Förstudie om e-arkiv och e-diarium, Bilagor - Riksarkivet

More documents

Recommendations

Info

Dokumenttyp Underlagsmaterial Identitet/Dnr RA 230-2010/3161 Status Slutlig Version 1.0 Fig. 5: Det växande gapet mellan information som skapas och tillgänglig lagringskapacitet. Sid 53 (80) Versionsdatum 2010-12-13 7.1.1.3 Hanteringen av digital information Trenden är att en allt större del av den sammantagna mängden digital information på global nivå förvaltas och lagras i form av vad vi idag kalla ”molntjänster”, där den ursprunglige skaparen/användaren inte har inblick i hur informationen lagras och hanteras i ”molnet”. Det viktiga för skaparen/användaren av informationen är att detta sker sömlöst och på ett säkert och effektivt sätt. Molntjänster kan utföras i såväl allmän som privat regi, och år 2020 räknar många med att denna typ av tjänster blir dominerande och även omfattar det långsiktiga digitala bevarandet. Detta medför att fokus alltmer flyttas från hur man lagrar den digitala informationen långsiktigt till hur man bäst gör den tillgänglig och användbar på kort och lång sikt. Även kostnadsreducerande och riskreducerande åtgärder blir allt viktigare i och med att informationsmängden växer. Den mest prioriterade riskfaktorn (och även största kostnadsfaktorn) är redan idag att den digitala informationen går förlorad, antingen fysiskt eller genom att den inte längre kan nås och/eller förstås. I en organisation uppstår alltid kostnader som är förknippade med arkivläggningen av dokument. Sker inte arkivläggningen på ett systematiskt och genomtänkt sätt, riskerar kostnaderna för återsökning att skena och i värsta fall bli den dominerande kostnadsposten. Detta gäller både vid traditionell och vid digital arkivering. Revisionsbyrån PricewaterCooper har vid en undersökning kommit fram till att arbetskostnaden för att arkivlägga ett dokument är i typfallet omkring $20, medan kostnaden för att hitta ett dokument som arkivlagts felaktigt är i genomsnitt $120. Samtidigt räknar IT-branschen med kostnaderna för förvaltningen av den digitala informationen (dvs. hård- och mjukvara, service, nätverk och IT-personal) i framtiden kommer att öka i betydligt lägre takt än tillväxten av information.
Dokumenttyp Underlagsmaterial Identitet/Dnr RA 230-2010/3161 Status Slutlig Version 1.0 Sid 54 (80) Versionsdatum 2010-12-13 7.1.1.4 Kravet på äkthet Nyckelbegreppet för en framgångsrik e-förvaltning är tillit. Detta har framhållits i flera sammanhang. Tillit innebär att medborgarna ska kunna lita på att myndigheterna kan garantera de elektroniska dokumentens autenticitet över tid och bevara dem fysiskt och tekniskt under den tid som är stipulerad. Myndigheterna ska också kunna återsöka och tillgängliggöra dokumenten över tid. Klarar myndigheterna inte detta riskerar e-förvaltning som koncept att bli en parentes i förvaltningsutvecklingen. Bankväsendet har lyckats väl med att få allmänhetens tillit, och en nyckel till framgång är troligen enkla och enhetliga lösningar som omfattar flertalet aktörer, exempelvis BankID. Myndigheterna har svårigheter med att uppnå samma tillit, och en anledning är troligen att många eförvaltningslösningar uppfattas som alltför myndighetsspecifika, och inte så användarvändliga när varje myndighet – ibland också deras deltjänster – har egna användargränssnitt och egen terminologi. Det som upplevs som krångligt och svårförståligt tappar lätt i trovärdighet. 7.1.2 Bakgrund och nytta för statliga myndigheter 7.1.2.1 Det allmänna kostnadsperspektivet De statliga myndigheterna förvarar idag enligt Riksarkivets enkätundersökning ca 15 Pbyte data. Detta är förmodligen en allt för låg siffra, eftersom många som besvarat enkäten verkar ha förutsatt att enkätfrågan endast avser de handlingar som ska bevaras. Men utgår man trots detta från enkätens resultat, och därtill antar att tillväxten de närmaste åren bara blir hälften av IDC:s prognos på global nivå, så kommer myndigheterna att lagra närmare 50 Pbyte år 2015, en ökning med drygt 200 % jämfört med idag. Kalkylerar vi på motsvarande sätt med att ökningen i det ”lagringsgap” som IDC pekat på blir hälften jämfört med IDC:s prognos, kommer de statliga myndigheterna år 2015 hypotetiskt att ha ca 15 Pbyte som det blir uppenbara problem att lagra på grund av brist på tillgänglig lagringskapacitet Detta blir en tydlig utmaning för myndigheterna! Men – enligt Riksarkivets enkät har bara ca 5 % av dem en övergripande strategi för att hantera tillväxten och 22 % en plan för informationssäkerheten. Tiden framstår därmed som en kritisk riskfaktor. Ju längre tid utan att åtgärder vidtas för att säkra myndigheternas digitala information på kort och lång sikt, desto svårare och dyrare blir det. Enligt Riksarkivets enkät uppger över 40 % av de statliga myndigheterna att de redan utvecklat eller påbörjat utvecklingen av vad förstudien kallar System för Långsiktig Informationsförsörjning (SLI). Var och en av dessa myndigheter skapar därmed en egen intern arkivlösning för sin digitala arkivinformation dit den information i verksamhetssystemen som ska bevaras normalt exporteras. De systemlösningar som blir resultatet innehåller normalt ett SLI enligt förstudiens definition. Det innebär att systemet kan säkra tillgången till myndighetens allmänna handlingar i elektronisk form på ett sätt som är både informationssäkert och uppfyller de författningskrav som gäller vid varje tidpunkt. Ett SLI innehåller normalt inget arbetsmaterial utan endast allmänna handlingar, även sådana som kan omfattas av olika beslut om gallring. Ett SLI ska även kunna överföra allmänna handlingar till en arkivmyndighet och dess SLI. Problemet är, att idag tar varje myndighet fram ITlösningar, styrdokument, informationsstrukturer, arbetsrutiner, förvaltningsorganisation med mera fram från grunden. Att på detta sätt gång på gång återskapa liknande lösningar är naturligtvis ineffektivt och innebär extra kostnader såväl för den enskilda myndigheten som i ett nationellt perspektiv.
Page 1 and 2:
Förstudie om e-arkiv och e-diarium
Page 3 and 4: Innehållsförteckning Dokumenttyp
Page 5 and 6: Dokumenttyp Underlagsmaterial Ident
Page 7 and 8: 2. LAGAR OCH FÖRORDNINGAR Dokument
Page 27 and 28: 4. E-DIARIUM - E-REGISTRERING 4.1 U
Page 53: Dokumenttyp Underlagsmaterial Ident
Page 75 and 76: 9.1.3 Aktuellt tjänsteutbud Dokume
show all

Förstudie om e-arkiv och e-diarium, Bilagor - Riksarkivet

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?