Förstudie om e-arkiv och e-diarium, Bilagor - Riksarkivet
Förstudie om e-arkiv och e-diarium, Bilagor - Riksarkivet
Förstudie om e-arkiv och e-diarium, Bilagor - Riksarkivet
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
Dokumenttyp<br />
Underlagsmaterial<br />
Identitet/Dnr<br />
RA 230-2010/3161<br />
Status<br />
Slutlig<br />
Version<br />
1.0<br />
Sid<br />
31 (80)<br />
Versionsdatum<br />
2010-12-13<br />
• Bevarande i fysisk <strong>och</strong> logisk mening så att handlingars autenticitet <strong>och</strong> integritet behålls.<br />
• Export av ärenden <strong>och</strong> andra aggregeringar till andra ärendehanteringssystem t.ex. när<br />
verksamhet flyttas eller till system för e-<strong>arkiv</strong>ering.<br />
Dessa exempel på funktioner motsvarar i princip Kammarkollegiets verksamhetsstödjande<br />
tjänsteprofil. Dessa funktioner bör ses s<strong>om</strong> generella även vid egenutveckling av tjänster gällande<br />
dokument- <strong>och</strong> ärendehantering samt vid kravställande på leverantörer s<strong>om</strong> inte <strong>om</strong>fattas av<br />
ramavtal.<br />
4.4 FÖRSLAG OCH NYTTOASPEKTER<br />
Av de skäl s<strong>om</strong> har utvecklats i analysavsnittet anser vi att det i ett första skede bör läggas<br />
tyngdpunkt på registreringen <strong>och</strong> ärendehanteringen, inte att presentera register på webben. En styrd<br />
registrering <strong>och</strong> ärendehantering möjliggör effektiv presentation på internet. Att i nuläget prioritera<br />
register på webben riskerar att försumma behovet av standardisering av funktioner, begrepp <strong>och</strong><br />
rutiner. Detta innebär dock inte att vi tar avstånd från det arbete s<strong>om</strong> hittills gjorts med publicering av<br />
register på webben; snarare bör ett ökat arbete med styrd registrering <strong>och</strong> ärendehantering underlätta<br />
publicering på webb/internet i en större skala.<br />
Både Statskontoret <strong>och</strong> Verva har publicerat rapporter med analyser <strong>om</strong> potentialer för<br />
effektivisering gen<strong>om</strong> aut<strong>om</strong>atiserad ärendehantering 33 .<br />
Ett mål i arbetet mot ökad styrning bör vara att fastställa en förvaltningsgemensam specifikation för<br />
funktionalitet i ärende- <strong>och</strong> dokumenthanteringstjänster en miljö av e-förvaltning. En sådan<br />
kravspecifikation kan användas vid ramavtalsupphandling <strong>och</strong> annan upphandling <strong>och</strong><br />
egenutveckling av system.<br />
Överhuvudtaget kan en ökad styrning gen<strong>om</strong> en förvaltningsgemensam specifikation bidra till en<br />
ändamålsenlig <strong>arkiv</strong>vård med tillförlitliga, autentiska, åtk<strong>om</strong>liga <strong>och</strong> läsbara dokument <strong>och</strong> ärenden<br />
på kort <strong>och</strong> lång sikt.<br />
Det bör även övervägas <strong>om</strong> certifiering eller godkännande av tjänster inkluderande e-<strong>arkiv</strong>ering bör<br />
införas. Den mest effektiva vägen torde vara att jämföra med MoReq2010. Med en mer spridd<br />
specifikation s<strong>om</strong> grund <strong>och</strong> under förutsättning att den passar de nationella kraven <strong>och</strong> behoven, kan<br />
ärende- <strong>och</strong> dokumenthanteringstjänster s<strong>om</strong> har certifierats i andra länder k<strong>om</strong>ma ifråga även på den<br />
svenska marknaden.<br />
I allmänhet finns bland myndigheterna en efterfrågan på ökad styrning vad gäller ärende- <strong>och</strong><br />
dokumenthanteringsfrågor, vilket kan räknas s<strong>om</strong> en faktor s<strong>om</strong> bör underlätta arbetet med ett<br />
gen<strong>om</strong>förande. Gen<strong>om</strong> certifiering eller godkännande av ärende- <strong>och</strong> dokumenthanteringstjänster<br />
inkluderande e-<strong>arkiv</strong>ering, mot vilka myndigheterna kan avropa, kan ärende- <strong>och</strong><br />
dokumenthanteringsprocessen effektiviseras <strong>och</strong> kvaliteten höjas på den information s<strong>om</strong> hanteras i<br />
systemen. På så sätt skulle myndigheternas behov av ökad styrning tillgodoses. I synnerhet mindre<br />
myndigheter kan dessut<strong>om</strong> från det egna systemet använda funktioner för export av<br />
informationsmängder till andra myndigheters tjänster för e-<strong>arkiv</strong>ering <strong>och</strong> på så sätt minska<br />
kostnader i samband med <strong>arkiv</strong>ering.<br />
33 Potential för inre effektivisering av offentlig förvaltning gen<strong>om</strong> aut<strong>om</strong>atiserad elektronisk ärendehantering,<br />
Statskontoret 2004:30; Effektivisera gen<strong>om</strong> att aut<strong>om</strong>atisera ärendehanteringen, Verva 2006:03