Förstudie om e-arkiv och e-diarium, Bilagor - Riksarkivet

Dokumenttyp
Underlagsmaterial
Identitet/Dnr
RA 230-2010/3161
Status
Slutlig
Version
1.0
Sid
8 (80)
Versionsdatum
2010-12-13
För e-handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) omfattar föreskrifterna bl.a. strategi
för bevarande av e-handlingar, planering och system för bevarande av e-handlingar,
systemdokumentation och informationssäkerhet. Därtill föreskrivs om standarder och format som ska
användas när materialet överförs till bevarande eller överlämnas till arkivmyndighet.
I enlighet med bestämmelserna i arkivlagen får en myndighet gallra allmänna handlingar endast om
det finns särskilda gallringsföreskrifter. Sådana bestämmelser kan finnas i lag, förordning eller i
Riksarkivets föreskrifter. För statliga myndigheter utfärdar Riksarkivet generella och
myndighetsspecifika gallringsföreskrifter (RA-FS och RA-MS). Kommuner och landsting får själva
föreskriva om gallring. Riksarkivet i samråd med Sveriges kommuner och landsting publicerar s.k.
gallringsråd om handlingar som är vanligt förekommande hos kommunerna. När det gäller
personuppgifter finns det särskilda registerlagar som även omfattar gallring.
På vissa områden finns särskilda registerlagar, som reglerar hanteringen av personuppgifter. Dessa
regler gäller framför allt verksamheter där särskilt känsliga uppgifter hanteras. Dessa registerlagar
innehåller också ofta specialregler om gallring, som då ersätter de allmänna reglerna om gallring i de
generella författningarna. Lagarna innehåller även ofta specialregler om sökbegränsningar,
direktåtkomst och utlämnande.
Offentlighets- och sekretesslagen
I offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) betonas att offentlighet är huvudregel bl.a. genom att
bestämmelserna om registrering av allmänna handlingar placeras före sekretessbestämmelserna och
genom lagens benämning. Lagen innehåller regler om offentlighetsstruktur (4 kap. 1 §) som syftar till
att myndigheterna ska organisera och hantera sina allmänna handlingar så att bestämmelserna om
offentlighet ska kunna efterlevas.
I 5 kap. 1-4 § finns grundläggande bestämmelser om registrering av allmänna handlingar. Där
regleras vilka handlingar som ska registreras och vilka uppgifter som ska anges. Från
registreringsskyldigheten finns det dock flera undantag.
Bestämmelserna i offentlighets- och sekretesslagen gäller för allmänna handlingar medan
arkivbestämmelserna i vissa fall avser allmänna handlingar och andra fall arkiverade allmänna
handlingar. Detta har lett till överlappningar som försvårar tillämpningen av bestämmelserna.
2.1.3 Arkivering
Enligt 3 § arkivlagen bildas en myndighets arkiv av de allmänna handlingarna från verksamheten och
sådana handlingar (utkast, koncept och minnesanteckningar) som avses i 2 kap. 9 § TF och som
myndigheten beslutar ska tas om hand för arkivering. Vid vilken tidpunkt handlingarna ska arkiveras
framgår inte av arkivlagen.
Bestämmelser om arkivering finns istället i 3 § arkivförordningen. Handlingar som hör till ett ärende
ska arkiveras när ärendet har slutbehandlats hos myndigheten. Myndigheten ska då pröva i vilken
omfattning sådant arbetsmaterial som avses ovan, ska tas om hand för arkivering. Handlingar som
inte är allmänna och som inte ska arkiveras, ska avlägsnas från akten (rensning). Vid arkiveringen
ska det enligt arkivpropositionen prövas vilka handlingar som ska vara arkivhandlingar. Det
framkommer vidare att det är ekonomiskt viktigt att arkivet inte tillförs onödigt material.