Förstudie om e-arkiv och e-diarium, Bilagor - Riksarkivet

More documents

Recommendations

Info

10. RIKSARKIVETS ENKÄT Dokumenttyp Underlagsmaterial Identitet/Dnr RA 230-2010/3161 Status Slutlig Version 1.0 10.1 MYNDIGHETERS HANTERING AV ELEKTRONISKA HANDLINGAR Sid 79 (80) Versionsdatum 2010-12-13 Riksarkivet genomförde under 2009 en enkätundersökning 38 rörande myndigheters hantering av elektroniska handlingar. De bakomliggande skälen till undersökningen var flerfaldiga och resultaten avses kunna användas i Riksarkivets tillsynsverksamhet, som underlag för vidare utveckling av Riksarkivets föreskrifter för myndigheternas hantering av allmänna handlingar samt även kunna användas i e-delegationens arbete. Totalt gick enkäten till 387 organisatoriska enheter, vanligen självständiga myndigheter. Av dessa har 43 tagits bort ur enkäten då de utgjort delar av Försvarsmakten eller att deras svar ingått i Kammarkollegiets svar. Därutöver har 22 myndigheter inte besvarat enkäten. Enkäten omfattade vidare 63 frågor som kan grupperas i drygt tio områden där de som är av stort intresse för förstudien behandlar - strategier och åtgärder för bevarande, - system för bevarande och bevarandeexemplar, - redovisning av elektroniska handlingar, - god offentlighetsstruktur och gallring av elektroniska handlingar 10.2 STRATEGIER OCH ÅTGÄRDER FÖR BEVARANDE I enkäten ställs två frågor som rör myndigheternas strategier för IT-verksamheten och för deras hantering av e-handlingar. På den förra svarar så många som 45% ja och 37% till viss del. Men på frågan om myndigheten har övergripande och dokumenterade strategier för bevarande svarar så många som 64% att de inte har någon sådan strategi och endast 5% svara att de har en sådan strategi. 10.3 SYSTEM FÖR BEVARANDE På frågan om myndigheten har system för bevarande har 21% svarat att de har ett sådant, 22% svarat att utvecklingsarbete pågår men hela 54% svarat nej på frågan. Med tanke på att hela 97% svarat att de har elektroniska handlingar kan detta sägas vara förvånande. Granskar man en mer detaljerad redovisning av hur överföring till bevarande sker förefaller det ändå som om siffrorna återger en korrekt bild av de förhållanden som är för handen hos myndigheterna. 10.4 REDOVISNING AV ELEKTRONISKA HANDLINGAR Den 1 januari 2009 trädde Riksarkivets föreskrifter om arkivredovisning ikraft. I korthet kan sägas att de innebär att alla (allmänna) handlingar, elektroniska eller ej, ska redovisas med utgångspunkt från myndighetens verksamhet och processer snarare än det s.k. arkivschema som gällt sedan 1903. Det synsätt föreskrifterna representerar, med fokus på verksamheten och uppgifter om denna, innebär även en närmare samstämmighet med hur diarier och annan registrering av allmänna handlingar utförs. Detta kan därigenom också möjliggöra en ökad integration av vad som idag har setts, och fungerat som inkompatibla instrument. Det skulle till och med vara möjligt att argumentera att denna förändring är vad som möjliggör fullt ut fungerande system för bevarande som ger en nödvändig 38 Rapport rörande enkätundersökning – myndigheters hantering av elektroniska handlingar, Dnr RA 20-2010/313 Direktiv: Tillsyn 2010:01
Dokumenttyp Underlagsmaterial Identitet/Dnr RA 230-2010/3161 Status Slutlig Version 1.0 Sid 80 (80) Versionsdatum 2010-12-13 verksamhetsnytta. Myndigheterna svarar att 22% redovisar elektroniska handlingar och 37% till viss del. När det gäller övergången till den nya arkivredovisningen svarar 47% ja och 48% nej. 10.5 GOD OFFENTLIGHETSSTRUKTUR OCH GALLRING AV ELEKTRONISKA HANDLINGAR Några frågor i enkäten behandlar god offentlighetsstruktur och där framgår att 31% av myndigheterna har elektroniska handlingar i gemensamma system. 25 procentenheter av dessa uppger att de kan skilja de egna elektroniska handlingarna från andra myndigheters handlingar i samma system. 57% uppger att sådana system saknas. En annan fråga rör om myndigheten kan skilja på elektroniska handlingar som omfattas av sekretess från offentliga handlingar. Här svarar 69% ja och 20% nej. I övrigt framgår att 42% av handlingarna omfattas av någon registerförfattning. Myndigheter ska fortlöpande pröva förutsättningarna för gallring av sina handlingar, även elektroniska handlingar. Oavsett typ av handling, databas, kontorsdokument etc. så framgår av svaren att majoriteten av myndigheterna inte prövar förutsättningarna för gallring på detta sätt. När detta svar ses i belysningen av svaren på frågor om strategi och system för bevarande är detta knappast förvånande, det motsatta måste sägas vara fallet när man går vidare till hur många myndigheter som anger att de gallrar elektroniska handlingar. Bland de typer av handlingar som gallras är e-post vanligast, följt av kontorsdokument, databaser och webbsidor. Myndigheterna har även fått frågan om vilket författningsstöd gallringen bygger på och de föreskrifter som lyfts fram är Riksarkivets föreskrift RA-FS 1991:6 (ändr. RA-FS 1997:6) samt de av Riksarkivets föreskrifter som rör ekonomi- och personalhandlingar. Med tanke på att gallringen i första hand stödjer sig på 1991:6 kan det finnas skäl att misstänka att författningsstödet är svagt och att detta borde kontrolleras. Vad gäller spårbarhet kan noteras att nästintill alla typer av loggar gallras, i stort sett oberoende av funktion.
Page 1 and 2:
Förstudie om e-arkiv och e-diarium
Page 3 and 4:
Innehållsförteckning Dokumenttyp
Page 5 and 6:
Dokumenttyp Underlagsmaterial Ident
Page 7 and 8:
2. LAGAR OCH FÖRORDNINGAR Dokument
Page 9 and 10:
Page 11 and 12:
Page 13 and 14:
Page 15 and 16:
Page 17 and 18:
Page 19 and 20:
Page 21 and 22:
Page 23 and 24:
Page 25 and 26:
Page 27 and 28:
4. E-DIARIUM - E-REGISTRERING 4.1 U
Page 29 and 30: Dokumenttyp Underlagsmaterial Ident
Page 75 and 76: 9.1.3 Aktuellt tjänsteutbud Dokume
Page 79: Dokumenttyp Underlagsmaterial Ident
show all

Förstudie om e-arkiv och e-diarium, Bilagor - Riksarkivet

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?