Förstudie om e-arkiv och e-diarium, Bilagor - Riksarkivet

Dokumenttyp
Underlagsmaterial
Identitet/Dnr
RA 230-2010/3161
Status
Slutlig
Version
1.0
Sid
15 (80)
Versionsdatum
2010-12-13
beslut av eller samråd med Riksarkivet. Elva av dessa har avgränsats till att bevarande får ske för
historiska, statistiska eller vetenskapliga ändamål.
2.1.10 Överlämnande
I 9 § arkivlagen regleras huvudsakligen arkivmyndighets rätt att ta över arkivmaterial från en
myndighet och att hela ansvaret för det materialet då övergår till arkivmyndigheten. I propositionen
redogjordes även för synen på arkivmyndigheternas depåuppgift, dvs. att ta emot material för slutlig
förvaring. När materialet har uppnått en viss ålder och insynsintresset och myndigheternas
informationsbehov avklingat ersätts dessa behov av ett historiskt forskningsintresse. (Prop.
1989/90:72 s. 35)
I 12 § arkivlagen regleras att en statlig myndighet, vid sidan av verkställande av föreskriven gallring,
överlämnande till arkivmyndighet och återställande av lånade handlingar, inte får avhända sig
allmänna handlingar utan särskilt författningsstöd eller särskilt beslut av regeringen. Arkivet från en
verksamhet som flyttas får som regel föras över till den myndighet som ska svara för verksamheten i
fortsättningen. Den nya myndigheten svarar därmed också för det överförda arkivmaterialet. Om en
viss verksamhet avvecklas men myndigheten finns kvar blir arkivet efter den avvecklade
verksamheten naturligen kvar hos den arkivbildande myndigheten. Det är först i fallet när en
myndighet läggs ned och verksamheten upphör att vara offentlig myndighetsuppgift som situationen
blir en annan. Då överlämnas arkivet enligt huvudregeln till en arkivmyndighet. (Prop. 1989/90:72
Arkiv m.m. s. 56)
En myndighet som övertar handlingar från en annan myndighet får inte blanda samman handlingarna
med det egna arkivet. Den övertagande myndigheten kan dock om särskilda skäl finns få införliva
vissa handlingar med det egna arkivet. Riksarkivet föreskriver om överlämnande och beslutar även i
vissa fall om införlivande av handlingar. I 9 kap. 1 § RA-FS 1991:1 har en del förfaranderegler
utfärdats.
Av 7 kap. Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2009:1) om elektroniska handlingar finns bestämmelser
om överlämnande till arkivmyndighet eller annan myndighet. Av reglerna framgår att det i god tid
innan överlämnandet fordras samråd med arkivmyndigheten. Elektroniska handlingar som
överlämnas till arkivmyndighet ska ha en teknisk profil som överensstämmer med de tekniska kraven
i RA-FS 2009:2.
2.1.11 Överföring av sekretess
Huvudregeln i 8 kap. 1 § OSL är att sekretess gäller mellan myndigheter eller verksamhetsgrenar.
Vid ett eventuellt överlämnande av allmänna handlingar till annan myndighet måste
sekretessprövning ske. Detsamma gäller vid utlån eller kopiering av allmänna handlingar.
Någon generell bestämmelse om överföring av sekretess finns inte i sekretesslagen. En förutsättning
för att sekretessen ska följa uppgifter är om en särskild regel kan åberopas. En sådan regel avser
regeringen, riksdagen, JO och JK och i domstolarnas rättskipande verksamhet. I 11 kap. OSL regleras
överföring av sekretess vid tillsyn och revision, disciplinansvar m.m., för forskningsverksamhet och
arkivmyndigheter och vid avtalsförhandlingar m.m. Överföringen av sekretess till arkivmyndigheter
omfattar även förvaring av allmänna handlingar hos enskilda organ.
Det har påpekats att det ibland är ett problem att det inte alltid är möjligt att lämna uppgifter från en
arkivmyndighet tillbaka till den myndighet som har levererat in arkivmaterial, t.ex. om sekretessen är