Förstudie om e-arkiv och e-diarium, Bilagor - Riksarkivet

Dokumenttyp
Underlagsmaterial
Identitet/Dnr
RA 230-2010/3161
Status
Slutlig
Version
1.0
Sid
17 (80)
Versionsdatum
2010-12-13
3. OMVÄRLDSBEVAKNING INTERNATIONELLT OCH NATIONELLT RÖRANDE E-
ARKIV OCH E-DIARIUM 1
Att bevara elektroniska handlingar långsiktigt är en utmaning som arkivmyndigheter världen över
ställts inför sedan de första datorerna togs i bruk inom den offentliga förvaltningen vid mitten av
förra seklet. Enkelt uttryckt handlar det om att förhindra samhällets digitala minnesförlust. De senaste
trettio åren har vi sett en allt större satsning på forskning inom området digitalt bevarande. Det har
bl.a. handlat om konsekvenserna av teknologiskt åldrande (hård- och mjukvarans medellivslängd har
beräknats till är mellan tre och sju år), lagringsmediernas obeständighet (behov av återkommande
kopiering mellan databärare) samt motverkan av möjligheten att manipulera elektroniska system, så
att man kan garantera det långsiktiga bevarandet, handlingarnas autenticitet (att handlingen verkligen
är vad den utger sig för att vara) och spårbarhet.
För att långsiktigt säkerställa bevarandet och möjligheten till återsökning av elektroniska handlingar
som skapas i myndigheternas verksamhetssystem, såsom t ex ärende- och
dokumenthanteringssystem, är det av avgörande betydelse att komma in så tidigt som möjligt i
arkivbildningsprocessen.
Tre nivåer för styrning av tillkomsten av elektroniska handlingar i arkivbildningsprocessen kan
identifieras. På den lägsta nivån handlar det om att ställa legala krav eller ge rekommendationer, men
i många länder har man inte juridiska befogenheter som når längre än till leveranskrav vid överföring
av elektronisk information till arkivmyndigheter. Det gäller krav på hur den digitala arkivleveransen
skall struktureras, vilka filformat och teckenuppsättningar som är godkända och hur den medföljande
systemdokumentationens ska se ut. Exempelvis finns vägledning för elektroniska leveranser i länder
som Danmark, Norge och Tyskland. Riksarkivet i Sverige har i och med den senaste RA-FS:en
(2009:1) 2 utökat kraven och ställer numera även krav på att myndigheter ska planera för och upprätta
egna system för bevarande innan leverans till arkivmyndighet för att säkerställa att de elektroniska
handlingarna finns kvar i framtiden.
Det finns även exempel på riksarkiv i vissa länder som inte har några juridiska befogenheter för att
ställa krav på elektroniska leveranser utan de får, precis som biblioteken, ta emot informationen i en
rad olika filformat. I dessa fall, såsom exempelvis i USA och Australien, normaliserar (konverterar)
nationalarkiven själva de mottagna elektroniska handlingarna till för långtidsförvaring godkända
format.
Nivå två handlar om att ställa funktionella krav på elektroniska dokumenthanteringssystem. Detta är
ett sätt att redan vid upphandling eller vid utveckling av system som ska skapa elektroniska
handlingar ser till att detta görs på ett framtidssäkert sätt med utförlig metadata om ursprung och
innehåll för återsökning samt teknisk metadata om t ex filformat och använd utrustning för
datafångst.
Nationalarkivet i Kanada var antagligen först med att, redan 1996, utfärda krav på elektroniska
dokumenthanteringssystem men även Nationalarkivet i UK (TNA) var tidigt ute med att ställa
1 Denna text bygger på en i smärre delar uppdaterad version av en omvärldsanalys som gjordes av Raivo Ruusalepp i
samband med arkivutredningen Arkiv för alla – nu och i framtiden (2002:78), som bl.a. behandlade frågan om hur
arkivmyndigheter bäst rustas för att klara det långsiktiga digitala bevarandet. Analysen uppdaterades sedan 2005 i
samband med projektet Långsiktigt Digitalt Bevarande (LDB) som syftade till att omsätta den i utredningen presenterade
visionen i praktiken.
2 RA-FS 2009:1 är tillgänglig på http://www.riksarkivet.se/Sve/RAFS/Filer/RA-FS%202009-1.pdf (20101123)