Förstudie om e-arkiv och e-diarium, Bilagor - Riksarkivet

More documents

Recommendations

Info

Dokumenttyp Underlagsmaterial Identitet/Dnr RA 230-2010/3161 Status Slutlig Version 1.0 6. E-RAMVERKET - FÖRVALTNINGSGEMENSAMMA SPECIFIKATIONER Sid 47 (80) Versionsdatum 2010-12-13 E-Ramverk är ett nationellt ramverk för användning av metadata i myndigheternas hantering av elektroniska handlingar och ärenden. Metadata är t ex avsändare, mottagare, diarienummer, ärendemening, upprättande myndighet, handläggare, datum. Detta är metadata som beskriver innehållet i en handling därutöver finns teknisk metadata såsom t ex filformat, filstorlek, filnamn. Syftet med att ta fram ett e-ramverk är att underlätta återsökning av handlingar och ärenden för både myndigheternas verksamheter och medborgare, informationsutbyte mellan myndigheter och överföring av elektroniska handlingar till system för bevarande. 6.1 VILKEN KUNSKAP HAR VI FÅTT? Tre nivåer för styrning av tillkomsten av elektroniska handlingar i arkivbildningsprocessen kan identifieras. För det första handlar det om att ställa legala krav eller ge rekommendationer men i många länder har man inte juridiska befogenheter som når längre än till leveranskrav vid överföring av elektronisk information till arkivmyndigheter. Nästa nivå handlar om att ställa funktionella krav på elektroniska dokumenthanteringssystem. Detta är ett sätt att redan vid upphandling eller vid utveckling av system som ska skapa elektroniska handlingar ser till att detta görs på ett framtidssäkert sätt med utförlig metadata om ursprung och innehåll för återsökning samt teknisk metadata om t ex filformat och använd utrustning för datafångst. Den tredje nivån, möjligen det mest effektiva, innebär en standardisering av ärende- och dokumenthanteringsprocessen hos alla offentliga myndigheter. Det handlar om att etablera en standardmodell för vilka funktioner ett dokumenthanteringssystem ska ha och hur dessa ska utföras av mjukvaran för att säkerställa att elektroniska handlingar skapas och hanteras på ett sätt som gör det möjligt att långsiktigt (100-tals år) bevara autentiska elektroniska handlingar. De centrala delarna i standarderna har varit full kontroll över den elektroniska ärendehanteringsprocessen och tillgodosedda arkivkrav för bevarande av elektroniska handlingar. 35 6.2 VILKA SLUTSATSER DRAR VI AV VÅR NYVUNNA KUNSKAP? Ett ramverk är en förutsättning för att man ska kunna framtidssäkra elektroniska handlingar, få en automatiserad arkivläggning och möjliggöra en effektiv informationsåtersökning. Omfattning Ramverket bör omfatta alla allmänna handlingar; handlingar i diarieärenden, verksamhetsärenden samt handlingar som avser interna förhållanden men även gälla gallringsbara handlingar. Processer Ramverket bör tillämpas under ärendets hela livscykel, från ärendets eller handlingens skapande, detta eftersom metadata tillförs och kan förändras under ärendets gång. Då blir ramverket även ett stöd för verksamheten vid återsökning av dokument under pågående handläggning. Så mycket som möjligt ska automatiseras utifrån uppgifter som redan finns, så mycket som möjligt ska kunna hämtas 35 Se vidare kapitel Omvärldsbevakning
Dokumenttyp Underlagsmaterial Identitet/Dnr RA 230-2010/3161 Status Slutlig Version 1.0 Sid 48 (80) Versionsdatum 2010-12-13 direkt från t.ex. redan befintlig registerinformation. Så lite som möjligt ska behöva beskrivas i fritext. Klartext ska användas i metadata, alternativt beskrivas av värdeförråd i själva metadatat. Hur ska e-ramverket utformas Relevanta metadata för ramverket måste identifieras och det finns en rad internationella standarder på området att utgå ifrån. För ärendehantering finns ett flertal standarder och nya versioner håller på att tas fram. Dessa behöver utvärderas och anpassas efter våra nationella behov. Det finns även andra standarder som innehåller element av den typ som ramverket behöver hantera. Exempelvis finns det i metadatastandarden Dublin Core krav på bl.a. datum, ämne, handläggare, organisation, unikt nummer, format och klass. Men även metadata för själva ärendehandläggningen bör ingå, exempelvis ärendets status. Teknisk metadata, t ex filformat, metadata som styrker autenticitet, elektroniska signaturer såväl som metadata som styr behörigheter, exempelvis för hantering av sekretess, måste finnas med i ramverket. Dataelementen ska vara selfcontained, dvs. självbeskrivande, eller ha inkluderade förklaringar. En bra utgångspunkt kan vara den inom International Council on Archives (ICA) framtagna standarden Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments, med syfte att globalt skapa harmoniserade principer och funktionella krav för mjukvara som ska användas för att skapa och administrera elektroniska handlingar i kontorsmiljö. 36 Kravspecifikationen håller just nu på att gå igenom processen att bli en ISO standard med beteckning 16175. Den består av tre moduler som beskriver hur man ska långtidssäkra information i affärssystem och bygger på att man använder andra standarder som komplement. De tre modulerna är 1. Översikt och fastslagning av principer 2. Vägledning och funktionella krav på ärende- och dokumenthanteringsprogramvara 3. Vägledning och funktionella krav på handlingar (records) i affärssystem (framförallt för programmerare) Ett fortsättningsprojekt startades upp under våren och ska leda fram till mer detaljerade guider för implementering, presentation av användarfall och utbildningsupplägg. E-ramverket bör utgå från en minsta gemensam nämnare för metadata som ska finnas för alla handlingar och ska även gälla t.ex. bilder, film, ljud och webbsidor. Den minsta gemensamma nämnaren ska vara utbyggbar med fördjupad metadata för diarie- och verksamhetsärenden men även kunna kompletteras med producentspecifikt metadata för myndighetsunika verksamhetsärenden såsom exempelvis vårdinformation inom landstingsområdet. Även här ska sådana metadata vara självbeskrivande. Utveckling och förvaltning av ramverk Vem ska utveckla och förvalta ett e-ramverk? Det är inte självklart vilken myndighet som bör få detta ansvar. Ramverket kan förslagsvis utvecklas av den myndighet som ansvarar för en viss verksamhet och därefter förvaltas av t.ex. arkivmyndighet tillsammans med andra. Det är mycket viktigt att en förvaltningsmodell finns framme i god tid innan första versionen av e-ramverket. Juridiska begränsningar 36 Se webbplatserna för ICA på http://www.ica.org/en/node/38972 och International Organization for Standardization på http://www.iso.org/iso/catalogue_detail.htm?csnumber=55790 (20101123)
Page 1 and 2: Förstudie om e-arkiv och e-diarium
Page 3 and 4: Innehållsförteckning Dokumenttyp
Page 5 and 6: Dokumenttyp Underlagsmaterial Ident
Page 7 and 8: 2. LAGAR OCH FÖRORDNINGAR Dokument
Page 27 and 28: 4. E-DIARIUM - E-REGISTRERING 4.1 U
Page 47: Dokumenttyp Underlagsmaterial Ident
Page 75 and 76: 9.1.3 Aktuellt tjänsteutbud Dokume

Förstudie om e-arkiv och e-diarium, Bilagor - Riksarkivet

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?