överföras till format för bevarande utan att kopplingar till de elektroniska handlingarna gallras.<br />
Gallring av handlingar i SB<br />
SB kan användas för att hantera gallringsbara elektroniska handlingar under den tid de ska bevaras,<br />
dock under förutsättning att bevarandet säkerställs för de allmänna handlingar s<strong>om</strong> ska bevaras. Vid<br />
överföring till bevarande kan det beträffande vissa typer av elektroniska handlingar ske förändringar i<br />
strukturen av den ursprungliga elektroniska handlingen, till exempel från SQL-server till textfil. Om<br />
denna förändring innebär gallring kan det krävas beslut eller föreskrift från Riks<strong>arkiv</strong>et. Om<br />
ändringar måste gen<strong>om</strong>föras i de elektroniska handlingarna s<strong>om</strong> är överförda till bevarande ska de<br />
ursprungliga uppgifterna bevaras tillsammans med de ändrade elektroniska handlingarna.<br />
5.1.3 Problembilden - arbetsgruppens erfarenheter<br />
Inledning<br />
Arbetsgruppen har tagit del av många synpunkter runt behov <strong>och</strong> syfte med e-<strong>arkiv</strong>ering. Det har<br />
skett i form av analys av enkätsvar, gen<strong>om</strong> workshops <strong>och</strong> gen<strong>om</strong> ett flertal möten med företrädare<br />
med såväl statliga s<strong>om</strong> k<strong>om</strong>munala myndigheter. Vidare har informationsutbyten ägt rum med andra<br />
förstudier in<strong>om</strong> ramen för e-delegationen, inte minst förstudien <strong>om</strong> tjänstekatalog för myndigheter.<br />
Arbetsgruppen har dock medvetet undvikit kontakter med leverantörer för att inte ge<br />
konkurrensfördelar till något enskilt företag.<br />
En central utgångspunkt s<strong>om</strong> arbetsgruppen inte har behövt revidera är att e-<strong>arkiv</strong>ering är en<br />
grundförutsättning för en god e-förvaltning s<strong>om</strong> lever upp till såväl författningskrav s<strong>om</strong> krav på<br />
kostnadseffektivitet. Medborgarnas tillit bygger inte minst på att handlingar s<strong>om</strong> möjliggör insyn <strong>och</strong><br />
trovärdighet hanteras väl i verksamheten. Klarar man inte detta riskerar e-förvaltning s<strong>om</strong> koncept att<br />
bli en parantes i förvaltningsutvecklingen.<br />
Den statliga sektorn – trender i fråga <strong>om</strong> data<strong>om</strong>fång, tillväxt, kostnader för IT<br />
Enligt en av Riks<strong>arkiv</strong>et under 2010 gen<strong>om</strong>förd enkät förvarar de statliga myndigheterna idag ca 15<br />
Pbyte elektroniska allmänna handlingar. Räknar man på det totala datautnyttjandet (dvs. inkluderar<br />
kopior, sid<strong>om</strong>iljöer etc.) handlar det förmodligen <strong>om</strong> ett betydligt större <strong>om</strong>fång. Datamängden växer<br />
också snabbt – en uppskattning är att myndigheterna k<strong>om</strong>mer att lagra närmare 50 Pbyte år 2015.<br />
Endast 5 % av myndigheterna uppger sig dock i nämnda enkät ha en övergripande strategi för att<br />
hantera tillväxten (se vidare kapitlet <strong>om</strong> lönsamhetsbedömning).