Förstudie om e-arkiv och e-diarium, Bilagor - Riksarkivet

Dokumenttyp
Underlagsmaterial
Identitet/Dnr
RA 230-2010/3161
Status
Slutlig
Version
1.0
Sid
76 (80)
Versionsdatum
2010-12-13
FormPipe Dokumenthantering är utformat för att hantera en organisations alla typer av dokument på ett
enkelt och smidigt sätt över dokumentets hela livscykel. FormPipe Dokumenthantering sköter
versionshantering av dokument och ser till att de lagras på ett säkert sätt. FormPipe Dokumenthantering
stödjer avancerade behörighetsstyrda säkerhetsfunktioner, rutiner för godkännande och signering samt
sökfunktioner. FormPipe Dokumenthantering integrerar dokumenthanteringen i organisationens olika
processer.
Systemet innehåller funktioner för versionskontroll, revisionskontroll, indexering, publicering och
distribution samt säkerhetskontroll. Indexering av dokument inklusive metadata medför att tjänsten har
kraftfulla sökfunktioner.
Modul 1
EF1-Diarieföring och ärendehantering förenklar, strukturerar och automatiserar det administrativa
arbete som är relaterat till myndighetsutövning och ser till att alla lagkrav uppfylls samt att alla kritiska
processteg hanteras i enlighet med definierade arbetsflöden och processer.
Diariet med tillhörande ärenden, handlingar och dokument skall fungera som ett effektivt nav i
informationshanteringen som tillgängliggör rätt information till rätt användare
EF1 - Dokumenthantering stödjer en effektiv hantering av ett dokuments hela livscykel genom att
kontrollera och stödja skapandet, lagringen, hämtningen, hanteringen, signering och spridningen av
dokument i elektroniskt format.
Tjänsten innehåller funktioner för versionskontroll, revisionskontroll, indexering, publicering,
distribution och säkerhetskontroll. Indexering av dokument inklusive metadata medför att tjänsten har
kraftfulla sökfunktioner
Svenska IT Sirius
Tjänsten E-Mottagning tillhandahåller mottagning, tidsstämpling, lagring i ankomstarkiv, validering och
kvittens av filer. En mottagen fil kan tidsstämplas, signeras och lagras i ankomstarkiv. Innan filen lagras
så kan det genomgå ett antal behandlingssteg som t ex validering av innehåll, konvertering, signering
m.m. och därefter vidarebefordras till myndighetens verksamhetssystem för diarieföring eller
geografiskt fördelas till myndighetens olika kontor för diarieföring, handläggning etc.
Myndigheten kan via ett webbgränssnitt återsöka mottagna handlingar och informationsmängder i
ankomstarkivet och kontrollera tidsstämpling och annan information för spårbarhet.
Tjänsten har också stöd för myndighetsspecifika dokumenttyper inklusive tillhörande metadata vilket
ger möjligheter till olika typer av återsökningar.
Tjänsten E-Diariet hanterar allmänna handlingar för en myndighet. Via tjänsten erhåller myndigheten en
eller flera diarier där allmänna handlingar kan diarieföras.
De aktuella ärendeprocesser som finns för en myndighet sätts upp och för varje ärendetyp kan olika
handläggningsprocesser kopplas. Det är också möjligt att knyta information mot varje ärende som är
unikt för myndigheten. Samtlig information som läggs upp i tjänsten är återsökningsbar.
E-Diariet uppfyller lagstadgade krav, regler och allmän praxis för diarieföring och ärendehantering.
E-Diariet medger för myndigheten att enkelt hantera alla typer av inkommande handlingar, oberoende
av om de kommer in via post, e-post, eller registreras via Internet.