Förstudie om e-arkiv och e-diarium, Bilagor - Riksarkivet

Dokumenttyp
Underlagsmaterial
Identitet/Dnr
RA 230-2010/3161
Status
Slutlig
Version
1.0
Sid
21 (80)
Versionsdatum
2010-12-13
olika fysiska platser, gör dem tillgängliga för schweiziska Riksarkivets besökare och forskare och
framförallt stödjer migreringsstrategin för långsiktigt bevarande av elektronisk information mellan
teknikskiften av olika slag. 11
National Archives and Records Administrations (NARA) i USA som tagit emot elektroniska
handlingar sedan 1970 påbörjade ett forskningsprojekt 1999 som heter Electronic Records Archives
(ERA) 12. Syftet är att realisera NARA:s vision av ett helomfattande, systematiskt och dynamiskt sätt
att bevara och tillhandahålla autentiska elektroniska handlingar på ett framtidssäkert sätt. NARA fick
en miljard kronor för att genomföra projektet och uppdraget gick 2005 till flygplanstillverkaren
Lockheed Martin. Målsättningen är att hela projektet ska vara klart 2012 och vara obligatoriskt för
alla federala myndigheter. Man räknar med att ha 25 anslutna federala myndigheter 2010 och
prognosen är att ERA 2020 ska innehålla 227 PB. Därutöver fick Library of Congress ytterligare en
miljard kronor för att i samarbete med näringslivet ta ett gemensamt grepp om långsiktig digital
arkivering. Dessutom har NARA fått en central roll i USA:s e-förvaltningssatsning med mål att göra
det enkelt för medborgarna att få service från och interagera med federala myndigheter, förbättra den
federala förvaltningens effektivitet och förbättra myndigheternas förmåga att svara upp mot
medborgarnas behov. NARA fick också huvudansvaret för den elektroniska dokumenthanteringen
inom en federal förvaltning. Vilket inkluderar verktyg för administration av elektronisk information,
vägledning för hur den elektroniska informationen ska hanteras och verktyg för överföring av
arkivinformation till NARA, så att informationen kan bevaras för myndigheternas och medborgarnas
framtida bruk.
Riksarkivet i Norge har genomfört projektet Elmag2 som syftar till att ta fram en ny depålösning för
Arkivverkets digitalt skapade arkivmaterial. Kravspecifikationen färdigställdes i början av 2010 och
tanken är att planen ska realiseras under 2011. Man planerar också att utbyta bandkopior med norska
nationalbiblioteket.
Den norska offentlighetslagstiftningen från 1970 gjorde det obligatoriskt för alla statliga myndigheter
i Norge att göra sina offentliga diarier tillgängliga. Detta ledde så småningom till att den s.k.
NOARK-standarden (Norsk Arkivinsyn) infördes 1984 för standardiserad diarieföring i norsk
offentlig förvaltning. Man har också inom ramen för NOARK utvecklat en standardiserad metod för
överföring av information till norska Riksarkivet. Den aktuella versionen av standarden är NOARK 5
och den är avstämd med MoReq2-standarden och har en XML-baserad funktion för överföring av
ärenden inkl metadata.
I Sverige har flera statliga myndigheter utvecklat egna e-Arkivlösningar bl.a. Försäkringskassan var
tidigt ute och beslutade 2001 att ta fram ett e-Arkiv benämnt Ivar (uppkallad efter IKEA:s berömda
bokhylla). Andra som följt efter i samma anda är Skatteverket, Bolagsverket och
Pensionsmyndigheten medan andra har e-Arkivprojekt på gång såsom Försvarsmakten,
Tillväxtverket, Arbetsförmedlingen, Transportstyrelsen m fl. Dessa system har utvecklats för att
avlasta verksamhetssystemen och avslutade ärenden förs successivt över till e-Arkiven.
På landstingssidan har Stockholms läns landsting tagit fram en e-Arkivlösning för hantering av
vårdinformation. Syftet är att långtidslagra information oavsett tidigare journalsystem och göra den
tillgänglig för vård, forskare, osv. Systemet har varit i drift sedan 2008 och denna lösning har
anammats av ett antal landsting i den s.k. R7-gruppen (Landstingen i Dalarna, Gävleborg, Sörmland,
11 Se vidare http://www.bar.admin.ch/themen/00876/index.html?lang=en (20101125)
12 Se mer information på NARA:s webbplats under länken http://www.archives.gov/era/ (20101123)