Förstudie om e-arkiv och e-diarium, Bilagor - Riksarkivet

More documents

Recommendations

Info

Dokumenttyp Underlagsmaterial Identitet/Dnr RA 230-2010/3161 Status Slutlig Version 1.0 Sid 59 (80) Versionsdatum 2010-12-13 arkivprojekt som överskrider kostnads- och tidsramar. Även överföring av allmänna handlingar mellan olika kommuner kan i vissa fall underlättas med en gemensam specifikation. 7.1.4 Enskild sektor En gemensam specifikation för SLI torde ge olika former av vinster för privata, statliga eller kommunala bolag, eller för organisationer inom den enskilda sektorn som t ex folkrörelser. Detta kan exempelvis vara genom att informationsutbyte underlättas och genom att utvecklingstiderna för digitala arkivlösningar minskas. En genomtänkt gemensam specifikation för SLI skulle även kunna underlätta kommunikationen från offentlig till privat sektor i enlighet med PSI-direktivet. 7.1.5 Kostnadsuppskattningar för genomförande av förstudiens förslag 7.1.5.1 Basnivån, alternativ 1, gemensam specifikation för SLI Förstudiens huvudförslag, ”Alternativ 1 - Gemensam specifikation för System för Långsiktig Informationsförsörjning (SLI)”, innebär att om beslut fattas att gå vidare enligt förslaget så går det att i ett nästa steg upprätta en färdig specifikation för hur digitala arkivsystem ska utformas. Ytterligare förstudier och/eller pilotstudier behövs inte. I arbetet ingår även att ta fram och utvärdera en tolkning av specifikationen för olika slag av myndigheter. Detta arbete är tänkt att ske genom att en eller flera öppna referensinstallationer utförs, och att gjorda tolkningar dokumenteras. Framtagen installation ska sedan kunna användas för att pröva om system och organisationer följer framtagen specifikation. Kostnaderna för ett genomförande begränsas därmed till två områden: Ett genomförandeprojekt och en förvaltningsorganisation. Kostnaden för ett genomförandeprojekt med uppdrag att ta fram, pröva och visa på praktiska tolkningar av ett SLI enligt förstudiens definition kan uppskattas till cirka 10-15 miljoner kronor. Merparten utgör personalkostnader, och tiden för genomförande beräknas bli 1 – 2 år., beroende på hur uppdraget utformas. Kostnaden för en organisation med uppgift att förvalta och vidareutveckla framtagna specifikationer kan grovt uppskattas till 3 miljoner kronor per år. Det är förstudiens uppfattning att samtliga kostnader för alternativ 1 vid statliga myndigheter bör rymmas inom den förväntade kostnadsutvecklingen för IT (se avsnitt 7.1.2.2 ovan). Motsvarande kan antas gälla även för kommunala myndigheter. Ansvarsfrågan och finansieringen behandlas i kapitel 3, inklusive de framtida kostnaderna för de minnesinstitutioner som kommer att hantera och ansvara för de digitala arkiven. 7.1.5.2 Påbyggnadsnivån, alternativ 2, gemensam e-tjänst för SLI Förstudien lämnar också ett kompletterande förslag, ”Alternativ 2 – Etablera centralt SLI”. Att utveckla en gemensam central teknisk plattform för digital lagring inom staten har Riksarkivet tidigare kostnadsberäknat till minst 100 miljoner kronor. Detta inkluderar både att utveckla en SLIlösning och en teknisk infrastruktur. Utifrån några större statliga myndigheters erfarenheter kan kostnaden för själva utvecklingen av en gemensam e-tjänst för SLI, uppskattas till minst 50 miljoner kronor. Övriga 50 miljoner avser kostnader för kompletterande teknisk infrastruktur som t ex kommunikationslösningar för överföring av stora datamängder mellan myndigheterna (”digitala motorvägar”). Kostnaden för att genomföra alternativ 2 inom den primär- och landstingskommunala sektorn har förstudien inte kunnat beräkna, men den lär bli betydande.
