Förstudie om e-arkiv och e-diarium, Bilagor - Riksarkivet

Dokumenttyp
Underlagsmaterial
Identitet/Dnr
RA 230-2010/3161
Status
Slutlig
Version
1.0
6. E-RAMVERKET - FÖRVALTNINGSGEMENSAMMA SPECIFIKATIONER
Sid
47 (80)
Versionsdatum
2010-12-13
E-Ramverk är ett nationellt ramverk för användning av metadata i myndigheternas hantering av
elektroniska handlingar och ärenden. Metadata är t ex avsändare, mottagare, diarienummer,
ärendemening, upprättande myndighet, handläggare, datum. Detta är metadata som beskriver
innehållet i en handling därutöver finns teknisk metadata såsom t ex filformat, filstorlek, filnamn.
Syftet med att ta fram ett e-ramverk är att underlätta återsökning av handlingar och ärenden för både
myndigheternas verksamheter och medborgare, informationsutbyte mellan myndigheter och
överföring av elektroniska handlingar till system för bevarande.
6.1 VILKEN KUNSKAP HAR VI FÅTT?
Tre nivåer för styrning av tillkomsten av elektroniska handlingar i arkivbildningsprocessen kan
identifieras. För det första handlar det om att ställa legala krav eller ge rekommendationer men i
många länder har man inte juridiska befogenheter som når längre än till leveranskrav vid överföring
av elektronisk information till arkivmyndigheter.
Nästa nivå handlar om att ställa funktionella krav på elektroniska dokumenthanteringssystem. Detta
är ett sätt att redan vid upphandling eller vid utveckling av system som ska skapa elektroniska
handlingar ser till att detta görs på ett framtidssäkert sätt med utförlig metadata om ursprung och
innehåll för återsökning samt teknisk metadata om t ex filformat och använd utrustning för
datafångst.
Den tredje nivån, möjligen det mest effektiva, innebär en standardisering av ärende- och
dokumenthanteringsprocessen hos alla offentliga myndigheter. Det handlar om att etablera en
standardmodell för vilka funktioner ett dokumenthanteringssystem ska ha och hur dessa ska utföras
av mjukvaran för att säkerställa att elektroniska handlingar skapas och hanteras på ett sätt som gör
det möjligt att långsiktigt (100-tals år) bevara autentiska elektroniska handlingar. De centrala delarna
i standarderna har varit full kontroll över den elektroniska ärendehanteringsprocessen och
tillgodosedda arkivkrav för bevarande av elektroniska handlingar. 35
6.2 VILKA SLUTSATSER DRAR VI AV VÅR NYVUNNA KUNSKAP?
Ett ramverk är en förutsättning för att man ska kunna framtidssäkra elektroniska handlingar, få en
automatiserad arkivläggning och möjliggöra en effektiv informationsåtersökning.
Omfattning
Ramverket bör omfatta alla allmänna handlingar; handlingar i diarieärenden, verksamhetsärenden
samt handlingar som avser interna förhållanden men även gälla gallringsbara handlingar.
Processer
Ramverket bör tillämpas under ärendets hela livscykel, från ärendets eller handlingens skapande,
detta eftersom metadata tillförs och kan förändras under ärendets gång. Då blir ramverket även ett
stöd för verksamheten vid återsökning av dokument under pågående handläggning. Så mycket som
möjligt ska automatiseras utifrån uppgifter som redan finns, så mycket som möjligt ska kunna hämtas
35 Se vidare kapitel Omvärldsbevakning