Dokumenttyp Underlagsmaterial Identitet/Dnr RA 230-2010/3161 Status Slutlig Version 1.0 Sid 60 (80) Versionsdatum 2010-12-13 Den myndighet som förvaltar alternativ 2 behöver även en förstärkt organisation som Riksarkivet för statens del tidigare kostnadsberäknat till minst 5 miljoner kronor per år. En årlig kostnad om cirka 10-15 miljoner kronor ligger nog närmare sanningen, då det rör sig om storskalig lagring med teknisk drift och support 24 timmar per dygn 7 dagar i veckan. Förvaltningsansvaret blir i detta alternativ omfattande med uppdateringar, systemunderhåll, användarstöd till utnyttjande myndigheter med mera. 7.1.6 Besparingsuppskattningar Den potentiella besparingen för offentlig sektor (både kommunal och statlig) blir betydande om basnivån, ”gemensam specifikation för SLI” skulle utvecklas. Detta kan belysas med följande räkneexempel: Om man utgår från att 200 myndigheter skulle införa ett nytt SLI enligt förstudiens definition eller förändra ett redan infört SLI över en 5-års period, och om varje projekt antas spara 1 miljon kronor jämfört med att inte nyttja en gemensam specifikation för ett SLI, blir besparingen 200 miljoner kronor på nationell nivå fördelat över 5 år. Kostnaden för att ta fram en specifikation enligt alternativ 1 har ovan beräknats till cirka 10 – 15 miljoner kronor, det vill säga mellan 5 – 7,5 % av den beräknade besparingen. En gemensam specifikation för SLI, skulle påverka marknaden för leverantörer av IT-system för digital arkivering. Det skulle bli lättare för myndigheterna att jämföra olika leverantörers produkter och därigenom underlätta förhandlingar om bättre villkor. Myndigheterna skulle bli mindre beroende av specifika leverantörer för SLI-lösningar, eftersom systemlösningarna skulle bli utbytbara om alla följde den gemensamma specifikationen. Om påbyggnadsnivån ”Gemensam e-tjänst för SLI” genomförs kan säkert även där besparingar uppnås om tillräckligt många myndigheter är intresserade av att utnyttja en sådan tjänst. 7.2 OMRÅDET ”E-DIARIUM / E-REGISTRERING / ÄRENDEHANTERING” 7.2.1 Bakgrund och nytta för offentlig sektor 7.2.1.1 Grundproblemet I Sverige finns det ingen övergripande samordning av hur information och ärenden ska registreras inom offentlig sektor. Detta eftersom ingen myndighet har fått normeringsrätt inom området. Resultat har blivit att alla myndigheter har tolkat begrepp som ärende, ärendeprocess, akt och så vidare på olika sätt. Avsaknaden av ett generellt ramverk har försvårat när information ska hanteras inom en myndighet eller utbytas mellan myndigheter. Även informationskvalitén har ofta blivit lidande, och dubbelregistreringar är vanligt. De merkostnader som detta medför inom offentlig sektor har enligt förstudiens arbetsgrupp veterligen aldrig beräknats, men det kan antas röra sig om betydande belopp. En anledning till att frågan inte behandlats tidigare i Sverige är troligen att den upplevs som alltför komplicerad såväl juridiskt som praktiskt. Den svenska lagstiftningen utgår från att myndigheterna är oberoende och agerar självständigt, och incitamenten för att samordna sig är också svaga. Många gånger har man byggt in sig i tekniska lösningar som är svåra att förändra. Men flera länder har dock infört generella lösningar för registrering, exempelvis Norge och Australien.
Page 1 and 2:
Förstudie om e-arkiv och e-diarium
Page 3 and 4:
Innehållsförteckning Dokumenttyp
Page 5 and 6:
Dokumenttyp Underlagsmaterial Ident
Page 7 and 8:
2. LAGAR OCH FÖRORDNINGAR Dokument
Page 9 and 10: Dokumenttyp Underlagsmaterial Ident
Page 27 and 28: 4. E-DIARIUM - E-REGISTRERING 4.1 U
Page 59: Dokumenttyp Underlagsmaterial Ident
Page 75 and 76: 9.1.3 Aktuellt tjänsteutbud Dokume
show all

Förstudie om e-arkiv och e-diarium, Bilagor - Riksarkivet

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?